Архивиране в Outlook - професионално архивирайте файлове и папки с данни

Практически съвети и обща информация за архивиране на данни

Потребителите на Microsoft Outlook изпращат, архивират и предават огромни количества данни във времето. Освен това се събират записи в календара, лични задачи, файлове, които се изпращат като прикачени файлове, и лични данни от адресната книга.

Всеки, който е загубил своя хартиен бележник или аналогов календар, може да разбере колко важни са адресите, телефонните номера или съобщенията. Трудно е да се справите със загуба. Същото важи и за цифровата версия и за данните, съхранявани в Microsoft Outlook. Ако срив на системата, вирус или друго събитие причинят рестартиране на компютъра, това може да бъде болезнено. Особено когато важни данни, задания, адреси и друга информация не са архивирани и са загубени.

Такъв сценарий трябва да бъде предотвратен на всяка цена. Поради тази причина е от решаващо значение за потребителите на Outlook редовно да архивират личните си данни. Също така е полезно да знаете местоположението на файловете с данни. Потребителите трябва да имат повърхностно разбиране за това как и къде Outlook съхранява адреси, срещи и задачи. Тази осведоменост и систематичното архивиране на данни гарантират, че всички основни данни на Outlook са архивирани и все още са налични в случай на системни проблеми.

Видео с инструкции - Outlook: Как да архивирате Outlook и да архивирате имейлите си

Практически съвет: Ако искате да запазите само няколко важни имейл съобщения и не искате да извършите пълно архивиране, архивирането като PDF съобщение е идеално. Безплатният софтуер PDF Creator ви помага да запазвате имейли като файл, подобен на процеса на печат. PDF файл може да се чете с различни програми и крайни устройства без никакви проблеми, което не може да се каже за собствения MSG формат на Outlook. В същото време е възможно алтернативно да се запишат важни писма в папка под Windows във формат MSG.

Друга алтернатива на запазването в MSG или PDF формат може да бъде запазването в текстов файл. Outlook ви предлага удобната за потребителя опция за архивиране на множество имейли в един TXT файл. По този начин можете да запазвате свързани съобщения по целенасочен начин и заедно.

Как Microsoft Outlook запазва вашите данни За да можете да действате незабавно в случай на системни проблеми или вирусна атака, важно е да знаете фона и опциите за настройка и да знаете как Outlook записва вашите данни. По принцип Outlook архивира вашите данни във файлове с две различни файлови разширения:

1. Офлайн файлове на Outlook (OST файл).
2. Файлове от личен магазин (PST файл).

Офлайн файловете на Outlook

Офлайн файловете на Outlook се използват от системата за:

• IMAP акаунти,
• Акаунти в Microsoft 365,
• Обменни сметки също
• Профили в Outlook.com

създаден. Всички споменати имейл акаунти се характеризират с децентрализирано, поддържано от сървъра място за съхранение. Този метод на съхранение има много предимства. В допълнение към бързия достъп от различни крайни устройства, вашите данни се запазват на защитени сървъри и са защитени от вируси или злонамерен софтуер.

В допълнение към оригиналните файлове на сървъра, Outlook създава офлайн файлове с данни, които се съкращават с разширението на файла „OST“. Те са непрекъснато синхронизирани копия, които се заменят веднага щом пощенската кутия е свързана с интернет. Без достъп до Интернет потребителите могат да продължат да работят с помощта на OST файлове, тъй като всички съответни данни и информация се копират на твърдия диск. Ако връзката с Интернет се установи, всички промени, например имейл съобщения, които са създадени междувременно, се обработват. OST файлът се актуализира автоматично. Ако OST файл се изтрие ръчно, Outlook ще създаде нов. Това се случва веднага щом компютърът и сървърът се свържат отново.

Случайно изтритите данни на Exchange сървър също могат лесно да се активират отново. Предпоставка за това е, че администраторът е създал политика за запазване на изтрити обекти. Това е едно от многото предимства на Exchange сървърите и причината много компании да използват този вид имейл комуникация.

