Използване на Microsoft Outlook: съвети и настройки

С тези ръководства ще станете професионалист на Outlook

Закупуването на Outlook като част от пакета на Office или като единична версия е първата стъпка за професионална комуникация по електронна поща, създаване на задачи или управление на срещи. Знанието как да използвате Outlook правилно и интуитивно е по -важно от първоначалната инсталация.

Възможностите на Outlook са разнообразни и позволяват на потребителите да общуват професионално. Интегрирането на Microsoft PowerPoint, Excel или Word води до значителна добавена стойност за потребителите на Microsoft Office. Освен това има важни функции, които позволяват на потребителите да комуникират бързо, ефективно и с високо ниво на компетентност с Microsoft Outlook. За да можете да използвате Outlook професионално, има смисъл да се запознаете с писмени инструкции и дигитализирани ръководства, които обясняват основите на Outlook и вътрешните функции.

Видео урок в Outlook: Как да извлечете максимума от Outlook

Намерете и сортирайте съобщения, срещи и елементи

Microsoft Outlook основно улеснява потребителите да използват софтуера. В допълнение към ясната структура на менюто, потребителите ще намерят инструкции, интегрирани в програмата, и ясна помощна функция, която може да бъде избрана чрез отделен елемент от менюто. Това може да бъде извикано по всяко време чрез елемента от менюто „Помощ“ в лентата с менюта.

Въпреки тези удобни за потребителя структури, някои функции са скрити, непознати за новите потребители или не разпознаваеми като съществени на пръв поглед.

Съществена помощ в допълнение към страницата с помощ, курсове за обучение и уроци е функцията за търсене, интегрирана в Outlook, която винаги можете да намерите като фиксирано поле над лентата с менюта:

Търсенето в Outlook е удобно и позволява на потребителите да задават отделни параметри за търсене. Възможно е например да търсите конкретни термини, да търсите в няколко папки, да търсите в архивни папки или да сканирате подпис на имейл за думи за търсене едновременно или да показвате разширени опции за търсене.

Докато разширеното търсене може да се намери на видно място в горната част на менюто в текущата версия на Outlook, то например беше скрито в предишните версии. Ако не знаете комбинацията от клавиши CTRL + SHIFT + F, беше трудно да контролирате разширеното търсене. Можете лесно да адаптирате незабавното търсене в Outlook 2010 и всички следващи версии към вашите лични изисквания.

Важен съвет за потребителите на Outlook 2007 и 2010

Не можете ли да намерите важни имейли, въпреки че функцията за търсене е включена? В този случай е необходимо да рестартирате индексирането на Outlook. Това важи особено за версии на Outlook 2007 и 2010, тъй като и двете програми използват индекса за търсене на Windows за търсене. Ако този индекс за търсене е повреден, търсенето вече няма да работи правилно. След повторно индексиране вашата система ще намери всички имейл съобщения както обикновено.

Потребителите също трябва да бъдат изключително внимателни при изтриването на елементи директно от папката за търсене в Outlook. Тъй като папките за търсене са изключително виртуални папки, които са свързани с физическите папки, всяко изтриване в папката за търсене предизвиква „истинско“ изтриване. По този начин умишлено изтривате елементи от Outlook.

Използване на функцията за сортиране на Outlook - съвети и трикове

Всеки потребител на Outlook го знае: Ако забравите да продължите да четете и сортирате входящи съобщения в Outlook, бързо губите представа за нещата. За да се изправим пред това предизвикателство, трябва преди всичко да познаваме и използваме опциите за сортиране в Outlook. Например, можете да дефинирате макроси и правила във входящата поща, за да сортирате и организирате правилно входящите бюлетини.

Функцията за съхраняване на изпратени съобщения в специална клиентска папка вместо обикновено в папката „Изпратени“ е вълнуваща и особено полезна в професионална среда. Функцията за автоматично сортиране спестява време и ясно показва всички съобщения, изпратени до клиент в папка. В адресната книга също имате възможност да сортирате по фамилия или други важни за вас критерии.

Всеки, който управлява няколко имейл акаунта с Microsoft Outlook, оценява възможността да сортира получените имейли в Outlook според акаунта, към който е изпратена електронната поща. Тази полезна функция е въведена с Outlook 2003 и помага за по -ясно представяне на входящите съобщения. Възможно е също така да се показват всички съобщения от подател.

Функцията за показване на свързани имейли, сортирани в дискусионно дърво, е изключително практична. Този тип подредба ви дава преглед на всички съобщения и тяхното съдържание, особено за продължителни проекти с голям брой имейли.

В обобщение, функцията за сортиране в Outlook допълва многото предимства на софтуера. Чрез сортирането и обширните и логически структурирани функции за търсене вие като потребител поддържате преглед. Вашите имейли, задачи, елементи и срещи, както и входящата ви поща се сортират по всяко време.

