Как можете автоматично да получавате отчети за състоянието на прехвърлянето на задачи чрез Outlook

За да знаете винаги текущото състояние на статуквото след делегиране на задачи чрез вашия Outlook, можете да посочите, че искате да получавате отчет за състоянието на прехвърлени задачи. Това също може да има смисъл, особено при обширни задачи

Как да конвертирате задача в заявка за задача на по -късна дата

Ако вече знаете, когато въвеждате задача, че искате да я делегирате, не създавайте задача, а заявка за задача. Винаги обаче ще се случи, че сте въвели задача в планиращия си задачи и след това искате да я прехвърлите на някой друг по -късно. В Outlook работи по следния начин:

1. Щракнете с десния бутон върху задачата в планировчика на задачите и извикайте командата Задайте задача На. Или можете да отворите задачата. В Outlook до версия 2003 след това извиквате командата Действие - възлагане на задача На; в Outlook 2007 или по -нова версия кликнете върху бутона Задайте задача[1].
   
2. След това въведете имейл адреса на лицето, на което искате да делегирате задачата, напишете кратко съобщение и коригирайте крайния срок (така че все още имате време да прегледате резултата).
3. Уверете се, че имате двете възможности Запазете актуализираното копие на тази задача в моя списък със задачи и Изпратете ми доклад за състоянието веднага щом задачата бъде изпълнена са включени. В противен случай задачата няма да се появи в планиращия ви задачи; освен това няма да бъдете уведомени автоматично, когато задачата приключи.
4. Изпратете заявката за задача.

Във всеки случай трябва да направите тези настройки

Така че делегираните задачи винаги се появяват в планиращия ви задачи и вие ще бъдете уведомени, когато задачата е изпълнена, препоръчвам ви да активирате две настройки във вашия Outlook. Тогава не е нужно винаги да помните да активирате опциите от стъпка 3 от предишния раздел, когато делегирате:

1. В Outlook до 2007 г. се обаждате Инструменти - Опции - Опции за задача на, в Outlook 2010 и по -нови, командата Файл - Опции - Задачи.
2. В Outlook до 2007 г. изключете двете опции Поддържайте зададените задачи актуализирани в списъка със задачи и Изпращане на доклад за състоянието, когато задачите са изпълнени а.
   В Outlook 2010 и по -нови версии активирайте следните опции:
   Актуализирайте моя списък със задачи със копия на задачи, които възлагам на други хора и Изпратете отчет за състоянието, когато изпълня възложена задача.
3. Затворете диалоговите прозорци.

Ето как можете да покажете състоянието на завършване в планиращия си задачи

В списъка с дейности (изглед Прост списък) колоната липсва % завършеноче в гледката Списък с подробности появява се. Ако често делегирате доста обширни задачи и вашите служители редовно документират в Outlook какъв процент от задачата вече са изпълнили, препоръчвам ви да използвате % завършено също в гледката Прост списък да вмъкна. Това е по -добър начин да поддържате себе си в течение. За да направите това, направете следното:

1. Изберете изгледа в планировчика на задачи Прост списък.
2. Щракнете с десния бутон върху едно от заглавията на колоните, например върху Тема на задачатаи извикайте командата Избор на поле На.
3. Плъзнете бутона % завършено от диалоговия прозорец с левия бутон на мишката, натиснат до реда с заглавията на колоните. Например плъзнете бутона зад заглавието Дължи на. Червените стрелки показват къде ще бъде вмъкнат бутонът като нов заглавие на колона. Веднага щом поставите бутона в желаната позиция, отпуснете бутона на мишката.
4. Ако не искате да вмъквате повече колони, затворете диалоговия прозорец Избор на поле.