Сортирайте и филтрирайте данните на Excel по месеци и дни

По този начин сортирате данните в Excel според месеци и дни и не вземате предвид години

Excel основно сортира датите, както следва: Първо те се сортират според годината, след това според месеца и накрая според деня. В повечето случаи този ред на сортиране също има смисъл. Понякога обаче е необходимо сортиране без годината. Класически пример е списък за рожден ден. Обикновено годината трябва да бъде изоставена тук и да бъде сортирана само по ден и месец.

Можете да използвате тази формула, за да сортирате списъка си в Excel по хронология

Ако искате да сортирате таблицата по месеци и дни под формата на списък за рожден ден, без да отчитате годините и първата дата е в клетка А2, използвайте следната формула в помощната колона:

= ТЕКСТ (A2; "MM.DT.")

Прилагате формулата, както следва:

Създайте спомагателна колона, в която искате да покажете резултатите (в примера „Формула“).

Щракнете върху първата клетка на спомагателната колона.

В функционалното поле (f_х) формулата: = ТЕКСТ (A2; "MM.DT.").

Уверете се, че функцията се отнася за правилната клетка с правилните дати (в примера датата е в клетка В2).

Натиснете Enter или натиснете малката зелена отметка и това е всичко!

След това копирайте тази формула достатъчно далеч надолу в спомагателната колона.

Следващата фигура показва използването на тази формула в примерна таблица (стойността на датата е в клетка В2):

След това използвате тази спомагателна колона в диалоговия прозорец "Данни". След това изберете „Сортиране“, за да зададете желания ред.

Ако искате да сортирате по дни и след това месеци, формулата изглежда така:

= ТЕКСТ (A2; "DD.MM.")

Внимание! Формулата доставя текст вместо числа в Excel

Обърнете внимание, че и двете формули произвеждат текст, с който не можете да изчислите. Така че, когато правите анализи, трябва да се позовавате на клетките с първоначалните стойности на датата.

Защо възникват тези проблеми при сортиране на данни в Excel?

Проблемът с тази задача е, че Excel винаги взема предвид годината при сортиране на дати. Така че 31 декември 2009 г. е преди 1 август 2010 г. Следователно, имате нужда от помощна колона, в която съответно разлагате стойностите на датата.

Друг подход помага при проблеми със сортирането в Excel

Ако имате проблеми с тази формула и последващото сортиране, има друга процедура. За да направите това, имате нужда и от допълнителна спомагателна колона, в която да съберете ръчно критериите за сортиране. За да направите това, направете следното:

1. В клетка С4 запишете следната формула:
   = МЕСЕЦ (B4) + ДЕН (B4) / 100
   Тази формула свързва месец и ден с желания критерий за сортиране.

   

2. Копирайте формулата надолу в клетка C13.

   

3. Сега маркирайте областта A3: C13.

   

4. Извикайте елемента „Сортиране“ чрез менюто „Данни“ под „Сортиране и филтриране“ и по този начин диалоговия прозорец със същото име.

   

5. В полето „Сортиране по“ изберете записа „Сортиране на колона“.

6. В полето „Сортиране по“, моля, изберете „Стойности на клетката“.“ фиксиран.

7. В полето "Поръчка" изберете записа "По размер (възходящ)" (вижте фигурата).

   

8. Ако сега потвърдите диалоговия прозорец с щракване върху бутона „OK“, списъкът за рожден ден се сортира във възходящ ред според спомагателната колона C. Можете да видите резултата на следната фигура:

   

Забележка за професионалистите на Excel относно формулата за реда на сортиране

Функцията MONTH () се използва за четене на месеца от стойността на датата.

Функцията DAY () също определя деня от стойността на датата.

Разделянето на дневната стойност на 100 гарантира, че месецът се използва като основен критерий за сортиране. Следователно спецификацията за деня никога не може да бъде по -голяма от 1 и следователно също не може да повлияе на най -малката месечна стойност 1. Следователно спецификацията за деня заема съответно подчинена позиция за логиката на сортиране.

Ако използвате филтриран списък, можете да използвате филтрите само за показване на данните, които искате да покажете. Но как да филтрирате за конкретна дата или диапазон от дати?

Как да филтрирате на една дата в Excel

Следващата фигура показва списък с исторически номера на поръчки, които искате да филтрирате:

Автоматичните филтри вече са зададени в списъка (малките сиви стрелки). Колона C на списъка съдържа стойностите на датите за записите с данни. За да филтрирате списъка така, че да се показват само записите, които попадат на датата в клетка D1, направете следното:

Филтрирайте една дата от таблицата

1. Щракнете върху филтъра в колона C (малка стрелка сочеща надолу).

2. Excel до версия 2003: Изберете записа „Дефиниран от потребителя“ от списъка с филтри. Използвайте настройката „Съответства“ от първия списък.

