С тези стъпки можете да напишете имейл на Outlook за нула време
Писането на имейли е част от ежедневието на повечето хора. Стана нормално да се изготвят лични или бизнес имейли, тъй като ползите от комуникацията по имейл са очевидни. Преди всичко, скоростта, с която съобщението достига до получателя, е трудно да се победи. В допълнение към добре познатите месинджърски услуги като WhatsApp или Telegram, електронната поща все още е едно от най-важните и най-приетите международни средства за комуникация.
Това се дължи и на факта, че не са необходими никакви усилия при съставянето на имейл. Понастоящем почти всеки има собствен имейл адрес. Най-известната програма за комуникация по електронна поща е Microsoft Outlook. Както в платената си версия за компютри с Windows, така и в безплатната си версия на таблети и смартфони, тя се използва от милиони потребители всеки ден. В допълнение към конвенционалното писане на имейли, съобщенията в Outlook могат да се създават и от шаблон. Възможно е също така да запазите текстови модули и да ги вмъкнете в имейли, за да проектирате имейли по-ефективно.
Видео урок: как да съставяте и изпращате имейл в Outlook
Съставете имейл в Outlook - така работи
Ако искате да съставите имейл в Microsoft Outlook, отворете раздела „Старт“ в първата стъпка. В горната област на менюто на раздела „Старт“ ще намерите бутона „Нов“ под „ Нов бутон ”.
След като щракнете върху полето „Нова електронна поща“, ще се отвори нов прозорец. В прозореца за съобщения можете да съставите и изпратите нова поща.
Ако искате да напишете съобщение на различна бланка, изберете бутона „Нови елементи“ вместо „Нова електронна поща“.
В опцията „Имейл съобщение с> Други канцеларски материали“ можете да отворите и запазите друга канцеларска стока като фон за пощата.
Полетата за избор „От“, „До“, „Копия“ и „Ск“ и темата са от съществено значение за съставянето на ново съобщение. Следното значение е скрито зад отделните полета и съкращения:
|
поле |
смисъл |
|
от |
В полето „От“ въведете имейл акаунта, от който трябва да бъде изпратено вашето съобщение. Ако управлявате няколко акаунта в Outlook, можете да изберете от кой акаунт да се изпраща електронната поща. |
|
При |
Имейл адресът на получателя трябва да бъде въведен в полето „До“. Редът на имената при избора на имейл адресите може да бъде показан по азбучен ред в полето „До“. Бакшиш: Microsoft Outlook записва всички въведени имейл адреси в така наречения списък за автоматично попълване. От съхранената информация софтуерът предлага подходящи адреси, когато ги въведете. Безплатните инструменти могат да помогнат за редактирането на списъка за автоматично попълване. |
|
Cc |
Съкращението "Cc" буквално означава "копие на копие" и означава копие на немски език. Ако получателят получи съобщение в Cc, става ясно, че той не е основният получател. |
|
Ск |
Полето „Bcc“ буквално означава „сляпо копие на копие.“ Английският термин може да се преведе като „скрито или невидимо копие на въглерод“. Ако имейл адрес е въведен в полето Ск., Други получатели на съобщението не могат да видят на кого е изпратен имейл. Ако искате да знаете в ретроспекция кои адресати са получили имейл от вас в Bcc, отворете полето за избор „Подробности“ в свойствата на имейла. |
|
справка |
Темата на писмото показва темата или „червената нишка“ на съобщението. Добра форма е да попълните полето „Тема“ с разбираема заглавка. Ако в съобщение не е въведен предмет, това може да доведе до идентифициране на пощата и сортиране като нежелана поща от спам филтъра на получателя. С разбираем идентификатор или съкращение в темата можете да покажете на получателя важността на съобщението. Съкращенията показват, че това е изключително информационна поща, запитване или поръчка. |
В допълнение към споменатите полета, които са от съществено значение за изпращане на съобщение, всеки имейл се нуждае от специфично съдържание.
Това може да бъде въведено поотделно в текстовото поле на съобщението. С щракване в текстовото поле курсорът се появява в първия ред на екрана. В резултат на това електронната поща може да бъде специално съставена с текст или други стилови елементи. Следните опции за форматиране са налични за вас в раздела Съобщение:
Копирайте изображения и текст от клипборда
Можете да копирате елементи, текст или изображения от клипборда и в същото време да изберете да копирате формата на текста, например шрифта, в електронната си поща. Снимки и графики могат да бъдат вмъкнати в текста или приложени към имейла като прикачен файл. Ако картината е твърде голяма и има размер на файл от няколко мегабайта, можете да намалите размера на файла в Outlook. Това работи, като маркира изображението за вмъкване и редактира прикачените изображения в раздела "Информация" в раздела "Файл". С едно щракване върху полето за избор „Регулиране на размера на големи изображения при изпращане на съобщението“, файлът автоматично се намалява.
Вградете напомняния за получатели в имейли и цитирайте правилно
Командата „Флаг за получатели“ в раздела „Съобщение“ е подходящ инструмент, който можете да използвате, за да напомняте автоматично на получателите да ви отговорят. Тази процедура ви спестява един или повече имейли с напомняния.
