Прилагане на видеоконференции, инструменти и правно основание

Останете свързани със света от вкъщи

Най -късно с пандемията на корона и свързания с нея домашен офис видеоконференциите се превърнаха в неразделна част от ежедневната работа за много служители. Ето защо разглеждаме по -отблизо кои технически изисквания са необходими, кои инструменти са подходящи и кои правни условия важат за видеоконференцията.

Какво е видеоконференция?

Видеоконференцията е среща между двама или повече хора, която се провежда практически през интернет. Участниците във видеоконференцията общуват чрез уеб камера и микрофон.

За да се организира видеоконференцията, е необходим видео сървър, до който всички участници имат достъп. По време на видеосрещата всички участващи обикновено се виждат.

Модераторът често поема поканата на участниците за видеоконференцията и сам модератор на конференцията. Това лице може например да позволи на други участници да освободят монитора или микрофона си за говорене.

В зависимост от софтуера за видеоконференции хората могат да участват в събитието с компютъра си или със смартфон.

На пазара има както безплатни, така и платени инструменти за видеоконференции.

12 доставчици за онлайн срещи

1. Микого

Mikogo е немски доставчик на онлайн конференции и виртуални презентации. Особеното при Mikogo е, че по време на видеоконференцията се споделя само екранът, но участниците не комуникират помежду си директно чрез видео, а само чрез аудио.

Домакинът на среща в Микого трябва да създаде акаунт. След това други потребители могат да бъдат поканени по имейл да споделят или контролират екрана. Участието е възможно чрез HTML viewer чрез браузъра със смартфон или десктоп.

Връзките чрез Mikogo са криптирани с 256 бита.

Повече информация: www.mikogo.de

2. GoToMeeting

GoToMeeting е предназначен за видеоконференции с висока разделителна способност. В зависимост от избрания пакет, до 250 души могат да участват във видеосреща, а максимум 25 могат да бъдат свързани чрез видео.

Уреждането на среща е лесно и може да се осъществи спонтанно. Модераторите могат да активират отделни функции за потребителите, като микрофон или споделяне на екрана.

В допълнение към участието чрез браузър или приложение е възможно също да се обадите по телефона.

Повече информация: www.gotomeeting.com

3. TeamViewer

TeamViewer е инструмент, първоначално разработен за дистанционно управление на компютри. TeamViewer вече предлага свой собствен инструмент за видеоконференции със „Срещи“. Благодарение на криптирането от край до край, софтуерът предлага високи стандарти за сигурност и позволява спонтанни срещи, както и гласови повиквания. Комуникацията е възможна директно чрез аудио или чат. До 300 души могат да участват във видеосреща с TeamViewer.

Повече информация: www.teamviewer.com

4. Google Hangouts / Google Meet

С Google Hangouts Google предлага на компаниите платен инструмент като част от G-Suite. Това позволява директно провеждане на видеоконференции. Като алтернатива има и възможност за провеждане на видео срещи с Google Meet. Тогава потребителите дори имат възможност да субтитрират разговорите или да ги преведат на живо. Функцията за превод обаче все още не е напълно развита.

За да използват Google Meet, потребителите се нуждаят от профил в Google. Участието е възможно и без приложение чрез браузъра или Gmail. Едно от предимствата на инструмента за видеоконференции на Google е, че всички други продукти на Google, като електронни таблици или документи и календари на Google, могат лесно да се комбинират с инструмента за видео.

Повече информация: meet.google.com

5. Cisco Webex

Webex от Cisco е създаден за професионална употреба. Теоретично до 40 000 души могат да участват в среща, например на големи конференции или търговски панаири. Участието е възможно и без съответния акаунт чрез покана за връзка. Като регистриран потребител обаче има допълнителни функции.

Повече информация: www.webex.com

6. Мащабиране

Zoom е един от най -популярните инструменти за видеоконференции както в частни, така и в бизнес области. Срещите могат да бъдат синхронизирани и създадени незабавно с вашия собствен календар. Със съгласието на всички участници видеоконференциите могат да се записват много лесно. Друго предимство е, че екраните могат да се споделят от няколко участници. Можете също така да създадете свои собствени заседателни зали, например.

Участието в конференции е възможно с приложението за настолни компютри и смартфони, както и чрез браузъра.

Повече информация: www.zoom.us

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams е част от пакета Office365 на Microsoft. Инструментът е специализиран предимно в екипна работа. Така че това не е просто инструмент за видеоконференции, но предлага и елементи за управление на проекти едновременно.

