Таблици на Excel: структурата с един поглед

Редове, колони, клетки, заглавия

Microsoft Excel се използва в частни и бизнес области. Благодарение на програмата е възможно да се извършват математически изчисления и да се задават различни параметри в различни отношения. По принцип това звучи абстрактно в началото. Excel обаче е основно интелигентна програма, която ви помага да събирате данни, да ги оценявате и представяте, както желаете. За да можете да използвате тези функции на Excel за професионални или лични цели, препоръчително е да създадете таблица в Excel, която потребителите да могат да форматират свободно. Но как е структурата на таблиците в Excel и какво е възможно?

Ето как изглежда структурата на таблиците в Excel

Програмата предлага различни области на приложение и следователно е много гъвкава. Важно е обаче да се разбере как е структурирана електронна таблица на Excel и как се захранва със съответните данни. Веднага щом потребителите отворят програмата, те имат работна книга пред себе си, която се състои от празен работен лист. Заглавките на редове и колони ограничават отделните клетки. Данните под формата на числа и текст, въведени в празен работен лист, първоначално се наричат списък на Excel. Този списък или отделни диапазони от клетки могат да бъдат форматирани в таблица на Excel с прости стъпки. По принцип структурата на таблиците на Excel изглежда така:

• Линии
• колони
• Клетки
• регистрирам

Форматираните таблици са представени с редове и колони. Заглавките на редовете са хоризонтални и номерирани последователно. Главите на колоните вървят вертикално и са присвоени на буква. Точката, в която ред и колона се срещат, се нарича клетка. Например, клетка B3 е точката, която е резултат от ред 3 и колона B. Има и раздели за регистър. Можете да го създадете, когато вашият файл стане по -голям. Можете лесно да превключвате между различни таблици в работен лист, като използвате раздела регистър. Поради леката структура на различните елементи, потребителите могат да въвеждат различни данни в таблична форма и по този начин да ги показват ясно.

Използване на таблици на Excel: частни и професионални области на приложение

Независимо дали става въпрос за финанси или за статистически анализ на данните - Excel е най -широко използваната програма за електронни таблици.

С Excel например има възможност за запис на входове и изходи (независимо дали са частни или бизнес). Потребителят може да персонализира кои формули се използват за въвеждане на стойностите. С помощта на табличната структура на Excel може бързо да се създаде преглед на данните.

Пример за таблица на Excel от частния сектор

Водите книга за бюджета в електронната си таблица на Excel. Можете да определите колко високи са вашите приходи и разходи. Можете да категоризирате разходите в различни групи. Например: наем, хранителни стоки, застраховки и др. Като използвате различни формули и въвеждате различните разходи, можете например да наблюдавате финансите за по -дълъг период от време. По този начин можете да анализирате как разходите ви са се променили през последния месец или дори през последните пет години.

Пример за електронна таблица на Excel от бизнес сектора

Компаниите могат да използват таблици в Excel, за да записват и оценяват данни, например от различни фирмени локации. Това може да включва определяне на печалбите изцяло или разделени на отделни клонове. В допълнение, данни за персонала, например, могат да бъдат вмъкнати в таблици на Excel.

Обобщените таблици като специална форма на таблицата

Ако данните са в таблична форма и искате да ги оцените, програмите за електронни таблици като Excel предлагат възможност за създаване на така наречената обобщена таблица. Това е специална таблица, с която голямо количество данни може да бъде намалено до разбираем обхват и анализирано. Например, фокусът може да бъде поставен върху запис от данни от същия тип и обобщен в обобщена таблица. Частичните резултати могат да бъдат изчислени по същия начин. Структурата на обобщена таблица е подобна на структурата на таблица в Excel; той просто изпълнява друга функция.

Пример за обобщена таблица

Една компания има данни за своите служители под формата на списък. Това може да бъде например отдел, пол, година на раждане, заплата и години на работа в компанията. Тази таблица в Excel вече може да се преобразува в обобщена таблица. Това има предимството, че различните данни могат да бъдат оценявани по различен начин. Например, обобщената таблица може да изчисли средната заплата, общата заплата или да преброи служителите в отделни екипи. Възможно е също така да се оцени колко жени и мъже има в компанията или колко висока е средната възраст на служителите.

Структурата на таблиците на Excel предлага тези предимства пред списъците

Веднага след като данните се въведат в Excel, първо се създава списък. Списъкът може да се преобразува в таблица с помощта на бутони или комбинации от клавиши. Таблиците имат няколко предимства пред списъците. Особено при работа с големи масиви от данни, грешки могат да се прокраднат по време на преместване, оценка или сортиране, които унищожават целия набор от данни. В случай на таблици, от друга страна, сортирането на записите с данни не е неправилно. Таблиците представляват големи набори от данни по управляем начин и предлагат възможност за разширяване на данните при необходимост.

Как работи форматирането на таблици в Excel?

Таблиците са лесни за форматиране. С няколко кликвания има различни опции за формат, които гарантират, че информацията е представена ясно.

