Управлението на списъци с адреси на вашия компютър е практично. Понякога обаче също е изгодно да имате под ръка разпечатана адресна книга. Различните подходи не трябва да се изключват взаимно.
Просто използвайте Word, за да поставите адресите си на хартия - независимо дали сте ги запазили в Outlook, Excel или друг източник на данни.
Всичко, което трябва да направите, е да използвате функцията за сливане на поща и да съставите „директория“ или „каталог“. Тъй като командите за обединяване на поща на всяка версия на Word са много различни, ето само основните процедури:
- Създайте нов документ на Word и стартирайте функцията за сливане на поща:
В Word 2010, 2007 чрез СТАРТИРАНЕ НА МАЙЛИНГИ-СЕРИЯ ПРИНТИНГ-СТАРТ СЕРИЯ ПЕЧАТ,
в Word 2003, 2002 / XP чрез ДОПЪЛНИТЕЛНИ БУКВИ И ПОЩИ-СЪЗДАВАНЕ НА СЕРИЙНИ БУКВИ или ПОМОЩНИК НА СЕРИЙНИЯ ПЕЧАТ
или в Word 2000 с EXTRAS SERIES PRINT. - Сега е важно да декларирате текущия документ като "директория" или "каталог":
В Word 2010, 2007 изберете опцията DIRECTORY в менюто на бутона START CONTINUOUS PRINT,
в Word 2003, 2002 / XP активирайте опцията ДИРЕКТОРИЯ в областта на задачите SERIES PRINT
и в Word 2000 изберете CREATE CATALOG в мениджъра за сливане на поща. - След това продължете както с нормален документ за сливане на поща, като свържете източник на данни (файл на Excel, адресна книга на Outlook и т.н.) и след това вмъкнете полетата за обединяване на поща, които ще съставят записите за вашата отпечатана адресна книга.
Особеното при директорията / каталога е, че Word не стартира нова страница за всеки запис в източника на данни. Вместо това всички записи на данни се извеждат директно един под друг - точно това за вашата отпечатана адресна книга. Но имайте това предвид, когато подреждате полетата за обединяване на поща в документа на Word.
Трябва също да добавите празен параграф под полето за сливане на последната поща, така че да има място между всеки запис.
Също така е полезно да сортирате записите по фамилия:
В Word 2010, 2007 изберете СПИСЪК НА ПОЩЕНИТЕ-НЕПРЕКЪСНАЩИ ПЕЧАТИ-РЕДАКТИРАНЕ НА СПИСЪК и кликнете върху СОРТИРАНЕ в диалоговия прозорец, който се показва. След това можете да изберете полето за име като първи критерий за сортиране.
В Word 2003, 2002 / XP отидете на „Стъпка 5 от 6“ в панела за задачи за сливане на поща, където щракнете върху РЕДАКТИРАНЕ НА СПИСЪКА НА ПОЛУЧАТЕЛИ. След това щракнете върху заглавието на колоната в полето за име, по което искате да сортирате.
В Word 2000 отворете SERIES PRINT MANAGER за сортиране, като щракнете върху бутона ЗАПИТВАНЕ ОПЦИИ. В следващия диалогов прозорец преминете към раздела СОРТИРАНЕ НА ЗАПИСИТЕ, за да посочите подходящото поле за име като ключ за сортиране. (pbk)