Файлове от личен магазин

За разлика от офлайн файловете на Outlook, файловете в личния магазин се съхраняват само централно на компютъра. Те могат да бъдат описани като основен архив с данни за съобщения, задачи, настройки и контакти. Всички съобщения и елементи на Outlook във файл с данни на Outlook (.pst) са налични само на компютъра, на който се съхранява файлът.

В допълнение към данните, специфичната структура на папките се записва и в PST файлове. Възможно е Outlook да създава различни PST файлове откъм системата. Това се прави, наред с други неща, по команда на потребителя, за да се отделят частни или служебни имейли един от друг. Ако копията на PST файлове не се запазват редовно, архивират се в резервни копия или се архивират ръчно, всички данни могат да бъдат безвъзвратно загубени в случай на срив на компютъра или повреда на твърдия диск. Тъй като сривове и вирусни атаки се случват без предупреждение, важно е да бъдете проактивни.

Файловете за лични магазини се създават главно за POP акаунти. До версията на Outlook 2013 цялата информация от IMAP акаунти също беше архивирана в PST файлове. Потребителите на по-стари версии на Outlook съобщават, особено с IMAP акаунти, че имейл съобщенията необяснимо изчезват след почти 3 месеца. Проблемът може да бъде решен чрез адаптиране на настройките.

Важно: Потребителите на по-стари версии на Outlook или хората, които работят с POP3 имейл акаунти, винаги трябва да гарантират, че продължават да архивират своите PST файлове, за да избегнат загуба на данни.

Вътрешен съвет: С индивидуални настройки можете също така да получите достъп до имейл съобщения от POP3 сървър едновременно на два различни компютъра. В този случай трябва да промените правилата в настройките на акаунта на вашата пощенска кутия. След това на всеки компютър се създава PST файл с еквивалентни данни.

Информация: Така нареченият стандартен PST файл е от съществено значение за потребителите на Outlook. По принцип цялата входяща и изходяща поща, както и всички срещи и контакти се управляват в него. Поради тази причина стандартният PST файл не трябва да се изтрива по всяко време. Тъй като PST файловете съдържат чувствителни лични данни, по желание можете да ги защитите с парола. Тази процедура е особено приложима, ако няколко служители във фирма споделят компютър и нямат достъп до лични имейли.

Как да намерите местоположението на файловете с данни на Outlook

Ръчното архивиране на файлове с данни на Outlook е опция за архивиране. За да направите това, имате нужда от достъп до местоположението на файловете с данни. Можете да намерите местоположението на файловете с данни в Outlook, както следва:

1. Придвижете се до настройките на акаунта чрез записа „Файл“ в менюто в Outlook.

   

2. Щракнете върху подпозицията „Импортиране / експортиране“. Стартирате съветника за импортиране и експортиране на Outlook.

   

3. Можете да получите достъп до всички файлове с данни, съхранявани на вашия компютър, с помощта на Windows Explorer. Можете да включите това ръчно в резервно копие или да запазите копие на стик или друг твърд диск.

Ето как можете да създадете резервно копие на вашите данни с Microsoft Outlook

Ръчното архивиране на файлове с данни може да бъде целесъобразно и да работи, ако непрекъснато архивирате данни, документи и настройки с професионален софтуер за архивиране. По -елегантният и по -безопасен начин за архивиране на вашите OST или PST файлове е да архивирате данните си с помощта на съветника за експортиране, директно от Outlook.

С помощта на съветника за експортиране вашите имейли, записи в календара и контактите се копират в нов PST файл и се архивират. За да стартирате съветника за експортиране в Outlook, трябва да направите следното:

1. Придвижете се в Outlook под Файл до втория елемент от менюто „Отваряне и експортиране“. Тази команда отваря нов прозорец с няколко опции.

   

2. Щракнете върху подпозицията „Импортиране / експортиране“. Стартирате съветника за импортиране и експортиране на Outlook.

3. В прозореца, който се отваря, изберете „Експортиране във файл“, за да архивирате данните, записани в Outlook.

