Така се прави!
Искате ли да запишете важни имейли в архивните си папки на определено място на твърдия диск? Например имейли с фактури, чувствителни клиентски данни или съдържание, които от правна гледна точка трябва да се съхраняват в дългосрочен план. Известният и популярен PDF формат е подходящ за тази цел като надежден и дълготраен архивен формат. Той заема малко място на твърдия диск, може да се отваря на различни крайни устройства и предлага високо ниво на сигурност.
Запазване на PDF файлове в Outlook: това са подходящи програми
За разлика от Microsoft Word или Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook не предлага вградена опция за запазване или конвертиране на PDF файлове. Една от опциите е платената програма „Adobe Acrobat“, която може да създава PDF файлове от Outlook. Ако се интересувате от безплатно решение с подобна функционалност, трябва да използвате PDFCreator като алтернатива.
Инструментът се предлага в немска версия и непрекъснато се развива. Той инсталира виртуален драйвер за принтер и създава PDF файлове с помощта на командата „Печат“. С PDFCreator можете да създавате документи като PDF файлове от всяка програма на Windows. Ако редовно работите с връзки в документи, PDF Creator не е първият избор. Това е така, защото софтуерът не приема хипервръзки и те не могат да се кликват в създадения PDF файл. В този случай потребителите на Windows 10 могат да използват предоставения безплатен инструмент „Microsoft Print to PDF“. Във всички останали случаи PDFCreator като безплатен PDF инструмент е правилният избор поради своята бързина и лекота на използване.
Инсталирайте PDF Creator
-
Първата стъпка е да инсталирате PDFCreator за няколко секунди, като отворите адреса https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/editions във вашия уеб браузър. След това изтеглете последната версия на PDFCreator. Имате избор между безплатната версия за един потребител или платената версия за много потребители и сървър.
-
След като инсталационният файл е зареден, стартирайте го с двойно щракване.
-
Съветникът за настройка ви води през настройката и ви дава важна информация за правилната инсталация. Освен всичко друго, можете да зададете езика на програмата и да покажете информация за лицензионното споразумение или настройките за защита на данните.
-
Софтуерът ще бъде инсталиран на вашия компютър в рамките на няколко секунди. След инсталирането можете да получите достъп до онлайн ръководството или да потърсите помощни бази в базата знания. Ако имате някакви въпроси, докато използвате PDF Creator, е налична и многоезична поддръжка на общността. PDFCreator е готов за използване и може да конвертира имейл съобщения в PDF файлове само с няколко кликвания под Microsoft Outlook.
Запазете имейлите като PDF - така работи
Възможно е да запишете имейл в PDF формат само с няколко кликвания и настройки. Със следните 6 стъпки можете да създавате професионални PDF файлове с конкретни заглавия на документи и информация за автора и ключови думи, които улесняват по -късното търсене:
-
Отворете всяко имейл съобщение, което искате да запазите като PDF.
-
В раздела Файл отидете в менюто → Печат.
-
Изберете PDFCreator като принтер.
-
В случай на многостраничен имейл можете да посочите кои страници трябва да бъдат запазени. За да направите това, щракнете върху Опции за печат и въведете номерата на страниците. Запазването само на маркирана област или части от маркиран текст не е възможно в PDFCreator.
-
В следващата стъпка щракнете върху бутона „Печат“. Отваря се нов прозорец, в който можете да въведете спецификациите на документа, който да бъде запазен.
-
В горната част на прозореца за избор можете да посочите формата, в който документът да се запише. В допълнение към стандартен PDF файл, можете да избирате между:
- различни нива на компресия,
- съхранение като графичен файл или
- архивиране като защитен PDF файл.
-
В средната област на прозореца за избор трябва да бъдат посочени пътят и името на файла, под който трябва да се запише PDF файлът.
-
В долната част е важно да въведете смислено заглавие на документа. Тази процедура ще ви улесни да намерите документа по -късно. В същото време помага на получателите да присвоят файла. Освен всичко друго, можете да използвате оригиналния предмет на имейла или да използвате индивидуално заглавие. Можете също да въведете тема и / или ключови думи. Тази информация може да се види в Windows Explorer или да се използва като думи за търсене.
Има и опция за обединяване на създадения PDF файл директно с друг файл. Ако искате това, активирайте бутона Merge. Можете също да прикачите PDF файла директно към имейл или да го препратите или да го качите чрез Dropbox или FTP.
-
Ако искате да запазите файла по подразбиране, щракнете върху зеленото квадратче „Запазване“. Заглавието на документа се използва като име на файл. Можете да промените името за последен път, преди да започнете процеса на запазване.
След това „PDF Architect“ създава вашия PDF файл във фонов режим. Ако имате потребителски акаунт с производителя PDFForge, можете да влезете и да запишете файла и в този акаунт. Като алтернатива можете да създадете нов потребителски акаунт. Проектираният PDF файл се показва в "PDF Architect".
Бакшиш: По подразбиране софтуерът PDFForge "PDF Architect" се използва като програма за показване на PDF файлове, създадени с PDFCreater. Ако искате да продължите да четете PDF файлове с безплатния “Adobe Acrobat Reader” или друг инструмент, можете да запишете това в настройките на PDFCreator. Можете също да промените избора за стандартни приложения в настройките на Windows.
PDF файловете основно предлагат тези предимства
Лесно е възможно да запишете имейл от Outlook като PDF файл. Освен че могат да бъдат запазени, PDF файловете предлагат много предимства пред други формати, като например формата за съхранение на MSG Outlook. Докато MSG файловете могат да се четат само от Outlook и няколко програми за електронна поща и конвертиране, форматът PDF се използва по целия свят.
Безплатните програми за четене на PDF, като Adobe Acrobat Reader, гарантират, че получателите на PDF файл могат да го прочетат на почти всяко устройство. PDF файловете също са компресирани, тъй като са запазени и в повечето случаи са по -малки от изходния документ. Освен това се запазват форматирането, изображенията, вградените шрифтове и общият вид.
Сигурността на документите е от съществено значение, особено когато ги изпращате по интернет. Чрез задаване на опции файловете с чувствително съдържание могат да бъдат защитени от неоторизирана кражба на данни. Същото се случва чрез задаване на парола. В този случай неоторизирани лица няма да могат да отворят файла и да прочетат съдържанието му.
С добавената стойност на PDF файловете и възможността да използвате ключови думи и смислено заглавие, за да улесните намирането на PDF файлове, PDF файловете са идеални за архивиране на имейли в Outlook.
Резюме: Архивирайте имейлите в Outlook с PDF Creator - бързо и лесно
Ако искате да архивирате сигурно имейл съобщение в дългосрочен план, PDF форматът е особено подходящ за това. Тъй като Microsoft Outlook не предлага вградено преобразуване в PDF формат, трябва да се използва външен софтуер. Целева и ориентирана към потребителя програма, използвана милион пъти, е PDFCreator. След като бъде инсталиран като виртуален драйвер за принтер, той може да се използва за конвертиране на документи в PDF файлове от всяко приложение на Windows.
В Outlook избирате функцията за печат, въвеждате заглавието на документа, ключовите думи и пътя за съхранение и можете да архивирате имейла си само с няколко кликвания. PDFCreator работи също толкова надеждно, колкото и платените програми и затова се препоръчва като виртуален драйвер за PDF принтер за Windows и Microsoft Outlook.