• Заглавни и долни колонтитули
• Редове с резултати
• Свързани редове и колони
• Първи и последен ред
• Автофилтър

Заглавни и долни колонтитули за по -добър преглед

Excel ви предлага опцията за вмъкване на заглавни и долни колонтитули. Това ви позволява да направите таблиците в работната си книга по -ясни и да предоставите необходимата информация. В горните или долните колонтитули има място за номера на страници, дати или имена. Има и заглавни редове, които показват типа на данните, въведени в съответните клетки. Това могат да бъдат например обозначения, количества или периоди от време. Можете да ги филтрирате, както желаете. За разлика от списъците, горните и долните колонтитули на таблиците могат да бъдат скрити и показани.

Редове с резултати като част от таблицата на Excel

Редовете на резултатите са там, за да покажат сумата от различни клетки или диапазони от клетки като общ резултат. В допълнение към създаването на суми, други функции могат да бъдат присвоени на реда с резултати. Те също могат да бъдат показани и скрити в таблиците.

Обединени редове и обединени колони за обобщаване на множество диапазони от клетки

Клетките могат да бъдат свързани вертикално и хоризонтално. Това е необходимо, за да се осигури по -добър преглед в таблица. Например, вие сте създали клетка за всеки месец. За да стане по -ясно какво означават въведените числа, можете да обедините клетките над данните и да вмъкнете заглавие там. Например, може да се каже „месечни продажби“. Можете също така лесно да маркирате първата и последната колони във форматирани таблици. Възможно е също да замразите първия или последния ред. Това осигурява необходимия преглед, особено при дълги таблици. В противен случай при превъртане е лесно да загубите какъв вход е.

Автофилтърът е полезен за сортиране на данни

Друга забележителна функция в Excel е така нареченият Автофилтър. В допълнение към функциите за филтриране има и опции за сортиране. Например, ако искате да сортирате списък с имена по азбучен ред. След това обаче трябва да се направи настройка, така че да се сортира не само колона, но и съответните редове. Автофилтрите имат предимството, че например можете да сортирате по азбучен ред или числа от малки до големи и че свързаните данни също се сортират автоматично. В допълнение, индивидуалната информация може да бъде филтрирана.

Пример за автоматичен филтър

В таблицата на Excel с данни за служители искате да филтрирате колко от тях идват от местоположение xy. За да направите това, трябва да настроите подходящия автоматичен филтър и да се покажат само подходящите служители. Освен това можете да филтрирате според няколко параметъра. Например място на произход и екип. Със съответните автоматични филтри потребителите могат да разберат колко служители от екип живеят на едно и също място.

Предварително дефинирани и персонализирани стилове на таблици

Excel ви предлага голям избор от различни предварително зададени шаблони за формати на таблици. Голямото предимство на това е, че полезните елементи на таблицата могат бързо да се адаптират и променят. Възможно е също така да създавате персонализирани стилове на таблици. По -специално компаниите могат да създават таблици в собствен корпоративен дизайн. По този начин таблиците могат да бъдат показани със собствен шрифт или ваши собствени цветове.

Използвайте ефикасно структурата на Excel за вашата работа

Ако искате да използвате форматирани таблици на Excel в професионална или частна среда, трябва да се запознаете с основите на програмата. За мнозина Excel е обезсърчаваща програма с безброй объркващи функции.

По принцип е препоръчително първо да се концентрирате върху основите на работата. Само защото основните функции като форматирането са усвоени, програмата вече може да се използва ефективно.

Също така е полезно да знаете кои функции изобщо може да поеме програмата. Не е важно дали потребителят знае коя формула се използва и как. Това все още може да бъде проучено и присвоено след това. Ако искате да използвате Excel за конкретна цел, първоначално трябва да се ограничите до това при придобиване на умения и евентуално след това да се запознаете с други функции. Това гарантира, че потребителят не се отлага от обхвата на програмата от самото начало и губи обзора.

Заключение: Форматираната структура на таблицата на Excel улеснява прегледа на данните

Програмата Excel е част от пакета Microsoft Office и е достъпна за потребители на Apple и Microsoft. С програмата за електронни таблици потребителите могат да изброяват данни в таблица в работната книга и да ги оценяват от програмата. Лесната структура на таблиците на Excel предлага на потребителите структурирано показване на данни чрез заглавки на редове и колони, заглавия и редове с резултати. Освен това е възможно да се използва форматиране, за да се подчертаят важните области на клетките и стойностите, които те съдържат, или да се промени шрифта и размера. Освен това въведените данни могат да бъдат преобразувани в диаграми в таблиците на Excel, например, за да се покаже ясно разпределение на информацията. В сравнение със списъците с данни, структурата на таблиците на Excel има предимството, че са налични разширени функции, които правят възможно спестяването на време и по-ефективна оценка на записите. В допълнение към индивидуалния дизайн на таблици, потребителите, разбира се, получават и шаблони, които могат да използват за оценка на своите данни в работния лист.