Excel: Лесно сравнявайте таблици една с друга

Не е трудно да сравните съдържанието на две електронни таблици на Excel и да намерите разлики.

Вероятно сте запознати с това от личната си работа с Excel. В частната или професионалната среда електронните таблици трябва да се сравняват помежду си отново и отново. Например потребителите са изправени пред следните въпроси:

• Кои нови поръчки са добавени от последната версия на списъка с поръчки?
• С какво текущият график се различава от предишния вариант?

Има няколко начина за сравняване на две електронни таблици на Excel. Ръчният вариант се състои в разпечатване на двете таблици и намиране на разлики, като ги изтриете с маркираща или химикалка. Технически опитни потребители могат алтернативно да използват два монитора, за да сравняват таблиците на Excel помежду си. И двата варианта са досадни и склонни към грешки, тъй като се изисква постоянно висока концентрация. От версията на Excel за 2007 г. има друг, по -ефективен и по -лесен начин за сравняване на две таблици на Excel една с друга.

Разглеждайки папките на Excel една под друга - това са вашите възможности

За да разберете разликите между две електронни таблици на Excel, направете следното:

1. Отворете работните книги, които искате да сравните.

2. Във всяка работна книга активирайте работния лист, който искате да сравните с лист в другата работна книга.

3. Придвижете се в раздела „VIEW“ на лентата или в многофункционалната лента.

4. След това щракнете в групата „WINDOW“ на бутона „SHOW SIDE BY SIDE“.

   

Ако в Excel са отворени повече от две работни книги, програмата пита с коя от отворените папки искате да сравните активната таблица. Избирате таблицата за сравнение, като щракнете с мишката в диалогов прозорец. След това потвърдете избора си с бутона OK. Следващата фигура показва диалоговия прозорец за избор на работни листове за сравнение:

След като сте избрали двата работни листа, които да се сравняват помежду си, Excel показва и двата листа в един прозорец, които се показват един под друг за по -голяма яснота.

След активиране на бутона „ПОКАЖЕТЕ СТРАНИ ПО СТРАНИ“, са налични два допълнителни бутона с настройки:

• Бутонът „SYNCHRONOUS SCROLL“

Веднага след като активирате бутона "Синхронно превъртане", можете да синхронизирате превъртането на двете таблици. Превъртането с клавишите или мишката засяга и двете таблици едновременно. Тази функция гарантира яснота. Това е особено важно за дълги таблици с много данни и информация, за да се поддържа общ преглед.

• С бутона "RESET WINDOW POSITION" настройвате позициите на прозорците в Excel до първоначалното състояние. По този начин екранът се използва равномерно.

Видео с инструкции - Microsoft Excel: Сравнете две електронни таблици на Excel

Покажете два прозореца един до друг - така работи

Ако искате да сравнявате таблици на Excel помежду си, е налична командата „Показване един до друг“. Тъй като електронните таблици всъщност не се показват една до друга, а една под друга, можете да изберете допълнителни опции за показване в текущата версия на Excel.

1. За да направите това, също отворете раздела „Изглед“ и изберете опцията „Подреди всички“.

   

2. След щракване с левия бутон на мишката се отваря прозорец за избор, в който можете да посочите как трябва да се показват всички отворени прозорци:

   

Автоматично сравняване на две таблици с условно форматиране - ефективна опция

С функциите „Показване един до друг“ и „Подреждане на всички“, Microsoft Excel предлага две основни опции за ясно показване на таблици. Друг начин да заобиколите

Сравняването на разликите между данните в две електронни таблици се състои в включване на условно форматиране. Предпоставката е работните листове за сравнение да са във файл. За да адаптирате условно форматиране и ново правило, направете следното:

1. В първата таблица отидете до сивия триъгълник между колона А и първия ред.

2. В раздела „Начало“ кликнете върху „Условно форматиране“.

   

3. В следващата стъпка кликнете върху „Ново правило“ и след това изберете записа „Използвайте формула за определяне на форматиращите клетки“.

4. Двете имена на работните листове трябва да бъдат въведени в полето "Редактиране на описанието на правилото". Можете също така да посочите от коя колона и ред трябва да се сравнят двете изчисления.

5. Можете също да използвате бутона "Форматиране", за да зададете как разликите да бъдат маркирани в таблиците. Цветът на сигнала е добър избор, чрез който промените могат да бъдат ясно разпознати.

   

6. След като щракнете върху „OK“, ще видите промените в съответните таблици със съответните маркировки.

   

Обобщение и заключение: Сравняването на таблици в Excel не е трудно с опциите за показване на Microsoft Excel

Опциите за показване в Microsoft Excel улесняват потребителите да показват данни от различни таблици ясно една под друга или една до друга. Тази опция в Excel позволява обширен материал с данни да се сравнява ефективно и професионално един с друг. В допълнение към функцията „Показване рамо до рамо“, потребителите трябва да отбележат и функцията „Подреди всички“ в Excel. В зависимост от необходимия дисплей, една от двете функции е полезна за ясно показване на различни прозорци в Excel.

Ако различните електронни таблици са в един файл, функцията „Условно форматиране“ предоставя на потребителите друга ефективна функция за графично и автоматично показване на промените. Правилото може да бъде вградено и приложено само с няколко кликвания.