Как да ревизираме документи в Word

Ето как можете да правите промени в документите на Word

Като правило, когато създавате текстов документ, уверете се, че оформлението е правилно и че избягвате правописни, граматически и пунктуационни грешки. След като работата по съдържанието и формата на текста приключи, често все още има изолирани недостатъци. Поради тази причина има смисъл да се преразгледат документите отново в края и да се направят промени, ако е необходимо.

Word: Проследявайте, преразглеждайте и коригирайте промените

Microsoft Word включва различни опции за редактиране на текстове. Особено когато текстовете трябва да бъдат коригирани не само от автора, но и от други хора, разнообразните функции на програмата Office са идеални за проверка.

Докато наличните шаблони вече дават възможност за спазване на формалните аспекти, Word също автоматично проверява правописа и пунктуацията в текстовия документ. Тези функции в Word са известни на повечето потребители и са обозначени с червено или синьо, подчертаващо конкретната позиция. Но кои функции, т.е. интегрирани инструменти на програмата, все още могат да се използват? Например как работи проследяването на промените?

Когато получите текст, който трябва да прегледате и редактирате в Word, можете да следвате тези стъпки, за да направите корекции и да проследите промените:

Отворете раздела „Провери“ в лентата с менюта на вашия Word файл.

Тук ще намерите различни опции за вмъкване на промени и съответното им маркиране. Например, щракнете върху бутона Follow Up, за да отворите съответния раздел.

На този етап имате избор дали искате да проследявате промените. Ако кликнете върху съответния символ, редакциите в текста, които след това извършвате, се маркират като така наречените надценки. По този начин авторът може да разбере и да проследи кой е редактирал текста, къде и кога и е направил промените.

След това вашите коментари могат да бъдат прехвърлени в текста чрез полето „Приемам“.

Ако ревизирате документ в режим на корекция, благодарение на яркия цвят, за редактора е по -лесно да види промените и евентуално да ги запази веднага. Ако няколко рецензенти работят по файл, в крайна сметка авторът може по -добре да разбере кой е предложил корекциите.

Приемете промените в Word: Ето как работи

Получавате ли документ с множество промени и бихте искали да проследите и приемете промените последователно? След това направете следното:

1. Кликнете върху раздела „Преглед“ в лентата.

2. С натискане на „Приемам“ приемате промяната, „Отхвърля“ отхвърля промяната.

   

3. Можете да преминете от ревизия към ревизия, като кликнете върху бутоните "назад" и "следващ".

Важно: Не приемайте никакви промени, като използвате „назад“ и „следващ“.

Настройка на маркиране: инструкции

Ревизиран документ е твърде объркващ за вас? Като зададете кои маркировки да се показват, можете да следите нещата: да избирате между всички пояснения, ревизии на формат и ниво на текст или просто да показвате къде е променено нещо директно в текста. За да направите това, направете следното:

1. Кликнете върху раздела „Преглед“ в лентата.

2. В падащото меню за „Показване на маркирането“ изберете кои маркировки искате да видите: Коментари, вмъквания и изтривания и форматиране.

   

3. Под „Markup: all“ можете да изберете дали искате да видите всички промени директно в текста или просто да видите, че нещо е променено.

бакшиш: Искате ли да отпечатате документ без коментари или редакции? След това изберете „Markup: none“.

По този начин можете да вмъквате коментари и да коригирате грешки

В Word могат да се намерят различни видове надценки. От една страна, самата програма подчертава думи, които съдържат грешки. От друга страна, редакторите също могат да използват режима за корекция. При по -внимателно разглеждане на маркировката можете бързо да видите кои предложения искате да приемете и кои искате да отхвърлите.

Ако например изглежда, че Word многократно е маркирал име или технически термин, който не може да бъде намерен в речника, но все още съществува, можете лесно да го добавите в речника. По принцип червените вълни, които подчертават грешките, могат да бъдат изключени, например, ако ви пречат при четене.

Други маркировки могат да идват и от коригиращи читатели, които са използвали коригиращия режим. Ако след това използвате режима на редакция, имате възможност да приемете коментарите на редакторите. Възможно е няколко души да са работили по един документ едновременно. Следователно надценките и коментарите могат да бъдат идентифицирани в различни цветове. Това ви позволява да зададете цветовете на коментарите, както искате да различавате коментарите.

В допълнение към маркировките, функцията за коментар може да се използва и за предлагане на идеи за промяна или предложения за подобрение в документ. Как да използвате функцията за коментар в Word:

1. Отворете раздела „Проверка“.

2. В областта за коментари ще намерите бутона „Нов коментар“. С едно щракване на мишката върху областта, друга колона и балон с реч ще се отворят в края на избраната от вас област. По този начин можете бързо да добавите конкретни маргинални бележки към текста, които след това авторът може да вземе предвид при преразглеждането.

   

3. В същата област на лентата на вашия файл можете да изтриете коментари, ако вече сте ги включили.

Също така е добре да знаете, че можете да превключвате между отделни коментари и по този начин да пропуснете коментарите и да редактирате други засега. Можете също да видите директно последната промяна. Това прави редактирането на файла още по -ефективно.

Функции в Word: Тези настройки опростяват работата ви

Microsoft Word не само ви улеснява при проектирането на текста, докато пишете. Програмата ви предоставя и някои функции, които ускоряват ревизията в края на процеса. В допълнение към опцията за коригиране на чести грешки само в няколко стъпки с помощта на „Find & Replace“, Word също така позволява повече разнообразие в текста благодарение на речника на синонимите. Други функции и функции, за които трябва да знаете в Word, са:

• Функции на полето
• Макроси
• Цитати
• Номера на страници
• дата
• Хипервръзки

Заключение: Ето как можете да правите ревизии в Word

Когато настройвате страница, не само се уверявате, че правилно подреждате заглавката и долния колонтитул, съдържанието, преводите и списъка с източници, но съдържанието и правописът също трябва да са правилни. С изгледа от дясната страна вече няма да пропуснете маркирането на грешка. Нова проверка на правописа в края на текстовата работа също изглежда полезна.

Ако има спецификация за броя на думите или знаците, можете да накарате Word да ги преброи и да ги провери бързо и лесно. Възможно е също така да се отпечатат само текстовите корекции. Като цяло настройките на програмата предлагат широк спектър от възможности за преразглеждане на текстови документи.

Като проследявате промените, можете да видите точната история на промените в документа. Така наречените маркировки са полезни помощници: Те визуализират промените в теста. И накрая, след като са направени всички ревизии, можете да запишете готовия файл като PDF или да изпратите документи под формата на писма от формуляри.

ЧЗВ

Как мога да покажа промените, направени от други редактори?

В зависимост от режима, в който други редактори са коригирали или коментирали съответния документ, коментарите могат да се показват по различни начини. Така или иначе, можете да решите кои предложения да разгледате. За да направите това, отворете раздела „Последващи действия“ под раздела „Проверка“. Тук можете да зададете отметки за различните групи грешки.

Как мога да вмъкна коментари в текст?

Разделът „Преглед“ ще ви отведе до бутона „Коментари“. На този етап можете да създадете нов коментар, като маркирате необходимия текстов пасаж и след това щракнете върху полето „Нов коментар“. Напишете бележката си в речевия балон. Word предлага възможност за интегриране на мастилени коментари. Можете да коментирате документи без клавиатура.