Вместо да пишете едни и същи имейли отново и отново, например в отговор на запитвания на клиенти, можете да запазите вече формулираните имейли като шаблони и да ги извикате отново по всяко време.
Независимо дали работите в отдела за поддръжка, в обслужването на клиенти, в отдела за човешки ресурси, в счетоводството или на свободна практика: Със сигурност ще трябва да изпращате имейли със същото или подобно съдържание и може би със същите прикачени файлове отново и отново . Това могат да бъдат отговори на запитвания на клиенти, отхвърляне на заявления, редовни доклади (всеки с нови прикачени файлове) или покани за срещи.
За такива случаи Outlook предлага възможност за запазване на готови (или полузавършени) имейли като шаблони и извличането им по всяко време. Ако е необходимо, след това можете да пишете допълнения към имейлите, да прикачвате файлове или други подобни. Шаблонната функция на Outlook също е подходяща, ако съхранявате по -обширна информация в записи за срещи или задачи или в заявки за срещи, които често следват същия модел. Шаблони за бележки също могат да се създават и извличат.
Определете шаблони за имейли
Вие определяте шаблон за имейли, както следва:
- Напишете и форматирайте имейла. Ако е полезно, прикачете необходимите файлове. С много шаблони за поща също може да бъде практично да въведете получателите на пощата веднага.
- Веднага щом приключите с имейла, извикайте командата FILE >> SAVE as.
- В полето FILE TYPE изберете OUTLOOK TEMPLATE (* .oft).
- Въведете смислено име на файл и кликнете върху ЗАПАЗВАНЕ.
- Вече можете да изпратите отворената поща или да я затворите.
Процедурата за дефиниране на шаблони е една и съща в различните модули на Outlook. Затова ние ги описваме само в тази статия, като използваме шаблони за електронна поща.
Ако използвате Word като пощенски редактор, не можете да запазвате форматирани имейли като шаблони в Outlook до версия 2003 включително. Ако извикате командата FILE >> SAVE as в прозореца за съобщения на Outlook, както е описано по -горе, можете да избирате от голямо разнообразие от файлови формати, но не и от формата OFT (шаблон на Outlook).
Разбира се, можете да запишете форматирания текст на съобщението във файл на Word и да го извлечете по -късно. Word не записва настройки като тема, получател или прикачени файлове, така че ще трябва да въведете тази информация ръчно.
Малък трик обаче помага да се запазят имейлите като шаблони, дори ако използвате Word като пощенски редактор: временно изключете Word като редактор на поща. За да направите това, извикайте командата EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL FORMAT в Outlook и деактивирайте съответната опция под ФОРМАТ НА СЪОБЩЕНИЕТО.
Ако вече сте съставили и форматирали имейла, пак няма да можете да го запазите като шаблон на Outlook-деактивирането на Word ще влезе в сила само за нови имейли.
Работата, която вече сте свършили, обаче не е напразна:
- Първо запазете пощата като чернова, като натиснете CTRL + S или използвате командата FILE >> SAVE.
- Ако все още не сте го направили, деактивирайте Word като редактор на поща, както е посочено по -горе.
- Сега отворете записаната електронна поща в папката „Чернови“ и след това извикайте командата FILE >> SAVE as - „Шаблонът на Outlook (* .oft)“ вече е наличен като формат за запазване.
- Когато сте дефинирали всички шаблони, активирайте отново Word като редактор на поща.
Бърз достъп до шаблони
Ако използвате шаблони на Outlook, за да направите електронната си комуникация по-ефективна, вероятно вече сте се дразнили от тромавия начин, по който шаблоните се извикват в Outlook.
Можете да получите достъп до вашите шаблони много по -удобно, ако настроите отделна папка във входящата си поща. След това просто отворете шаблоните, като щракнете двукратно върху желания от вас запис в папката с шаблони.
Можете също да създадете папки за съответните шаблони в другите модули на Outlook. Можете да получите папката с шаблони по следния начин:
- Използвайте File >> New >> Folder или CTRL + SHIFT + E, за да създадете нова папка във входящата поща или в личната папка. За да е папката в горната част на списъка с папки, въведете долна черта като първи знак, например „ШАБЛОНИ“.
- Отворете новосъздадената папка в Outlook.
- В Windows Explorer отворете папката, в която са записани шаблоните на Outlook. Обикновено това е папката „C: \ Documents and Settings \ \ Application Data \ Microsoft \ Templates“.
- Сега подредете прозорците на Explorer и Outlook, така че и двата да се виждат един до друг на екрана.
- Изберете вашите шаблони за електронна поща в Explorer и ги плъзнете с левия бутон на мишката в новата група МОИТЕ ШАБЛОНИ.
В Outlook 2007 трябва да отговорите на защитния въпрос от картината с OPEN, когато отворите шаблон. За да не се появява тази заявка всеки път, когато се извика шаблон от папката, деактивирайте опцията ВИНАГИ ПОТВЪРЖДАВАЙТЕ ПРЕДИ ОТВАРЯНЕ НА ТОЗИ ФАЙЛ. Внимавайте обаче да получавате шаблони по имейл и да отваряте само шаблони от източници, които познавате добре.
