Структуриране на PowerPoint презентации: съвети и идеи

С много съвети и подсказки за вас!

Повечето хора са свикнали да структурират себе си и ежедневието си, както в професионален, така и в личен план. Обажданията за продажби на търговски представител, например, са структурирани по същия начин, както редовните заседания на клубния борд в спортен клуб. Структурата или схемата гарантират, че задълженията в работата или личните сфери на живота могат да се решават ефективно и положително. За разлика от организираните хора, неструктурираните хора губят много време, трябва да започват многократно възложени задачи и да постигат по -малко от планираното.

Тези факти се отнасят и за структурирането на PowerPoint презентация. Структурата на презентацията помага да се гарантира, че фактите и аргументите са представени в правилния ред. Структурата гарантира, че основните съобщения няма да изчезнат в началото или в средната част. Освен това е гарантирано, че има достатъчно време да се отговори на въпросите на публиката или публиката.

Видеоурок: Как да структурирате презентацията си в PowerPoint разумно с контур

Структурата на презентацията в PowerPoint - на какво ораторите трябва да обърнат внимание при подготовката

Добрата подготовка е повече от „половината успех“. Тази поговорка е вярна, ако човек преследва целта да представи информативна и професионална презентация пред аудитория. Добрата подготовка започва със структуриране на темата. След това основните съобщения трябва да бъдат подплатени с визуализации и разбираеми аргументи. Обектите, графиките и други стилистични средства за представяне придобиват стойност, ако са професионално интегрирани в презентацията и не отвличат вниманието от казаното.

В допълнение към обща нишка и логическа структура, в която аргументите се основават един на друг, от съществено значение е заглавията на слайдовете да имат смисъл. Във всеки случай те трябва да съдържат ключовото послание на следващия слайд, а езиковата структура трябва да бъде лесна за разбиране и в същото време интересна. Ако заглавието привлича вниманието на аудиторията и създава интерес към следните ключови послания и аргументи, то ще изглежда професионално. Производителността на задържане на слушателя е значително увеличена.

Бакшиш:

Индикатор за напредък на слайдовете може да ви помогне да поддържате преглед по време на презентацията. Той показва оратора докъде е стигнал в структурата на презентацията. Увеличаването също може да бъде полезно за зрителите да видят колко време ще отнеме презентацията. Индикаторите за напредък са подходящи за всички тези случаи.

Заглавният слайд - влизането в логическа презентация

Подобно на това, че добре обмисленото бизнес писмо или история започва с въвеждането, презентацията на PowerPoint винаги трябва да започва със заглавен слайд. Заглавието и неговото съдържание въвеждат мислите на презентацията. Те оставят на аудиторията впечатление за темата и основната посока на лекцията. Всяко празно представяне в PowerPoint започва със заглавен слайд, в който може да се включат както основното заглавие, така и субтитрите.

Слайдът за преглед - повишете очакванията си

В резултат на това има смисъл да се проектира прегледен слайд за презентацията. Обзорният слайд има за цел да предостави на аудиторията подробна информация. Като правило тя трябва да съдържа структуриран списък с темите на лекцията. С привлекателни въпроси или подходящи визуализации на заглавния слайд е възможно да се привлече вниманието към очакваното съдържание. Ако изображенията трябва да бъдат снабдени с етикети, препоръчително е да се включат отделни текстови полета. Навигационните елементи в слайда за преглед също могат да гарантират, че всеки слушател може да се ориентира. Това е особено вярно за презентации с много факти или ключови послания.

Основната част - структурирана по ключови съобщения и раздели

В основната част на презентацията на PowerPoint декларираната цел трябва да бъде да се обсъдят основните твърдения на темата по логичен и интересен начин в подходящ ред. Основната част винаги зависи от правилната структура на презентацията. Това може да се каже, защото структурата на основната част решава дали слушателите и зрителите възприемат темата и основните послания и ще направят лични изводи от казаното и показаното. Ако лекцията е структурирана нелогично, аудиторията може да се забавлява най -много, без да бъде докосната лично.

Като стандартна структура е препоръчително да вземете съществено основно послание на темата и да го подкрепите на един или два слайда с подходящи аргументи. На трети слайд обобщение на основното съобщение може да бъде свързано с добавената стойност на аудиторията. Процесите и структурите на основното съобщение могат да бъдат обяснени и подчертани по -лесно, ако ориентационните точки са вградени в презентацията.