   

4. Следващата стъпка трябва да бъде да изберете дали да запазвате данните си в CSV файл, разделен със запетая, или във файл с данни на Outlook. Винаги избирайте файла с данни на Outlook тук, тъй като можете да импортирате този формат в Outlook вярно с оригинала в случай на загуба на данни.

   

5. В следния прозорец имате възможност да изберете пощенската кутия, която искате да архивирате. Тук е важно, че можете да запазите само една пощенска кутия за електронна поща с всички данни, които тя съдържа в PST файл. Ако управлявате множество пощенски кутии за електронна поща в Outlook, трябва да повторите процеса на експортиране за всяка пощенска кутия.

6. В следващия прозорец кликнете върху „Преглед“, за да посочите мястото за съхранение на вашия файл с данни на Outlook. Можете да изберете всяка директория и да изберете името на файла за експортиране с краен PST. Ако преди това сте правили резервно копие на данни в Outlook, използваното по -рано име на файл ще се показва по подразбиране. Ако това е редовно архивиране на данни, изключете експортирането на дубликати. В този случай текущото резервно копие на вашия файл с данни винаги има най-актуалните данни.

   

7. С "Finish" вашият файл с данни на Outlook се записва като резервно копие. Файлът с данни може да бъде копиран от мястото за съхранение и временно да се съхранява в облачно хранилище, като например OneDrive.

Бакшиш: По принцип активирайте квадратчето за отметка "Включете подпапки„Така че всички елементи на имейл акаунта от всички подпапки се архивират. Под елемента от менюто "филтър„Имате възможност да определите подробно кои съобщения или отделни елементи да бъдат архивирани. По правило не се нуждаете от функцията за филтриране за нормално архивиране на данни.

Практически съвет: Не искате да архивирате цялата пощенска кутия, а само важна папка за проект? В този случай маркирайте папката или папките, които искате да архивирате, вместо да архивирате цялата пощенска кутия.

Информация: Знаете ли, че можете също да експортирате списъците си за разпространение на Outlook в Excel? Прочетете тук как работи.

Има смисъл редовно да архивирате входящата си поща, ако не работите с IMAP или Exchange акаунт. След това архивният файл може лесно да бъде импортиран в системата с помощта на съветника за импортиране на Outlook. Това работи и при преминаване от Outlook Express към Outlook.

Практически съвет: Направете обикновен запис в календара в Outlook, например месечно, за да експортирате пощенската кутия с всички данни. Благодарение на функцията за напомняне на Outlook няма да пропуснете архивирането и като цяло ще имате резервни копия, които са като нови.

В обобщение, не е трудно да използвате функцията за експортиране на Outlook. С него POP3 имейл акаунтите могат да бъдат архивирани професионално и да се създават резервни копия на Outlook PST файлове. Данните за пощенските кутии на IMAP и Exchange също могат да бъдат архивирани. Не е задължително да бъдат архивирани, тъй като всички оригинални данни са на сървъра на доставчика. Това означава, че те могат да бъдат импортирани отново без никакви проблеми в случай на загуба на данни.

Как да запазите подписите ръчно

Можете да архивирате ръчно създадени подписи, като отворите тяхното място за съхранение. Можете лесно да направите това със следните команди на Windows:

1. Натиснете едновременно клавишите на клавиатурата [Windows] и [R]. Диалоговият прозорец "Извършете“, Който беше известен като команден ред под DOS.

2. Въведете следната команда в командния ред: "% APPDATA% \ Microsoft \ Подписи“(Без кавички).

3. Папката на Windows "Подписи", В който се архивират всички подписи, които сте запазили. Ще намерите подписите както във RTF формат, така и във HTM и TXT формати. Можете удобно да копирате подписите от мястото за съхранение, да ги прехвърлите на друг компютър или временно да ги запишете в облачното хранилище.

Автоматично архивиране в Outlook

В продължение на много години Microsoft Outlook има възможност за автоматично архивиране на имейли въз основа на предварително определен график. Автоматичното архивиране е особено полезно за поддържане на пощенската кутия чиста и за намаляване на размера на пощенската кутия.

