Съвети и инструкции за използване на функцията за търсене на Outlook
Ако използвате Microsoft Outlook интензивно, безброй имейли се събират в продължение на седмици, месеци или години и се съхраняват в различни папки и подпапки в програмата. С този поток от данни може да се случи да загубите представа за нещата. В такъв случай важни документи и информация потъват в дълбините на твърдия диск и не могат да бъдат намерени отново.
Microsoft Outlook има обширна функция за търсене, така че това да не се случи и въпреки обширния материал с данни, цялата информация може да бъде достъпна и прегледана само с няколко кликвания. Това улеснява потребителите да търсят ефективно и конкретно имейли и тяхното съдържание.
Използвайте незабавното търсене на Outlook
Съществена функция за търсене на отделни ключови думи или имейл съобщения е незабавното търсене в Outlook. В текущата версия на Outlook2022-2023 или Outlook 365 това винаги се показва в горната функционална лента.
Производителят Microsoft подобри функцията си за търсене в Outlook през пролетта на 2022-2023 г. с актуализация на функцията и включи много нови опции.
В допълнение към новата глобална позиция в горната лента с инструменти, Outlook ви предлага:
- Условия за търсене преди,
- Показва най -добрите резултати и
- Предлага различни опции за филтриране.
Най -важните нови функции на функцията за търсене на Outlook:
|
Предложени търсения |
Докато въвеждате дума за търсене в полето за търсене, Outlook прави предложения за подходящи ключови думи |
|
Топ резултати |
Най -важните резултати от търсенето са сортирани и показани в горната част. Тази функция прави търсенето по -ефективно и по -бързо |
|
Наскоро използвани термини за търсене |
С тази функция можете да видите и използвате предишните си параметри за търсене с едно щракване |
Можете да извикате незабавното търсене с комбинацията от клавиши CTRL + E или да използвате глобалното поле за търсене, за да въведете желаните параметри за търсене:
В по -старите версии на Outlook беше необходимо да се разшири областта на папките с настройката „Компактна навигация“. Това работи добре с бутона "Минимизиране / Разгъване".
След като сте извикали търсенето с CTRL + E или чрез полето за търсене, имате различни опции за търсене на файлове, папки или конкретни думи за търсене.
Изберете различни източници за търсене - така работи
Търсенето е предварително зададено в текущата пощенска кутия, например вашия акаунт в Exchange. Като алтернатива можете да посочите, че Outlook не само съхранява думата ви за търсене в текущата пощенска кутия, а по -скоро:
- В текущата папка,
- В подчинена пощенска кутия,
- Във всички пощенски кутии или
- Във всички елементи на Outlook, например и в календара
търси.
След активиране на незабавното търсене ще се отвори нов раздел в Microsoft Outlook. В раздела „Търсене“ имате на разположение допълнителни удобни за потребителя опции за ограничаване на търсенето на документ или конкретен термин.
Пример: Ако търсите имейл съобщение, което сте маркирали като ВАЖНО и което е имало един или повече прикачени файлове и е в текущата пощенска кутия, не е нужно да позволявате на Outlook да търси глобално във всички съобщения, записи в календара и задачи. Чрез въвеждане на критерии за търсене, Outlook търси желаната електронна поща по-ефективно и бързо.
Достатъчно е да се отбележат съответните параметри. След това те се показват с тъмен фон и се показват в текст в полето за търсене. Под раздела можете да видите всички съобщения, които са от значение за избраните настройки и бързо ще намерите това, което търсите.
Използвайте инструментите за търсене за задълбочени търсения
Търсите конкретно съобщение и не можете да го намерите веднага, въпреки професионалната функция за търсене на Outlook? В този случай може да бъде полезно да включите инструментите за търсене в раздела „Търсене“.
Там ще намерите различни други опции за търсене на ключови думи или новини и за стесняване на търсенето.
С разширеното търсене можете например да посочите полетата, в които трябва да бъде зададена заявка за търсене. Можете също да въведете кой е получателят или изпращачът на съобщението. Освен това получавате достъп до опциите на Outlook и можете да направите основни промени в начина, по който търсите в тази област на менюто.
Бакшиш: Използвайки раздела „Старт“ и областта на менюто „Търсене“, можете удобно да търсите в адресната си книга за контакти, без да напускате концептуалната област за имейли. За да направите това, въведете съответната дума за търсене в полето за търсене „Търсене на хора“.
Резюме: Функцията за търсене в Outlook е ефективна и целенасочена
Функцията за търсене на Microsoft Outlook ви предлага широка гама от опции за търсене на папки, имейли или отделни думи за търсене във вашата пощенска кутия. Най -лесният начин да отворите търсенето е да използвате комбинацията от клавиши CTRL + E. В зависимост от вашите нужди, функцията за търсене ви дава възможност да търсите подробно ключови думи и имейли и да посочите адресати или конкретни периоди от време.
