Запознати ли сте с това: Пишете важен документ и ви хрумва нещо, което бихте искали да запишете като задача в Outlook. Веднага щом сте в Outlook, разгледайте бързо имейлите - и излизате от работния поток. Wi
Едно от основните правила в управлението на времето е: „Запишете го.“ Трябва незабавно да запишете идеи и задачи, в противен случай ще ги забравите или ще трябва да посветите част от концентрацията си на запомнянето им. Записването на лист хартия или във втори документ на Word е опция, но след това трябва да прехвърлите задачите в Outlook след това, което изисква допълнителни усилия.
Опитът показва, че бързото преминаване към Outlook за влизане в задачата не е добра идея. И тогава има висок риск да хвърлите „бърз“ поглед към входящата поща на електронната поща. Често не остава с „Ще погледна набързо, за да видя дали колегата Майер е отговорил“. Много офис служители отварят повече имейли, може би веднага им отговарят, отварят свързан уебсайт и т. Н. Както Microsoft разбра по време на разследване, такова прекъсване може бързо да доведе до 15 до 20 минути. И когато се върнат към документа, върху който са работили преди, често им отнемат още 5 до 15 минути, преди да могат отново да вземат нишката. Колкото по -сложен е ходът на мисълта, с който току -що сте се справили, толкова по -дълго ще отнеме, преди да можете да продължите да работите продуктивно.
По -лесно е по този начин: Можете да добавите бутон към Word, Excel и другите програми на Office, които можете да използвате за бързо създаване на задача в Outlook от съответната програма, без да се налага да превключвате към прозореца на Outlook. С други думи: стоите в познатата среда и намалявате риска от разсейване.
В Word и Excel до версия 2003 добавете бутона Създайте задача на Microsoft Office Outlook в една от лентите с инструменти (само в PowerPoint и Publisher от Office 2007). В Office 2007 интегрирате съответния бутон в лентата за бърз достъп. В Office 2010 също е възможно да създадете свой собствен раздел или група в раздел и да поставите бутона там. Onenote се предлага с бутон за задачи на Outlook по подразбиране.
Бутон за вмъкване в Word / Excel до 2003 г.
Добавете икона към лентата с инструменти на Word и Excel, с която можете да създадете задача в Outlook от съответната програма.
Правите това по следния начин:
- Извикайте командата в Word или Excel Инструменти → Персонализиране На.
- Отворете регистъра Команди.
- Изберете в прозореца Категории опцията Всички поръчки край.
- След това погледнете в прозореца Команди Входът TaskCreate (в Word) или Създайте задача на Microsoft Office Outlook (в Excel).
- Плъзнете този запис с мишката в една от лентите с инструменти в Word или Excel и го пуснете на мястото, където трябва да се появи иконата.
- Затворете диалоговия прозорец.
Бутон за вмъкване в Office 2007
В Word, Excel, Powerpoint и Publisher 2007 можете да инсталирате само иконата в лентата за бърз достъп. За да направите това, направете следното:
- Кликнете върху бутона в лентата за бърз достъп на Word (или желаната програма) Персонализирайте лентата за бърз достъп и се обадете Още команди На.
- Под Изберете команди избирам Команди, които не са на лентата (Office 2007) или Команди, които не са в лентата (Office 2010).
- Превъртете надолу по азбучен списък с команди, за да намерите записа Създайте задача на Microsoft Office Outlook.
- Изберете този запис и кликнете върху Добави къмза да добавите иконата към лентата с инструменти за бърз достъп.
- Използвайте бутоните със стрелки, за да преместите записа до желаната позиция.
- Ако не искате да правите допълнителни промени в лентата с инструменти за бърз достъп, затворете диалоговия прозорец.
- Повторете стъпки от 1 до 6 за другите програми на Office, от които искате да създадете задачи на Outlook.
Бутон за вмъкване в Office 2010
Най -лесният начин е да добавите бутона към лентата за бърз достъп, както в Office 2007. Като алтернатива е възможно и в текущата версия на Office да се интегрира бутон в лентата на менюто. Първо обаче трябва да създадете свой собствен раздел или група в съществуващ раздел.
Създайте задача
Веднага щом щракнете върху иконата в Word или Excel Създайте задача на Microsoft Office Outlook в Outlook ще се отвори нов прозорец със задачи - дори ако Outlook в момента не работи. Outlook посочва името на документа, който в момента се редактира в Word или Excel, като предмет; документът също е свързан със задачата. Ако задачата няма нищо общо с документа, върху който работите в момента, просто изтрийте иконата на документа от прозореца на задачата и въведете различна тема.
Ако в момента отвореният документ все още няма име в Word, се появява съобщение, че първо трябва да запишете документа, преди да можете да създадете задача от него. Потвърдете това съобщение с Добре, запишете документа (или преминете към предварително записан документ) и след това щракнете отново върху иконата Създайте задача на Microsoft Office Outlook.
Excel, от друга страна, не ви подканва да запишете, ако щракнете върху иконата от празна таблица. Това важи и ако все още не сте запазили промените в текущата таблица. Това също не е проблем, тъй като данните от таблицата не се записват заедно със задачата, а само връзка към таблицата.
