Знаете ли, че можете да продължите да използвате буквите си от Word в OpenOffice.org? В тази статия използваме писмо от формуляр на Word, за да покажем колко лесно е да го използвате в OpenOffice.org, без да се налага да въвеждате отново полетата за сливане на поща в I
Диаграми и формулярни писма от Word до Writer
Графиките са специален тип OLE обекти. По подразбиране диаграмите в документи на Word се създават с помощта на командата от менюто Word "Вмъкване / графична диаграма" създаден. Програмата "MSGraph" направено достъпно. MSGraph е част от Word и PowerPoint.
След като прехвърлите документа на Word в Writer, редактирането на диаграмата на компютър с инсталиран Word или PowerPoint първоначално е безпроблемно. След като щракнете двукратно върху диаграмата, тя все още ще бъде отворена в MSGraph.
Положението е различно на компютър без инсталиран Word или PowerPoint. Ако отворите документ на Word тук с OpenOffice.org Writer, вместо MSGraph се показва празен и защитен от запис
Електронната таблица за Calc е отворена. Следователно вече не е възможно да се промени обектът на диаграмата.
Импортиране на диаграми - възможно по два начина
В такъв случай обаче предлагаме две възможни решения. От първото предложено решение се състои от просто движение. Просто копирате обекта на диаграма чрез Копирай постави от Word към Writer документ. Диаграмата се преобразува в a GDI графика конвертирани. По -нататъшната обработка на данните с Writer вече не е възможна с тази процедура.
От второ предложено решение е малко по -дълго, но можете също да редактирате диаграмата в Writer на компютър без инсталиран Word или PowerPoint.
Първо, диаграма на Excel се създава в оригиналния документ на Word вместо диаграма MSGraph. Следователно диаграмата, поставена в Word, се отнася за таблица на Excel като източник на данни. Това се прави в Word под елемента от менюто „Вмъкване / обект“ избра диаграма на Excel.
Когато документът на Word се отвори в оригиналната система, Excel се стартира по подразбиране за редактиране. Ако искате да предотвратите това или ако Excel не е наличен в система на трета страна, можете
Инструктирайте OpenOffice.org да конвертира вградени обекти при зареждане.
В този случай диаграмата на Excel се преобразува в диаграма Calc под OpenOffice. След това данните от диаграмата се показват с помощта на електронна таблица Изчислено приет. Необходимите за това настройки могат да бъдат намерени под „Екстри / Опции“ В зоната „Зареждане / запазване“. Моля, активирайте опцията под заглавието MS Office „Преобразуване от Excel в Calc“ за зареждане "L" на документи.
Обединяване на Word Mail и Writer Mail Merge
Характерна особеност на формулярните букви е комбинацията от променливи и неподвижни текстови елементи. Фиксираните текстови елементи, които са еднакви за всяка формулярна буква, са предоставени в основния документ
и спасени. В допълнение към стандартния текст, документът съдържа и съответните полета за обединяване на поща (заместители), които се използват за вмъкване на променливите текстови елементи. Променливите текстови елементи са
например имена и адреси. Променливите текстови елементи се записват и съхраняват в източника на данни. Източникът на данни обикновено се изготвя в таблица - това означава, че на всеки отделен получател се присвоява индивидуален запис на данни. Функцията за сливане на поща в крайна сметка гарантира, че тези два типа документи - основен документ и източник на данни - са свързани помежду си. Полетата за сливане на поща в основния документ се заменят със специфични за получателя данни от източника на данни. Резултатът са отделни букви със същото съдържание, но например различни имена и адреси на получатели. Тези характеристики се отнасят както за обединяването на поща в Word, така и за писателите на Writer. Има обаче няколко препятствия, които трябва да се имат предвид при преобразуването на шаблони за формулярни писма от Word в Writer.
Например, имате шаблон за формуляр за писмо „потвърждение на поръчката“ в Word, който се основава на източник на данни за получателите. За улеснение се приема, че източникът на адресни данни е под формата на CSV файл. След импортирането на шаблона в Writer този източник на данни липсва и трябва да бъде пренасочен към документа.
Но внимавай: След импортирането документът не трябва да се запазва при никакви обстоятелства, в противен случай полетата за обединяване на поща ще бъдат загубени! Възможна процедура за това работи, както е описано по -долу.
Свържете се с базата данни
На първо място, в OpenOffice.org трябва да се установи връзка със съществуваща база данни. Можете да направите това или с Base, или директно с Writer.
- Обадете се чрез командата от менюто „Файл / Асистент / Адрес източник на данни“ съветника за източника на данни за адреса.
- Изберете източника на данни в първия диалогов прозорец. За да направите това, изберете опцията в примера „Друг външен източник на данни“защото това е CSV файл.
- Щракнете в следващия диалогов прозорец „Допълнителни настройки“ върху бутона "Настройки" и изберете от падащото меню "Тип база данни" Входът "Текст".
- След това изберете пътя към вашия CSV файл в следния диалогов прозорец.
- В следващата стъпка можете да отидете на „Допълнителни настройки“ опцията"CSV файл"и другите незадължителни настройки, като например разделители на полета„;“и разделител на текст"{Нито един}"Изберете. За да приключите процеса кликнете върху "Пълна"щракнете.
Връзката към базата данни или източник на данни вече е достъпна в OpenOffice.org. С помощта на Бутон [F4] можете да отворите изгледа на базата данни.
Бакшиш: Ако желаете, можете да отворите връзката към базата данни под Екстри / опции В зоната StarOffice Base / бази данни редактирайте и премахнете отново много бързо и удобно.
Работете с базата данни
Сега импортирайте вашия шаблон за писмо с формуляр на Word и обменяйте съответния източник на данни, преди да запишете документа.
- Можете да направите това чрез елемента от менюто "Редактиране / обмен на база данни" диалоговия прозорец "Обмен на база данни" избледнява.
- Изберете в диалоговия прозорец под„Налични бази данни“Вашата връзка с база данни, създадена от CSV файла.
Терминологии в сравнение (Word срещу Writer)
Много функции, известни от Microsoft Office, могат да бъдат намерени и в OpenOffice.org или StarOffice. Имената на функциите обаче са избрани по различен начин в някои случаи. Като малка помощ следният списък показва сравнение на имената на различни функции в Microsoft Office и OpenOffice.org/StarOffice.
Microsoft Office XP «-» OpenOffice.org/StarOffice
- Проследяване на промените «-» Записване на промените
- Показване / скриване «-» преглед / управление на символи, скрити абзаци
- Сменете, докато пишете «-» Автоматично коригиране
- Актуализиране на данни «-» област за актуализиране
- Фонетични ръководства «-» Ruby (Екстри / Опции Езикови настройки / Езици)
- Маркиране «-» Редактиране / Показване на промените
- Сливане на поща «-» формуляр писмо
- Прекъсвания на редове и страници «-» Поток на текст
- Структура на документа «-» Навигатор
- Сравняване / обединяване на документи «-» Редактиране / Обединяване на промени Документ
- Коментари Бележки (Вмъкване / Бележка)