Задайте параметрите за автоматично архивиране, както следва:

1. Придвижете се до Файл / Опции.

2. Отваря се прозорецът за избор "Опции на Windows". В опциите на Windows можете да щракнете, за да направите промени в дизайна и функциите, да коригирате лентата с менюта или да изберете езикови опции. Опциите за настройка за автоматично архивиране могат да бъдат намерени в средата на прозореца под опцията „Разширени“.

   

3. Кликнете върху „Настройки за автоматично архивиране“, за да посочите кои съобщения трябва да се архивират автоматично и в кои периоди от време.

   

След това всички архивирани съобщения могат да бъдат намерени в архивни папки и активирани отново. Възможно е да отворите и да получите достъп до по -стари файлове и съобщения от архива само с няколко кликвания. За тази цел можете да използвате автоматичното архивиране в Outlook от една страна - алтернативно можете също да архивирате данните си ръчно.

Заключение относно резервното копие на Outlook и неговата значимост за всеки потребител

Важно е редовно да архивирате личните си данни на Outlook и всички подпапки. Имейли, записи в календара, контакти с ръкописни бележки и друга информация могат най-лесно да се архивират с помощта на съветника за експортиране на Outlook. Като алтернатива е възможно и ръчно копиране на съществуващите PST или OST файлове. За да направят това, потребителите се нуждаят от точното местоположение на файла с данни в Outlook.

С помощта на съветника може да се запише един акаунт за всеки процес на архивиране. Ако използвате няколко акаунта, процесът трябва да се повтори. Преди да архивирате данни в Outlook, е важно да разберете как Outlook съхранява данни. Архивното копие на данните е особено важно за POP3 имейл акаунти, където всички данни се съхраняват централно на локалния компютър. В противен случай всички файлове, контакти, настройки и информация могат да бъдат безвъзвратно изтрити в случай на вирусна атака. Със създаването на дубликати гарантирано ще можете да възстановите данните по всяко време.

Потребителите на акаунти в Microsoft Exchange, IMAP акаунти и потребители, които използват Outlook 2013 или по-нова версия, се възползват от външното съхранение на техните данни на сървърите на доставчика на електронна поща. Това означава, че данните, съхранявани с тези акаунти, ще останат достъпни след проблем с компютъра. Архивирането на Outlook не е от съществено значение за потребителите на тези акаунти. Въпреки липсата на необходимост, тя може да бъде полезна, ако от съображения за сигурност искате да съхранявате резервни копия на вашите данни на стик или външен твърд диск.

Въпроси и отговори относно архивирането на Outlook

Какво можете да направите, когато вашите PST файлове са повредени и нечетливи?

Имате ли сериозен проблем с Outlook и PST файлът е сериозно повреден и е загубил данни? Подобна ситуация е проблематична, тъй като данните за контакт или имейлите с важна информация в много случаи са безвъзвратно загубени. В такъв случай, освен проактивното архивиране на вашите данни, може да помогне безплатен безплатен софтуер, който може да поправи повредени PST файлове.

Възможно ли е да преместите PST файлове на друго устройство и да ги използвате?

Имате ли проблем, че вашият твърд диск няма достатъчно място за съхранение под Windows въпреки продължаващото архивиране и архивиране? Трябва да преместите Outlook PST файлове на друго устройство поради липса на място? Тогава добре обмислен 5-точков план от Outlook 2013 или инструкциите за потребителите на Outlook Express ще ви подкрепят. И двете статии ще ви научат как да премествате PST файлове на друго устройство с лекота.

Как мога да активирам отново важни прикачени файлове в Windows, след като са били изтрити?

В много случаи имейл съобщението е по -малко уместно от прикачения файл. Докато пощата само потвърждава изпращането, прикаченият PDF или Excel файл е от изключително значение. Ако имейлът е изтрит, прикачения файл също не може да бъде намерен. Под Windows изтритият прикачен файл може да бъде активиран отново с трик чрез търсене във Временните интернет файлове.