На среща могат да участват до 10 000 души.

Повече информация: www.microsoft.com/de-de/microsoft-teams/group-chat-software

8. Срещи на Adobe Connect

Инструментът за видеоконференции от Adobe е проектиран предимно за професионални потребители. Например заседателните зали могат да бъдат проектирани в корпоративен дизайн. Инструментът предлага и много специални функции, като анонимно участие в конференция.

Повече информация: www.adobe.com/de/products/adobeconnect.html

9. Skype

Skype на Microsoft първоначално беше стартиран като услуга за чат и видео разговори. Инструментът съществува от 2003 г. Но сега много хора използват Skype и за видеоконференции. Това означава, че файловете също могат лесно да се споделят тук. Комуникацията е възможна и чрез интегрирания месинджър.

Повече информация: www.skype.com

10. Jitsi Meet

Jitsi предлага цяла колекция от безплатен софтуер за комуникация. Това включва и инструмента за видеоконференции Jitsi Meet. Видеосрещите могат да започнат спонтанно без приложение или регистрация. Присъединяването към срещата е възможно чрез индивидуално генерирано приложение.

Срещите чрез Jitsi могат да бъдат планирани и организирани с помощта на общи календари. Инструментът може да бъде свързан и със софтуер за управление на проекти като Slack.

Единственият недостатък: Според производителя само до 35 участници могат да общуват с добро качество.

Повече информация: meet.jit.si

11. При което

С което видеоконференциите могат да се стартират директно в браузъра, без акаунт или приложение. Участието е лесно възможно чрез смартфон или десктоп.

Повече информация: whereby.com

12. SocialHub Meet

Инструментът SocialHub Meet, разработен в Германия, впечатлява преди всичко с изпълнението си, съвместимо с GDPR. Поради това е подходящ за компании, които отдават голямо значение на защитата на данните. Например всички услуги се хостват на сървъри в Германия и отделните стаи могат да бъдат защитени с пароли.

Повече информация: socialhub.io

Важни критерии за избор на инструмент за видеоконферентна връзка

Първо, трябва да помислите какви са вашите изисквания към софтуера за виртуални срещи. Искате ли да използвате инструмента за поддържане на комуникация с отсъстващи служители? Или искате да създадете комуникационна платформа за подробни дискусии с клиентите? За да направите правилния избор за вашите нужди, трябва да знаете точно вашите нужди. Важни моменти, които трябва да имате предвид кога Обхват от функции трябва да обърнете внимание на:

• Качество на видео с висока разделителна способност или ниска резолюция,
• Максимален брой потенциални участници,
• Функция за разделяне на екрана,
• Възможност за съвместна работа по документи,
• Криптиране на данни и
• Цена и обвързващ договор.

Какви са предимствата на платените инструменти за видеоконференции?

Много компании предлагат своите инструменти за видеоконференции безплатно и дори без регистрация. Тези инструменти обаче често са ограничени във функционалността си. Освен това може да се случи безплатните версии да бъдат „платени“ с данни, които програмите събират.

В случай на платена версия „гладът за данни” на инструментите обикновено е по -ограничен.

Ако компаниите се нуждаят редовно от инструменти за видеоконференции, най -добре е да преминат към платените версии. Вие се възползвате от по -високата сигурност на данните и всички необходими функции.

Какво оборудване ми е необходимо за видеоконференция?

За да може видеоконференцията да протече успешно, трябва да бъдат изпълнени следните технически изисквания:

• достатъчно бърза интернет връзка
• камера с достатъчно голяма разделителна способност
• работещ микрофон

За провеждане или участие във видеоконференция е необходима минимална честотна лента от 3 мегабита. Това гарантира, че картината може да се види без резки движения. Във всеки случай е препоръчително да изключите всички програми, които изискват много честотна лента по време на видеоконференция. Поточното видео или музика също не трябва да се използва по време на видеосрещата, ако честотната лента е ниска.

Нетикет на видео срещи

За да могат видеоконференциите да протичат гладко, участниците трябва да се придържат към определени правила. Най -добре е модераторите да съобщят правилата за срещата предварително. Възможните правила са:

• Не се говори без предварително уведомление. В противен случай може да се случи, че всички говорят наведнъж.
• Когато един човек представя, другите изключват микрофона си. По този начин лекторът не се смущава от шумове като шумолене.
• Ако всички с камера участват, всички също трябва да включат камерите си. Всичко друго би било грубо.
• Всеки трябва да се облича за видеосреща, както би бил за среща на място. В крайна сметка никой нямаше да влезе в офиса с джогинг костюм.