3. Excel 2007 или по -нова версия: Изберете записа „Равен на“ от списъка с филтри под „Филтър за дата“.

   

4. Във всички версии на Excel въведете желаната дата зад полето за въвеждане „съответства на“ (в примера, 13 май 2009 г.).

   

5. Потвърдете избора си с бутона OK.

6. Excel веднага ще приложи желания филтър. Следната фигура показва резултата:

   

Как да филтрирате в списъци на Excel за една година

Ако имате дати в списък, не можете лесно да филтрирате по години. Персонализираният филтър „съдържа 2011“ няма да намери дата от 2011 г. Това се дължи на факта, че Excel интерпретира стойностите на датата като непрекъснати стойности от 1 януари 1900 г. и ги показва само във формата, която познаваме чрез форматирането.

Малък трик за филтриране по години в Excel все пак

Въпреки това можете също да филтрирате списъците си според определени години. За да направите това обаче, трябва да включите допълнителна колона, в която да извлечете годините от датите. В показаната работна книга можете да видите списък, филтриран по 2011 година:

За да направите това филтриране въз основа на 2011 г., изпълнете следните стъпки:

1. Включете новата колона „Година“, като въведете текста „Година“ в клетка D3.

2. Въведете следната формула в клетка D4, за да изчислите годината на първия ред от списъка:
   = ГОДИНА (A4)

   

3. Копирайте формулата във всички редове на списъка, за да намерите всички години.

4. Кликнете върху някоя клетка в списъка.

5. Използвайте командата „Филтър“ в областта „Данни“, за да активирате автоматичния филтър за списъка (малки стрелки).

   

6. Използвайте символа за автоматичен филтър в новата колона „Година“, за да изберете записа „2011“ и щракнете върху „OK“.

   

Когато използвате версии на Excel преди 2007 г., ще намерите командата за интегриране на автоматичния филтър под „Данни“ и „Филтър“.

Как да сортирате и филтрирате дата „от до“ в Excel

Независимо дали това е датата на подаване на поръчката или изпълнението на поръчката, филтрирането на определени периоди от време е от съществено значение за професионалното планиране на ресурсите. Филтрирайки данните си, можете да видите с един поглед колко поръчки или задачи попадат в определен период от време.

Пример: Филтрирайте в таблица на Excel според конкретна дата

Например искате да филтрирате периода от 30 ноември 2022-2023 г. до 5 декември 2022-2023 г. в показаната таблица.

С функцията Автоматичен филтър можете да направите това със следните стъпки:

1. Кликнете върху някоя клетка в списъка.

2. Изберете командата „Филтър“ от раздела „Данни“ в групата „Сортиране и филтриране“ на лентата.
   (Excel версия 2003: Активирайте командата от менюто Данни> Филтър> Автоматичен филтър)

   

3. Иконата за автоматичен филтър се появява вдясно от заглавието на колоната (малка стрелка). Кликнете върху иконата до „Дата“.

   

4. В менюто, което се показва, изберете командата "Филтър по дата" и след това функцията "Между …".

   

5. В първия списък за избор изберете „е след или равно на“ и въведете „11/30/2020“ до него. Във втория списък изберете „е преди или равно на“ и въведете 12/05/2022-2023 до него. Използвайте опцията „И“.

   

6. Щракнете върху бутона OK, за да филтрирате съответния списък.

7. Резултатът е списък, който е ограничен до периода от 30 ноември 2022-2023 г. до 5 декември 2022-2023 г. Всички записи на данни, които не попадат в този период, са скрити. За да промените критериите за филтриране на различен период от време, извикайте отново командата Auto Filter. След това задайте нови стойности на датата за долната граница и горната граница.

   

Екранните снимки са направени с Excel версия 2016.

ЧЗВ

Как мога да сортирам списък за рожден ден в Excel?

За да направите това, просто използвайте помощна колона, която също въвеждате. В тази спомагателна колона можете да покажете датата без годината. След това можете да използвате функцията за сортиране, за да сортирате рождените дни в абсолютно същия ред.

Сортирането по числа в Excel не работи. Какво мога да направя?

Ако всички опции за сортиране по номера не работят, проблемът понякога е в шаблоните на таблици, които са активни във фонов режим. Първо, опитайте се постепенно да изтриете цялото форматиране на засегнатите клетки. Често тук се открива проблемът. Ако това не работи, просто копирайте цялата таблица и я поставете в нов лист, като използвате функцията за поставяне „Стойности и форматиране на източника“.

Excel не разпознава датата. Какво е решението?

Понякога Excel стои отсреща и просто не иска да разпознава и показва въведена дата като такава. Ако нищо не работи, създайте нова колона до старата. Щракнете с десния бутон върху новата колона и изберете „Форматиране на клетки …“. В менюто, което се отваря, изберете „Дата“ и щракнете върху „OK“. Сега изберете и копирайте старата колона, която не работи и поставете копираните стойности в новата колона, като използвате функцията за поставяне „Стойности (W)“. След това изтрийте старата колона.