Как да използвате Outlook - изпращайте имейли професионално

Изпращането и получаването на имейли е част от ежедневието за повечето потребители на Outlook. Интересно е също, че можете гъвкаво да коригирате изгледите в Outlook. Например е възможно да се показват само непрочетените съобщения, за да не пропуснете нови имейли по всяко време. Това работи с един или повече имейл акаунти. Няма значение дали използвате няколко различни типа акаунт и различни пощенски кутии, като IMAP и Exchange, във вашия Outlook.

В същата стъпка вие също имате възможност да маркирате съобщенията си в различни цветове за последващи действия. Маркировките с различни цветни знамена могат да бъдат маркирани с отметка "готово" по всяко време. По този начин можете визуално да видите с един поглед кои съобщения все още трябва да бъдат обработени за последващи действия.

Управлявайте компетентно прочетените и непрочетените имейли

Също така е практично да се правят конкретни настройки и например да се показват само съобщения от последните 7 дни или предимно имейли с прикачени файлове. Ако също искате да знаете колко съобщения има в папка, можете да покажете това с няколко корекции в настройките на Outlook.

Копия от важни, изпратени имейл съобщения също могат да бъдат поставени във всяка папка. След като прочетете новите си имейли, можете да маркирате няколко съобщения или цели папки и да ги покажете като прочетени или непрочетени изцяло. Можете също толкова лесно да възстановите отделните прочетени имейли до първоначалното им състояние и да ги маркирате като непрочетени. Ако искате да изтриете непрочетени съобщения, например в папката със спам, това работи с удобни за потребителя комбинации от клавиши.

Проблеми със синхронизацията и недостатъчна интернет връзка

Ако има проблеми със синхронизирането в по -старите версии на Outlook, отделните съобщения могат да бъдат кеширани в папката Conflicts. Има смисъл да преглеждате тази папка на редовни интервали. Имате ли неадекватно приемане на WiFi или имате проблеми с клетъчната си връзка и можете само недостатъчно да извличате имейли в Outlook. В този случай можете алтернативно да четете и пишете съобщенията си офлайн. След като обработите всичките си имейли, отидете онлайн и изпратете съобщенията си. Тази настройка може да бъде интересна и за бизнес пътувания извън Европа, ако достъпът до Интернет е скъп.

Практически съвет:

Ако искате да увеличите вашите имейли за четене, можете да направите това с клавишна комбинация. Като алтернатива ще намерите плъзгач в долния десен ъгъл на основния прозорец на Outlook, който можете да използвате, за да регулирате коефициента на увеличение с мишката.

Общи функции на Outlook и основни опции за оптимизация

Основна функция в Outlook за лесно намиране на имейли, срещи или задачи е интегрираната функция за търсене, спомената в горната част. В текущата версия на Outlook можете лесно да използвате полето за търсене над лентата с менюта за пълнотекстови търсения. Клавишните комбинации и ограниченията за търсене правят търсенето още по -удобно. Създаването на любими папки също е практически уместно и ефективно. Любимите папки гарантират, че папки, които се използват редовно, могат да бъдат намерени по всяко време. Плъзнете любимите папки в една стъпка с мишката в областта над общата структура на папките. В резултат на това обикновено ще виждате любимите си папки в горната част на изгледа.

В допълнение към любимите папки и професионалното подреждане на имейли, има смисъл да архивирате непрекъснато получените съобщения. Функцията за автоматично архивиране, интегрирана в софтуера, автоматично архивира вашите данни на редовни интервали. Той премества съобщенията от Outlook във външен архивен файл.

По този начин вие, потребителят, можете да сте сигурни, че важни съобщения не могат да бъдат загубени поради вируси или потребителски грешки по всяко време. Автоматичното архивиране може да бъде спряно и изключено за отделни папки или модули без никакви проблеми. Ако искате да търсите конкретно в архивни файлове, трябва да отворите тези архивни файлове в Outlook. Можете да направите това, като първо щракнете върху Файл. След това изберете Отваряне и вписването Файлове с данни на Outlook. В следващата стъпка можете да използвате разширеното търсене.

Затворете всички прозорци в една стъпка

Знаеш ли това? Отворили сте различни прозорци в Windows и Outlook и трябва да ги затворите един след друг. Това е по -лесно в Outlook, като използвате командата „Затвори всички прозорци“. В най -новия Outlook 365 ще намерите опростяването в менюто: „Изглед> Прозорец> Затваряне на всички елементи“.

Персонализирайте задачи, бележки и календар

Особено във времена, когато много срещи и задачи трябва да бъдат изпълнени едновременно, важно е да се прави преглед по всяко време. Outlook гарантира това чрез различни настройки в календара и в списъците със задачи. Например, можете да покажете всички важни задачи, ясно подредени според датата на падежа.