Предимства и недостатъци на видеоконферентната връзка

Има много компании, предлагащи видеоконференции предимства:

• Комуникация на различни места без дълго пътуване
• Спестяване на пътни разходи
• по -кратко време за реакция
• оптимизирана комуникация и по-бързо вземане на решения
• по -добро управление на кризи и проекти

Има обаче и такива недостатък как:

• по -големи технически усилия
• Комуникацията е възможна само с помощни средства
• намалена продължителност на вниманието на екрана
• необвързващ характер, отколкото при срещата на живо на място

Правни условия за видеоконференции

По отношение на закона за защита на данните, видеоконференциите са обхванати от Общия регламент за защита на данните. Съответно, работодателите могат да събират и използват данни за служителите, ако служат на „целта на трудовото правоотношение“ (раздел 26, параграф 1 БДСГ) или ако работодателят има „легитимен интерес“ от това (член 6, параграф 1 е GDPR).

Интересите на работодателя са противоположни на интересите на служителите, които заслужават защита. Те биха били изложени на риск, например, ако инструментът за видеоконференции се използва не само за срещи, но и за наблюдение на работата в домашния офис.

Избягвайте умората от видеоконференции

На теория видеоконференциите могат да започнат по всяко време и навсякъде, но на практика натрупването на видео срещи може да доведе до умора.

Една от причините за това е високата плътност на стимулите, например при срещи с голям брой участници. В същото време при видеосреща с включена камера никога не знаеш кой те гледа. Това чувство на постоянно наблюдение може да влоши симптомите на умора още повече. В крайна сметка, постоянният поглед към екрана увеличава умората без прекалено много разсейване.

Това може да бъде отстранено чрез почивки в по -дълги видеоконференции. Също така може да има смисъл, че участниците не трябва да присъстват на конференцията с видеоклипа си през цялото време.

Записвайте видеоконференции - какво е разрешено?

Докато записването на видеоконференции изглежда е обичайна практика за много и много инструменти предлагат тази опция, има сериозни правни проблеми.

Според STGB, това може да бъде престъпление, ако непублични разговори или видеоконференции се записват без разрешение. Настоящите закони за защита на данните също забраняват записването на видео срещи без съгласието на участниците.

По принцип законът вижда видеоконференциите като заместител на среща на живо. Всеки без видеозапис също ще може да участва там.

Аргументът за прилагане на документацията на видеосрещата със записа също не се прилага, тъй като регистрирането чрез текст е възможно и във видеоконференцията.

За да бъде записана видеоконференция, трябва да се даде следното:

• Доброволно съгласие на всички участващи страни, което се получава преди началото на записа.
• Писмената форма на съгласието или документацията на съгласието.
• Обяснение на участниците относно смисъла и целта на записа.
• Позоваване на правото на отказ за съгласие.

По принцип нито модераторите, нито участниците трябва да записват видеоконференции без съгласието на другия. Това също не се прилага, ако записът трябва да бъде направен с цел проста документация.

Кой инструмент е подходящ за моите видеоконференции?

Днес част от ежедневието е, че видеоконференциите се провеждат в компании. Пазарът на съответните инструменти е голям, така че можете бързо да загубите представа за нещата. При избора на подходящ софтуер могат да помогнат следните въпроси:

• Колко хора участват средно в моите видеоконференции?
• Имам ли "само" нужда от инструмент за видео разговори или инструментът трябва да съдържа други функции, като например месинджър, функции за управление на проекти и т.н.?
• Трябва ли да е възможно да се интегрират срещи за видео срещи директно в календара?
• Искате ли сървърите на инструмента да са в Германия?
• Има ли някакъв начин да запишете срещата?
• Мога ли да създам няколко заседателни зали?
• Възможно ли е да участвате в срещи чрез браузъра?
• Колко пари имам на месец за инструмента за видео срещи?
• Използвам ли вече инструменти като G-Suite, Adobe или Microsoft?

На практика си струва първо да изпробвате различни инструменти, например, преди да вземете платен абонамент. Повечето доставчици работят с безплатен пробен период от 14 дни или повече. През това време можете да тествате широко инструментите с различни видеоконференции и да се уверите в съответните предимства.

Както при другия софтуер, вие и вашите екипи ще работите с него. Следователно компаниите трябва да включат своите служители в процеса на вземане на решения, за да намерят съвместно консенсус относно инструмента, който в крайна сметка ще бъде използван.