Групи за контакти в Outlook - ефективна комуникация в група

Как да създадете списъци за разпространение

Всеки ден, в професионална или частна среда, има нужда да изпращате имейли до различни типове хора или групи хора. В много случаи съдържанието на едно съобщение трябва да достигне до различни получатели. Неопитни потребители на Outlook могат да работят с „копиране и поставяне“ за такава задача и да изпращат съдържанието на съобщение до различни контакти по този начин.

Изпращането на съобщения до множество получатели с „копиране и поставяне“ е най -много второто най -добро решение. В допълнение към факта, че копирането и поставянето на текстове е предразположено към грешки, трябва да се вземе предвид и факторът време. По -добрата алтернатива е да създадете група контакти или списъци за разпространение в Outlook. Списъкът за разпространение на термините и групата за контакти имат еквивалентно значение. До версията на Outlook 2007 се използва терминът „списък за разпространение“. От Microsoft Outlook 2010 списъкът за разпространение е заменен с термина „група контакти“, който също се използва в текущата версия на Office Outlook 365. Използвайки списък за разпространение в Microsoft Outlook, можете да добавите група получатели към съобщение с едно щракване. Създаването на група контакти и списъци за разпространение в Outlook не е трудно и спестява много време в професионалната комуникация по имейл.

Създаване на група за контакти в Outlook - практически съвети за преработка

За да създадете нова група за контакти в Microsoft Outlook, първо преминете към раздела „Старт“. След това може да се създаде нов списък за разпространение с помощта на бутона „Нови елементи“. В текущата версия на Outlook елементът от менюто „Група за контакти“ е включен по -дълбоко в лентата с менюта, отколкото в по -старите версии на Outlook. Можете да намерите бутона под: „Допълнителни елементи> Група за контакти“.

След като щракнете върху бутона „Група контакти“, се отваря прозорец за избор, в който можете да направите вашите индивидуални настройки за новия списък за разпространение. Използвайте клавиатурата, за да изберете клавишната комбинация Ctrl + Shift + L.

Имате следните опции и опции:

бутон

Израз

Запазете отблизо

Елементът от менюто „Запазване и затваряне“ е от съществено значение в края на създаването на нова група за контакти. Можете да използвате бутона, за да запазите цялата информация за нови членове и получатели. В резултат на това групата за контакти е на ваше разположение по всяко време, когато изпращате конвенционални имейли. Важно: Преди да можете да изпратите съобщение до списък за разпространение в Outlook, групата за контакти трябва да бъде запазена. Това става чрез присвояване на уникално име и потвърждаване на това, като щракнете върху бутона „Запазване и затваряне“.

Изтриване на група	Изтрива списъка за разпространение.
Напред група	Списък за разпространение, който сте създали в Microsoft Outlook, може да бъде препратен на други хора. Възможно е да изпратите списъка за разпространение в интернет формат като vCard във файлове или алтернативно като контакт на Outlook.

Членове и бележки

Можете да изберете изгледа на прозореца в раздела „Дисплей“. С бутона „Членове“ можете да видите информацията за всички членове на групата. Можете да въвеждате коментари в списъка за разпространение под Бележки.

Добавете членове

Бутонът „Добавяне на членове“ може да се разбира като сърцето на групата за контакти в Microsoft Outlook. Можете да групирате членове от: Контакти в Outlook, Адресна книга, интегрирана в софтуера или Нов имейл контакт добавяне към списъка за разпространение.

Премахване на член	За да премахнете член на група от списъка за разпространение, изберете записа и щракнете върху бутона „Премахване на член“. Записът се изтрива.
Актуализирайте сега	Кликнете върху бутона „Актуализиране сега“, за да актуализирате изгледа в прозореца. Всички записи са актуализирани.
Раздел "Общувайте"	В раздела „Общуване“ имате възможност да изберете контакт от списъка за разпространение и да напишете индивидуален имейл на това лице. Възможно е също така да създадете заявка за среща за конкретен контакт.
Раздел „Категории“	Както при календара на Outlook, вие също имате възможност да присвоите елемента на категория за списъци за разпространение. Освен това можете да настроите последващите действия да напомнят за групата за контакти по-късно. Можете също да маркирате списъка за разпространение като „частен“.

