Създайте шаблони в Outlook и спестете много време

Различни инструкции и съвети стъпка по стъпка

Много дейности в професионалния или частния сектор са излишни. Това се отнася за ръчна работа в занаятчийския сектор, както и за задачи, които се изпълняват на компютъра. Една дейност, която непрекъснато се повтаря, е проектирането на поща с Microsoft Office. Цитати, мотивационни писма за фактура или частни документи често съдържат една и съща или подобна формулировка и са идентични по отношение на текст, структура и форматиране.

От съображения за ефективност има смисъл да се автоматизира писането на тези съобщения чрез създаване на шаблони в Outlook. Потребителите на Microsoft Office са особено запознати с работата с шаблони от Microsoft Word или презентационната програма PowerPoint. В програмата за текстообработка или в софтуера за презентации шаблоните трябва да се използват като стандарт. Специфични шаблони или шаблони улесняват създаването на презентации или изграждането на бизнес писма. Можете да продължите по подобен начин в Microsoft Outlook, за да избегнете съкращения при създаването на имейли.

Инструкции стъпка по стъпка: Създайте шаблони в Outlook

За да създадете шаблон в Outlook, направете следното:

1. Отворете „Нова електронна поща“ в раздела „Старт“ в Outlook и го проектирайте индивидуално с текст и други стилистични устройства, така че да може да се използва като шаблон. Също така имате възможност да отворите нова поща с комбинацията от клавиши CTRL + N.

   

2. След като имейлът е създаден, запишете го, като кликнете върху раздела „Файл“ в елемента от менюто „Запазване като“, вместо да изпращате съобщението както обикновено чрез полето „Изпращане“.

   

3. Ще се отвори прозорец, в който можете да запазите съобщението си. За да запазите пощата като шаблон, от съществено значение е да изберете правилния тип файл. Можете да намерите това, когато щракнете върху диалоговия прозорец под „Тип файл“. Изберете записа „Шаблон на Outlook“ като тип на файла. Шаблон на Outlook винаги се съкращава с разширението на файла * .oft. Ако сте настроили Microsoft Word като пощенски редактор, форматът OFT (шаблон на Outlook) не е наличен за избор. Като опция можете да запишете пощата във формат на съобщение на Outlook или файл във формат HTML. В този случай той не може да се използва като шаблон в Outlook.

   

4. С едно щракване върху „Запазване“ запазвате новия шаблон в личната си папка с шаблони. Трябва да изберете подходящо, разбираемо описание като име на шаблоните. По подразбиране папката с личен шаблон може да бъде намерена на следното място в Windows: "C: \ users \ username \ appdata \ roaming \ microsoft \ templates."

Важно: Ако създадените имейли трябва да се използват изключително за повторно изпращане и да не бъдат запазени като шаблон, използвайте функцията за проследяване в Microsoft Outlook.

Шаблонът, който сте създали в Outlook, е веднага достъпен за използване.

Създайте нов имейл от шаблон - така работи

Ако искате да създадете нов имейл от предварително създаден шаблон, можете да използвате следната схема:

1. Вместо да отваряте нов имейл с помощта на бутона „Нова електронна поща“, отворете бутона „Нови елементи“ в менюто. Под Елементи изберете полето: „Допълнителни елементи> Избор на форма“.

   

2. В следващия прозорец кликнете в полето „Избор на формуляр“ в списъка за търсене на опцията „Шаблони във файловата система“.

   

3. След това се отваря стандартната папка "Шаблони". В тази папка ще намерите шаблони на Outlook с типа на файла *.често по същия начин други шаблони на Office за Word, Excel или PowerPoint. Ако вашият шаблон е записан в друга папка, щракнете върху „Преглед“ и изберете шаблона, който искате.

   

4. В последната стъпка изберете желания шаблон и кликнете върху „Отваряне“.

Вашият шаблон ще се отвори в редактора на имейли на Outlook. Можете да персонализирате това преди да го изпратите и да добавите бързи модули. В допълнение към текстовите промени, трябва да въведете получателя (ите) в полетата До, CC или Ск. Също така е важно да въведете смислена тема и да проверите съобщението за правописни и символни грешки, преди да изпратите. След като вашата електронна поща, създадена от шаблона, е завършена, тя може да бъде изпратена както обикновено.

Шаблоните на Outlook обикновено не трябва да се използват за имейли. Ако вашите задачи включват ежедневно изпращане на заявки за срещи със същото или подобно съдържание до еквивалентни получатели, шаблоните също могат да бъдат полезни и да спестят време.

Има смисъл да правите повтарящите се процеси и поръчки по -ефективни, като създавате шаблони в Outlook. Вместо да пишете същите или подобни текстове няколко пъти на ден, шаблоните ви помагат да спестите време и да осигурите аналогия с имейлите. Това е особено полезно в бизнес контекст, например с оферти на клиенти и заинтересовани страни.

Обобщение и заключение: Ефективно и лесно е създаването и използването на шаблони в Outlook

За да се избегнат съкращения в ежедневния работен процес, е целесъобразно да се създадат шаблони. Подобно на Microsoft Word или PowerPoint, това е възможно и в Microsoft Outlook само с няколко щраквания на мишката.

Можете да запишете шаблон в стандартната папка с шаблони само за няколко стъпки. Проектирането на нови съобщения от шаблони също става само с няколко кликвания. Тази процедура гарантира спестяване на време, съответствие при отговорите на запитвания и намалява грешките при създаването на имейли. Шаблоните на Outlook могат да се използват и за заявки за срещи или срещи. Потребителите, които използват шаблони специално, са по -ефективни и използват функциите на Outlook професионално.