В професионална среда е от съществено значение да получите отговор на исканията за среща в кратък срок. Outlook представя заявките за срещи ясно и предлага на потребителите допълнителна добавена стойност: От Outlook 2010 можете ясно да видите кои поканени хора са приели и кои още не са потвърдили срещата. Тази функция улеснява проследяването на неизпълнени колеги или бизнес партньори и изпълнението на съвместни срещи.

Функцията за бележки в Outlook също е полезна и практична. Вместо хартиен пост-това е:

• Направете офис и бюро затрупано,
• Пренебрегвайте правилата за защита на данните и
• Чието съдържание може да бъде пренебрегнато,

имате възможност да използвате функцията за бележки, когато използвате Outlook. Бележките се извеждат на екрана по подобен начин на хартията след тях и могат да се показват в различни цветове, ако е необходимо и за по-добро разграничаване.

Функцията за бележки може да помогне на потребителите да запазват важни ключови думи или задачи далеч от календара или списъка със задачи в Outlook.

Изпразнете папката „Изтрити елементи“

Ако получавате много съобщения и спам имейли, интегрираната в Outlook папка „Изтрити елементи“ се запълва бързо. Възможно е да изтриете папката без никакви усилия. Щракването с десния бутон на мишката е достатъчно, за да започне процесът на изтриване с командата „Празна папка“. Важно е папката да съдържа само обекти, които трябва да бъдат изтрити. Поради тази причина има смисъл да преминете през папката преди окончателния процес на изтриване и да проверите за неправилно изтрити имейли.

Можете също да настроите Outlook автоматично да изтрива всички изтрити имейли, когато излезете от софтуера.

Проектирайте макроси и ги показвайте в Outlook

В Microsoft Outlook, както и в други софтуерни приложения, винаги има еквивалентни работни последователности. В този случай Outlook предлага възможност за настройка на макроси, за да може да работи по -ефективно. Макросите са набор от команди, които се изпълняват автоматично. В допълнение към макросите, можете също да използвате Outlook, за да ги вмъкнете в лентата. По този начин имате под ръка вашите лични макроси с едно щракване. Можете също така да подпишете вашите макроси цифрово.

Форматирайте съобщенията, както бихте направили в Microsoft Word

Потребителите на Outlook 365 обичат да използват опциите за форматиране, които се появяват в елемента от менюто „Форматиране на текст“ веднага щом бъде написано ново имейл съобщение. Потребителите могат да решат дали искат да изпратят съобщение като HTML или текстово съобщение и в кой шрифт или размер на шрифта трябва да бъде съставена пощата.

В по -старите версии на Outlook, като Outlook 2007 и 2010, софтуерът имаше собствен редактор на поща. Това беше структурирано по подобен начин на Microsoft Word. С редактора потребителите могат да имат достъп до различни дизайнерски функции, без да се налага да използват Word. Може да се добави и функция за коментар с последващи настройки.

Намерете шаблони лесно

В хода на по-нататъшното развитие на Outlook мястото на съхранение на шаблоните за имейли или шаблони от Word и Excel се промени. В повечето случаи можете да намерите личните си шаблони по следния път за търсене:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

Друг източник, в който се съхраняват настройките на Outlook, е системният регистър. Допълнителна информация за това как да намерите регистъра и кои данни се запазват можете да намерите под следната връзка.

Показване на изходния текст

Интересна функция за опитни програмисти е показването на изходния текст на съобщенията. В по-ранните версии на Outlook щракването с десния бутон върху съобщението беше достатъчно, за да се покаже изходният текст. Функцията е скрита в текущата версия на Outlook 365 - но може да бъде намерена само с няколко кликвания:

1. Щракнете двукратно върху съобщение, чийто източник искате да видите.

2. В горната част на полето за търсене въведете „изходен текст“.

3. Опцията „По -нататъшни действия за преместване“.

4. Кликнете върху връзката и в следващия прозорец изберете: „Други действия“> „Изходен код“.

5. Можете да видите изходния текст на съобщението и да го копирате или промените, ако е необходимо.

Резюме и заключение

Използването на Microsoft Outlook не е трудно. Софтуерното приложение е настроено и доразвито по такъв начин, че лесно може да се използва за всички ежедневни комуникационни приложения. Повечето от функциите могат да се управляват интуитивно и са подредени в удобни за потребителя менюта. Outlook също впечатлява с:

• Сложна функция за търсене
• Възможност за свързване на функции с други програми от семейството Office, като Excel или PowerPoint.

Контакти, бележки, индивидуални настройки, срещи и много други функции допълват функционалността на Outlook. Потребителите действат целесъобразно, когато изпробват нови функции, консултират се с инструкции и ръководства и използват съвети, за да могат непрекъснато да използват Outlook по -добре и по -ефективно.