Автоматично разширяване на списъци и таблици в Excel

Спестете време и усилия за въвеждане, защото Excel автоматично приема формули и формати от горната област за ново въведени данни

С Excel можете автоматично да приемате формати и формули в таблица на Excel, когато въвеждате нови данни под съществуващ списък. След това новите данни съответстват на горните. Освен това формулите, които се повтарят на всеки ред, се копират автоматично. Това ви спестява много време и усилия.

Автоматично приемайте формати и формули в таблица, когато въвеждате нови данни под съществуващ списък

Excel ви предлага опцията за автоматично приемане на формати и формули в таблица, когато въвеждате нови данни под съществуващ списък. След това новите данни съответстват на структурата на горната.

Формулите, които се повтарят на всеки ред, се копират автоматично. Форматите и формулите трябва да се появяват в поне три от петте реда на списъка преди новия ред, за да могат да бъдат разгънати.

За да активирате или деактивирате тази функция, направете следното:

• Excel 2003: Извикайте командата EXTRAS - OPTIONS и активирайте раздела EDIT в диалоговия прозорец, който се показва. Контролирайте настройката чрез опцията EXTEND DATA AREA AND FORMULAS.
• Excel 2007: Натиснете бутона Office в горния ляв ъгъл и след това щракнете върху бутона EXCEL OPTIONS. Ще намерите опцията РАЗШИРЕНИ ФОРМАТИ И ФОРМУЛИ НА ДАННИ.
• Excel 2010: В менюто FILE щракнете върху EXCEL OPTIONS. Ще намерите опцията РАЗШИРЕНИ ФОРМАТИ И ФОРМУЛИ НА ДАННИ.

Ако искате новите елементи да бъдат автоматично форматирани, за да съответстват на горния списък, поставете отметка в квадратчето. В случай, че не искате да използвате автоматично форматиране, деактивирайте квадратчето за отметка.

Видео с инструкции: Разгъване на таблици в Excel файл

Автоматично добавяне на числови и текстови последователности в Excel

Познавате ли ситуацията, при която въвеждате поредица от числа в диапазон в Excel, които следват определена закономерност (напр. 2, 4, 6, 8 и т.н.)? В такъв случай не е нужно да въвеждате всички стойности поотделно в клетките, но можете да изчислите последователността автоматично. Работи по следния начин:

1. Изберете областта, която съдържа първите две стойности на последователността (трябва да има поне две клетки).

2. Щракнете с левия бутон на мишката в долния ляв ъгъл на областта.

3. Задръжте бутона на мишката и плъзнете показалеца на мишката върху клетките, които искате да попълните.

4. Когато е избрана цялата област, към която трябва да се присвоят стойностите, отпуснете бутона на мишката.

5. Използвайки първите две клетки, EXCEL след това изчислява останалите стойности в диапазона и попълва всички маркирани клетки.

Създайте динамична таблица в Excel

Можете също така да генерирате динамична таблица от Excel от съществуващи данни. Тази функция се използва рядко, тъй като мнозина не знаят какво стои зад функцията и какви предимства ви предлага.

1. За да създадете динамична таблица, първо се нуждаете от „нормална“ таблица или списък на Excel. Това обикновено се състои от заглавия на колони, последвани от свързаните данни.

2. Изберете областта на таблицата, която ще се преобразува, и след това преминете през „Вмъкване“ и „Таблица“.

3. Excel сега автоматично улавя цялата област на таблицата. Отваря се прозорец, в който се показват клетките на записаната област с данни. Това може да се регулира отново ръчно, ако е необходимо.

4. Когато вмъквате таблицата, ще бъдете попитани дали таблицата има заглавия и може да се наложи да потвърдите това с отметка (вижте екранната снимка). Ако отметката е активирана, таблицата приема съществуващите заглавия. В противен случай се добавя нов ред за заглавие.

   

Как да разпознаем динамична таблица

Можете да видите, че "нормална" таблица в Excel е преобразувана в динамична таблица чрез следните функции:

• Таблицата е изцяло форматирана.
• Заглавната линия се откроява и отделните редове винаги се показват в промяна на цвета.
• На заглавната линия има автоматично автоматичен филтър.
• Има нов раздел с името в лентата на менюто „Таблични инструменти - Дизайн ”е наличен.

Можете да добавяте нови редове и колони към интелигентни таблици

Основно предимство на динамичните таблици е, че таблицата може да се разширява лесно и автоматично. Веднага щом вмъкнете друг запис под последния ред или до последната колона, Excel автоматично разширява областта на таблицата. Форматирането се прилага незабавно. Дори когато копирате данни в таблицата, форматирането не се бърка. Промяната на цвета от ред на ред също се запазва при копиране.

Как да конвертирате динамична таблица в статична

Ако искате да преобразувате таблицата обратно в статична таблица, продължете по следния начин:

1. Щракнете върху раздела „Дизайн“, след това върху „Инструменти за таблица“.

2. Просто маркирайте цялата динамична таблица, след което щракнете върху „Преобразуване в диапазон“.

3. Потвърдете заявката за сигурност и динамичната таблица е разрешена с всички функции.