Създавайте резервни копия и резервни копия на сигурността на работните книги на Excel

Ето как редовно създавате резервни копия на вашите работни книги в Excel

Искате ли да направите резервно копие на работна книга? Разбира се, това надхвърля опциите, предлагани от Windows, например копиране на работна книга в друга директория или под друго име.

Можете също да създадете резервно копие на работна книга директно с Excel. След това Excel винаги запазва предишната версия на работна книга в резервно копие, когато запазвате старата версия.

Създайте автоматично резервно копие на Excel файл при запазване

Следвай тези стъпки:

1. Извикайте командата SAVE AS. За да направите това, щракнете във всички версии на раздела ФАЙЛ или менюто ФАЙЛ. Изключение прави Excel 2007. Тук щракнете върху кръглия бутон на Office в горния ляв ъгъл, за да извикате командата.
2. В диалоговия прозорец, който се показва, щракнете върху бутона ИНСТРУМЕНТИ (Excel от версия 2007) или EXTRAS (Excel до включително версия 2003).
3. Изберете настройката ОБЩИ ОПЦИИ.
4. Активирайте квадратчето CREATE BACKUP FILE.
5. Не въвеждайте пароли.
6. Затворете прозореца с бутона OK.
7. Изберете директория и име на файл.
8. Запазете работната книга, като използвате бутона със същото име.

След това Excel създава резервно копие на файла. Това има разширението на файла ".XLK" и винаги е актуално от предпоследното записване. Когато запишете работна книга, предишната версия става новият архивен файл.

Но има и друг начин: с помощта на макрос можете също да дадете на Excel командата да създаде автоматично резервно копие, когато файл на Excel е затворен.

Създайте автоматично резервно копие при затваряне на Excel файл

Искате ли да се уверите, че резервното копие на файла автоматично се запазва по определен път, когато затворите работна книга на Excel? Това не е проблем с макрос. За да се прави разлика между тях, имената на файловете се запазват по следния модел:

Име на файла година-месец-ден

Така че, ако вашият файл се нарича планиране, например, резервното копие се запазва като:

2009-10-24 планиране.xls

Това именуване прави много лесно сортирането на списъка с файлове хронологично, тъй като хронологичният ред е автоматично по азбучен ред. Използвайте следния макрос, за да създадете резервно копие:

Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Път = "C: \ Данни"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Ако Right $ (Path, 1) "\" Тогава Path = Path + "\"
Neuname = Път и формат (сега, "ГГГГ-ММ-ДД") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filename: = ново име
Работни книги. Отворено (старо име)
ThisWorkbook.Close
End Sub

Поставете пътя си в променливата път фиксиран. Резервните копия се записват в тази позиция. Ако искате резервните копия винаги да се записват в същата директория, от която сте отворили работната книга, заменете командата Път = "C: \ Данни" със следния ред:

Път = ActiveWorkbook.Path

Макросът работи по следния метод:

1. Запазете текущата папка
2. Генерирайте ново име на файл въз основа на текущата дата
3. Запазете работната книга под ново име в нов път
4. Отворете отново оригиналната работна книга
5. Затворете резервното копие на папката

Копирайте макроса във всяка работна книга, която искате да архивирате автоматично. Резервните копия винаги се създават, когато затворите съответната работна книга.

Как ръчно да създадете резервно копие на вашата електронна таблица в Excel

При преразглеждане на работна книга може да се случи да не сте сигурни дали наистина искате да запазите промените, които сте направили.

В такива случаи трябва да направите резервно копие на папката с предишната версия. Продължете по следния начин, за да създадете резервно копие на последната запазена версия:

1. Активирайте командата „Запазване като“ в менюто „Файл“.
2. Щракнете върху бутона „Инструменти - Общи опции“.
3. Активирайте квадратчето за отметка „Създаване на архивен файл“.
4. Затворете прозореца с бутона OK.
5. Изберете директория и име на файл.
6. Запазете работната книга, като използвате бутона със същото име.

След това Excel създава резервно копие на файла. Това има разширението на файла ".XLK" и винаги е актуално от предпоследното записване. Когато запишете работна книга, предишната версия става новият архивен файл.