От гледна точка на зрителя, основният отговор трябва да бъде каква полза има слушателят от съдържанието на показаните слайдове. На:

• Начин на изпълнение,
• Дизайнът на слайдовете с цветове, текстове, графики или обяснителни видеоклипове и
• Добре обмислена презентационна структура

автоматично увеличава вниманието на публиката. Важни основни послания също трябва да се повтарят категорично, така че „общата нишка“ да стане разпознаваема за аудиторията. Също така може да бъде ефективно да направите това, като вмъкнете слайдове от други презентации в текущото слайдшоу. Това може да стане само с няколко кликвания.

Вмъкнете секции, за да организирате презентацията

В допълнение към новите слайдове, можете също да вмъкнете секции в PowerPoint. Лесно е да интегрирате раздел или няколко раздела в презентацията в областта на менюто „Старт“ в раздела „Слайд“.

Ораторите, които организират слайдовете ви в секции през подготвителния период, ще действат целенасочено. Въпреки добре обмислената структура и предварително изготвената структура на презентацията, във фазата на подготовка могат да възникнат аргументи или ключови твърдения, които трябва да бъдат разгледани по-интензивно или в различен момент от време.

Ако слайдшоуто е предварително разделено на затворени секции, те могат да бъдат преместени в презентацията с едно щракване. Без раздели, отделни слайдове или вериги от аргументи ще трябва да бъдат копирани от слайдове на ръка. Това отнема много време и е контрапродуктивно по отношение на очертанията.

В обобщение е препоръчително да се изработи добре обмислена и логически структурирана презентационна структура във фазата на подготовка. Основната част от презентацията има за цел да комбинира аргументи, факти, съдържание и ключови твърдения с визуализации и да убеди публиката. Може да има смисъл да включвате обобщен слайд след всяко ключово съобщение в структурата на презентацията. Това обвързва най -важните твърдения, показва ползите за публиката и помага да се задържи вниманието на публиката на високо ниво.

Важно:

Когато подготвяте презентацията, помислете проактивно колко и кои ключови послания искате да подчертаете по -специално. Решението за важността на ключовите послания е важно и трябва да се определи въз основа на целите на презентацията.

Бакшиш:

Разделите са идеални за подчертаване на отделно съдържание, особено по време на дълги презентации. В същото време общата структура на презентацията остава видима въпреки регистрите, което ясно улеснява ориентацията на аудиторията.

Използвайте последния слайд, за да активирате аудиторията

Големият финал на всяка презентация е последният слайд. В зависимост от обхвата на презентацията, няколко слайда могат да бъдат показани заедно в края на презентацията, за да обобщят съдържанието. В края на презентацията не става въпрос само за статично повтаряне на структурираните факти и ключови твърдения на слайдовете. Ораторите трябва да се съсредоточат върху публиката и техните нужди.

Емоционалните изявления и аргументи, както и ориентираната към целта визуализация със снимки, заглавия или други стилистични средства трябва да оживяват публиката и да стимулират мисълта. Ако целта на презентацията е да продаде продукт, например, предимствата и ползите за публиката трябва да бъдат представени стъпка по стъпка в края. Подобна е ситуацията с презентация с поддръжка на PowerPoint, която има за цел да информира служителите на дадена компания. В края на презентацията, от гледна точка на публиката, следва да се отговори изчерпателно на следните два въпроса:

1. Какво лично получавам от аргументите на презентацията?
2. Какво ще правя с придобитите знания? Каква е следващата стъпка за мен?

Ето как трябва да бъдат структурирани презентациите в PowerPoint

Добре обмислената презентационна структура в Microsoft PowerPoint, изградена с компетентност, е от съществено значение за създаването на интересни и информативни лекции със слайдшоута за публиката. PowerPoint предлага много опции за добавяне на визуализации, текстово и мултимедийно съдържание към презентация. Тези, които приемат съветите и идеите за структурата на презентацията присърце, ще зарадват публиката.

В допълнение към структурата на презентацията е важно също така водещият да може да представи съдържанието и ключовите послания на презентацията по риторичен и информативен начин. Професионално структурирана и логически структурирана презентация изглежда скучна, ако водещият изпълнява скучно, без жестове и изражения на лицето и с малко съпричастност. Същото важи и ако водещият заличи публиката с говорния си опит, докато аргументите и фактите по темата са тънки и недостатъчни.

Структурата на презентацията включва важни отделни части. Заглавен слайд, общ слайд, логически структурирани слайдове в основната част и един или повече финални слайдове не трябва да липсват в нито едно слайдшоу. В допълнение, подходящо подбраните заглавия, които обясняват темата, гарантират, че нивото на внимание на аудиторията остава постоянно високо. Аргументът става ценен, когато е вграден в тематична структура. Така избрана презентационна структура, която вече е определена в подготовката, помага на ораторите да постигнат собствените си цели и да убедят слушателите и зрителите.