В обобщение, имате различни опции и опции за настройка за индивидуално създаване на група за контакти и за адаптиране към вашите собствени нужди. Ако искате да адаптирате създадената група контакти по -късно и например да добавите нови членове от адресната книга, това може да стане по всяко време с помощта на бутона "Старт> Адресна книга".

След като изберете правилната адресна книга, можете да разпознаете списъка за разпространение по иконата, която показва две стилизирани глави. Можете да промените спецификациите на списъка за разпространение, като щракнете върху бутона „Свойства“. Всички адаптации трябва да бъдат потвърдени с "OK". Като алтернатива можете да намерите всички лични списъци за разпространение в лентата с менюта в раздела „Контакти“ в Microsoft Outlook.

Изпратете имейл до група за контакти в четири стъпки

След като създадете нова група за контакти, можете да използвате създадената група за разпространение, за да пишете на няколко получатели в една стъпка с Outlook. С 4 прости стъпки можете да изпратите нова поща до групата за разпространение:

1. Отворете нов имейл, като кликнете върху „Старт> Нов имейл“.

   

2. Отваря се познатият прозорец за въвеждане на имейл, с който можете да проектирате и изпратите нов имейл.

   

3. Вместо да въвеждате ръчно имейл адреса на получателя, щракнете върху бутона „До“ и потърсете желаната група контакти в адресната книга. Ако сте изпратили ново съобщение до група за разпространение веднъж, достатъчно е да въведете първите букви от името на списъка за разпространение в полето за въвеждане на бутона „До“. След няколко натискания на клавиши, групата контакти се показва като предложение и може да бъде избрана.

   Както при конвенционалните имейл съобщения, когато изпращате съобщение до група за контакти, можете също да решите дали те:

   • В полето „До“ се изпраща в обикновен текст до всички получатели на групата контакти. В този случай имейл адресите на всички членове на групата за разпространение са видими за всички.
   • Копие трябва да бъде изпратено до всички получатели от групата за контакти в полето „Копия“.
   • Трябва да се предава невидимо в полето „Ск“. Ако съобщението е изпратено до списъка за разпространение чрез „Ск“, няма да бъде препратен имейл адрес.
   

4. Изпратете съобщението, като кликнете върху бутона „OK“. Той ще бъде изпратен до всички членове на групата според вашите спецификации.

Изпращането на съобщение чрез списък за разпространение в Outlook е подобно на изпитаното изпращане на имейли до различни получатели. Чрез комбиниране на получателите в група за разпространение, съобщението може да достигне до много адресати в една стъпка. Тази процедура е особено ефективна, когато съобщенията трябва да се изпращат до една и съща група хора на непрекъснати интервали. Например, всички служители в отдел или всички работници на място в бизнес единица могат да бъдат групирани заедно в група за контакти. Съобщения със същото съдържание могат да бъдат изпратени до списъка за разпространение.

Обобщение и заключение: Работата със списъци за разпространение в Outlook е ефективна и проста

Има смисъл да се създават групи за контакти в Microsoft Outlook, ако фиксирана група от хора непрекъснато получава имейли със същото съдържание. В професионалната среда е целесъобразно да се създаде списък за разпределение за всеки отдел или група за разпространение за всички служители в компанията. Същото важи и за клубовете или в частния сектор. Списъкът за разпространение се създава в Outlook в раздела „Старт“ с помощта на бутона „Нови елементи“.

В по -старите версии на Outlook имената на бутоните и структурата на менюто се различават. Към групата за разпространение могат да се добавят както известни, така и записани в адресната книга, както и нови имейл адреси.

Съществуваща група контакти може да бъде адаптирана, предадена на други получатели или изтрита само с няколко кликвания. Потребителите на Microsoft Outlook, които професионализират комуникацията си с групи за контакти или, в по -старите версии, със списъци за разпространение спестяват ценно време и свеждат до минимум възможността за грешки при копиране и поставяне на имейли.