Вместо да цитирате изцяло всеки имейл, когато отговаряте и прикачвате съдържанието, можете да зададете в Outlook, че е прикачен само последният имейл. Този вид изпращане на имейл е по -ефективен в много случаи и помага да се поддържат нещата ясни.
Предварително зададеното съкращение „FW:“, което означава „Препращане“ в комуникацията по електронна поща, може да бъде променено и оригиналният текст може да бъде идентифициран например чрез отстъп или специални знаци.
Менюто "Текст" - командният център за индивидуално форматиране
Ако въведете личен текст в текстовото поле, ще намерите различни бутони в менюто "Текст", за да форматирате текста. В допълнение към показването на текст с „удебелен“, „курсив“ и подчертаване на текста, можете да вмъкнете точки или номерация. Можете също така да решите дали текстът ви да бъде центриран, оправен вдясно, оправдан или вляво и кой цвят и шрифт да се използват. Ако Outlook изтрие прекъсванията на редове в обикновени текстови имейли без HTML форматиране, промяна в настройките ще помогне за решаването на този проблем.
Менюто „Вмъкване“ - прикачете прикачени файлове и визитни картички към съобщения
В елемента от менюто „Вмъкване“ можете да добавите файл или елемент като прикачен файл към вашата електронна поща. Можете също да изпращате получени имейли като прикачен файл. Това може да бъде от съществено значение при изпращане на имейл на бизнес документи в PDF формат или важни чертежи.
Ако искате да гарантирате, че всеки човек, с когото кореспондирате по имейл, разполага с вашите текущи данни за контакт, можете да го прикачите автоматично към всеки имейл под формата на цифрова визитка (vCard) и да го изпратите заедно с него. Освен това имате възможност да управлявате вашите подписи в елемента от менюто „Вмъкване“. Подписът е част от текст в края на имейла, който съдържа информация за подателя. Подписите се изискват по закон в бизнес имейли.
Ако искате също да вмъкнете текущата дата в имейл, можете да го вмъкнете с клавишната комбинация ALT + SHIFT + D.
Маркиране и настройка на уместността на имейла
В Microsoft Outlook е възможно да се маркират отделни съобщения с бележка за уместност. Имейлите с голямо значение се показват отделно на получателя. Въпреки този идентификатор, няма гаранция, че така маркираните имейли ще бъдат обработвани по-бързо от получателя. Поради тази причина е въпрос на спор дали маркировката „високо значение“ има смисъл или личният разговор за критичен по време въпрос е по-продуктивен.
Правопис и пунктуация - вградени инструменти за професионално копирайтинг
В допълнение към опциите в раздела „Съобщение“, разделите „Вмъкване“ и „Форматиране на текст“ предоставят допълнителни опции за персонализиране на вашето съобщение.
Когато пишете текст, също е важно правописът и пунктуацията в текста да бъдат професионализирани. Грешките при изразяване или запетая разсейват и оказват отрицателно въздействие върху получателя. Поради тази причина можете да проверите текста автоматично в раздела „Проверка“ под елемента от менюто „Правопис и граматика“.
Ако искате темата да бъде включена в корекцията от проверката на правописа в допълнение към текста, трябва да посочите това в настройките на Outlook.
За по -стари версии на Outlook корекцията на Duden беше достъпна като програма за професионални корекции като алтернатива на интегрираната програма за проверка на правописа.
Разделът „Преглед“ предлага и възможност текстът да бъде прочетен или преведен от компютъра. Тезаурусът ви помага да намерите смислени синоними за излишни думи и термини.
Изпращайте имейли до получатели с помощта на бутона „Изпращане“
След като сте написали напълно и проверили текста на съобщението си, трябва да го изпратите в последната стъпка. Това става в текстовия прозорец, като щракнете върху полето "Изпрати". Ако не сте сигурни дали съобщението трябва да бъде изпратено в този момент, можете алтернативно да активирате функцията за автоматично запазване.
След като щракнете върху полето „Изпращане“, без да активирате функцията за автоматично запазване, вашето съобщение ще бъде във входящата поща на получателя в рамките на няколко секунди.
Бакшиш:
Може да се случи, че имейл не достига до получателя, след като е изпратен. В повечето случаи ще получите съобщение за грешка от доставчика на услуги. В такъв случай всички предишни и настоящи версии на Microsoft Outlook имат възможност за повторно изпращане на електронната поща само в няколко стъпки. Това работи, като щракнете върху бутона „Повторно изпращане на това съобщение“ в раздела „Съобщение“.
Ако имейли не се изпращат, когато сте в чужбина, това може да се дължи на неправилни настройки на акаунта. В този случай е полезно да проверите настройките и SMTP порта.
обобщение
За дългогодишни потребители на Microsoft Outlook, както и за неопитни потребители, е лесно да съставите имейл с Microsoft Outlook и да го изпратите на получател. В раздела „Начало“ бутонът „Нова електронна поща“ води до текстовия прозорец за ново съобщение. Това може да бъде индивидуално форматирано и професионално с връзки, изображения и подпис. Допълнителните раздели и опции гарантират, че имейлите могат да бъдат съставени и предадени по всяко време. По този начин е възможна компетентна комуникация по електронна поща както в професионална, така и в частна среда.
