Не е задължително да имате нужда от софтуер за синхронизация, ако искате да поддържате имейлите си актуални на два или повече компютъра. Просто трябва да внимавате с настройките на акаунта и да настроите едно или две правила с помощта на съветника за правила.
Както знаете, можете да използвате няколко компютъра за достъп до вашата пощенска кутия на пощенския сървър, например на GMX или Web.de, и за проверка на вашите имейли. Възможно е дори да се използват различни програми за електронна поща на компютрите-в допълнение към Outlook в офиса, например Windows Mail на личния компютър или дори програмата за електронна поща на Mac. Важното е коя електронна поща поща - протокол, който използвате за проверка на имейла си: POP3 или IMAP.
С безплатни имейл акаунти с GMX, Web.de, Google и т.н. сте настроени на протокола POP3, а с доставчици на платени услуги за електронна поща често имате избор между POP3 и IMAP. POP3 датира от времето, когато мястото за съхранение на сървърите беше ограничено и следователно ценно. Ето защо програмите за електронна поща, като Outlook, са предварително зададени по такъв начин, че изтриват имейли от сървъра веднага след като сте ги изтеглили чрез POP3 и сте ги запазили на компютъра.
По този начин можете да изтеглите всеки имейл само веднъж. Това обаче може да бъде избегнато, ако промените настройките за вашите имейл акаунти и инструктирате Outlook на всеки от вашите компютри да не изтрива имейлите от пощенския сървър, след като са били изтеглени.
Можете да прочетете как да направите това в следващия раздел. Протоколът IMAP има предимството, че имейлите във всеки случай остават на пощенския сървър - независимо от това колко често имате достъп до тях и независимо от настройките на акаунта във вашия Outlook. Само когато изрично изтриете имейлите от пощенския сървър с Outlook, те вече не съществуват там.
Предотвратете изтриването на имейли от POP3
Ако (трябва) използвате POP3 като протокол за предаване, но искате да проверите имейлите с два или повече компютъра, продължете по следния начин:
- Извикайте командата EXTRAS >> EMAIL ACCOUNTS или EXTRAS >> ACCOUNT SETTINGS в Outlook на вашия компютър (например в офиса).
- В Outlook 2003 или по-ранна версия, посочете, че искате да ПРЕГЛЕДАТЕ ИЛИ РЕДАКТИРАТЕ СЪЩЕСТВУВАЩИ ПРОФИЛИ НА ИМ-ПОЩАТА и щракнете върху СЛЕДВАЩА. В Outlook 2007 преминете към стъпка 3.
- Изберете своя имейл акаунт и щракнете върху ПРОМЯНА.
- Кликнете върху ОЩЕ НАСТРОЙКИ.
- В раздела РАЗШИРЕНИ активирайте опцията ОСТАВЯНЕ НА ВСИЧКИ СЪОБЩЕНИЯ НА СЪРВЪРА.
- За да не се препълни пощенската кутия на пощенския сървър, активирайте опцията REMOVE FROM SERVER AFTER … DAYS и въведете подходящ период от време.
- Затворете диалоговия прозорец и щракнете върху СЛЕДВАЩ, за да се върнете към диалоговия прозорец от стъпка 3.
- Ако сте настроили други акаунти за електронна поща в Outlook и искате да ги запитате на друг компютър, повторете стъпки 3 до 7 за тези акаунти.
- След като приключите, щракнете FINISH.
- Повторете стъпки от 1 до 9 на втория компютър (например у дома).
Ако използвате Windows Mail или Outlook Express вместо Outlook на вашия компютър у дома, променете настройките на акаунта в личната си програма за електронна поща, както следва:
Извикайте командата EXTRAS >> ACCOUNTS. Изберете вашия акаунт и кликнете върху СВОЙСТВА. В раздела РАЗШИРЕНИ активирайте опцията ОСТАВЯНЕ НА ВСИЧКИ СЪОБЩЕНИЯ НА СЪРВЪРА. Въведете броя дни, след които копията трябва да бъдат изтрити от сървъра.
Копия от изпратените имейли
По описания начин вие гарантирате, че получавате получените имейли на двата компютъра. Ако искате също копия на всички имейли на двата компютъра, които сте изпратили на един от двата компютъра, изпратете копие от този имейл на вашия собствен адрес. Можете да автоматизирате това с правило:
- Отворете имейл модула.
- Извикайте командата EXTRAS >> RULES AND NOTIFICATIONS (Outlook от 2003 г.) или EXTRAS >> RULE ASSISTANT (по -ранни версии на Outlook).
- В раздела ПРАВИЛА НА ИМЕЙЛ, щракнете върху НОВО ПРАВИЛО (или НОВО в Outlook преди версия 2003) и изберете СЪЗДАВАНЕ НА ПРАВИЛО БЕЗ ШАБЛОН.
- Изберете ПРОВЕРКА НА СЪОБЩЕНИЯТА СЛЕД ИЗПРАЩАНЕ и щракнете НАПРЕД.
- Активирайте опцията САМО НА ТОЗИ КОМПЮТЪР в горния прозорец и кликнете върху СЛЕДВАЩА.
- Сега включете в горния прозорец КОПИРАЙТЕ ТОВА НА СПИСЪК НА ЛИЦА / РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ (Cc).
- В долния прозорец щракнете върху синия подчертан СПИСЪК ЗА ЕДНО ЛИЧНО / РАЗПРЕДЕЛЕНИЕ. Изберете своя имейл адрес.
- Включете също НЕ ПРИЛАГАЙТЕ ДРУГИ ПРАВИЛА. Щракнете върху Готово.
- Затворете диалоговия прозорец с OK. Outlook продължава автоматично да създава копия на всички изпратени имейли в папката „Изпратени елементи“. Ако искате да предотвратите това да се случва в бъдеще, извикайте командата EXTRAS >> OPTIONS >> E-MAIL OPTIONS и деактивирайте опцията ЗАПАЗВАНЕ НА КОПИИ НА СЪОБЩЕНИЯ В ПАПКАТА „ИЗПРАЩАНИ ОБЕКТИ“.
