Ако мислите за облачно съхранение и решения за външно съхранение на данни и архивиране на данни, повечето потребители първо се сещат за продукти като OneDrive, Google Drive или iCloud. Американската компания Box и Box Cloud са предимно непознати за частните потребители в Германия. Защото Box Cloud, със своята гама от функции, е интересна алтернатива на обичайните облачни решения, особено за компании.
Box не е толкова класическо облачно хранилище, а ECM софтуер, чиито характеристики и основни функции включват защитено облачно хранилище, наречено Box Cloud.
Какво отличава ECM софтуера от облака?
ECM е съкращение от английския термин Enterprise Content Management. ECM софтуерът се използва за създаване, организиране, съхраняване и разпространение на съдържание. ECM софтуерът може да се използва и за автоматизиране на процеси и опростяване на информационните потоци между различни отдели и организационни звена.
Предимствата на ECM софтуера са многобройни. ECM софтуерът може да помогне на компаниите да намалят разходите чрез дигитализиране и автоматизиране на съдържанието. Може също така да помогне за повишаване на ефективността и премахване на неефективността в работните процеси. Софтуерните продукти на ECM като Box могат да помогнат на компаниите да управляват по-добре своите данни и да минимизират рисковете за сигурността.
ECM софтуерът често се използва от големи компании за професионално и цифрово управление на съдържание и процеси.Например швейцарската застрахователна компания Цюрих, DEKA-Immobilien от Германия или MED EL, електромедицински производител, който също е базиран в Германия, както и много други известни корпорации работят с Box. Според Box повече от 100 000 компании по света разчитат на Box и Box Cloud. ECM софтуерът може да се използва и от малки и средни компании или частни потребители. Софтуерът ECM е гъвкаво и адаптивно решение, което отговаря на нуждите на всеки бизнес или домашен потребител.
За разлика от типичното облачно хранилище, ECM софтуерът като Box предлага цялостно софтуерно решение за архивиране на данни, мрежово сътрудничество и опростени работни процеси – задачи, които типичните облачни решения за съхранение не могат да изпълнят сами.
Какви са предимствата на Box Cloud?
The Box Cloud е облак със съдържание. На практика това означава, че не само работи като хранилище на данни и за архивиране на данни, но също така се фокусира върху съвместната работа върху фирмени документи.Този иновативен подход към съдържанието, при който фокусът е върху съдържанието, а не върху документите (файловете), е от особен интерес за глобално активните компании.
Независимо дали става въпрос за маркетингова информация за продукти, договори за покупка, договорни документи от отдела за човешки ресурси или изображения и видеоклипове - всички тези документи са изключително подходящи за организацията на компанията. Особено когато различни подразделения в различни страни работят с едни и същи продукти и услуги, от решаващо значение е идентичното съдържание да е достъпно за всички области. Това е важно не само заради единната корпоративна идентичност, но и спестява възникващи разходи. Box Cloud гарантира, че централно, цифрово и защитено съхранение на данни е достъпно за цялата група компании.
Box Cloud също е проектиран за целия цикъл на използване на съдържанието. Това означава, че всеки файл остава в платформата и може да се редактира и използва съвместно, от първоначалното съхранение и освобождаване на данни до електронния подпис и класифицирането.
Като облак със съдържание ECM софтуерът като Box with the Box Cloud има решаващ принос за гарантиране, че процесите остават икономични, информацията от всяко подразделение е достъпна и чувствителните фирмени данни са защитени по всяко време.
Кои са 3-те най-важни добавени стойности на Box Cloud?
Като софтуерно приложение за ECM, Box може да помогне на различни корпоративни подразделения да работят ефективно и в сътрудничество. Преди всичко следните четири добавени стойности говорят за използването на Box в компании или за частна употреба, което също е възможно с Box Cloud:
1. Сигурност, съответствие и регионално съхранение
Във всяка компания има голямо количество данни, които трябва да бъдат защитени. Както личната информация от отдела по човешки ресурси, така и данните за продукта от отдела за развитие или продажби трябва да бъдат защитени и защитени срещу неоторизиран достъп.Освен това компаниите са задължени да спазват изискванията за съответствие и разпоредбите за защита на данните в съответната страна на използване. За Германия това означава, наред с други неща, спазване на изискванията на Европейския общ регламент за защита на данните (GDPR).
Box Cloud впечатлява в тази област с професионална архитектура за сигурност, контроли за достъп, които използват изкуствен интелект за откриване на пропуски в сигурността, и управление в облак, което избягва правни конфликти.
Вградените контроли за сигурност Zero Trust имат за цел да гарантират, че всеки потребител може да бъде уникално идентифициран, преди да извлече данни от облака. Освен това Box Cloud е сертифициран по FIPS 140-2. Използван от правителството на САЩ за криптографски модули, този стандарт за сигурност определя изискванията за модули, които изпълняват криптографски функции, включително модули, които генерират, използват или съхраняват ключове.Те трябва да имат защитени от подправяне хардуерни и софтуерни механизми за предотвратяване на неоторизиран достъп до ключове и други чувствителни данни.
В допълнение, всеки файл, съхраняван в Box Cloud, е снабден с AES 256-битово криптиране както в покой, така и по време на предаване. Функцията Box Shields може също така да открива и отстранява изтичане на данни и пропуски в сигурността в реално време.
Важно: Box предлага на своите клиенти да съхраняват всички данни регионално в Box Cloud. Тази опция позволява данните от германските потребители да се съхраняват на европейски сървъри по законосъобразен, сигурен начин и в съответствие с изискванията на GDPR. Функцията Box Zones, която прави възможно регионалното съхранение, предлага на германските и европейските клиенти възможно най-високото ниво на защита на данните.
2. Сътрудничество в екипни структури
В големите компании е обичайно отделите да работят заедно в международен план.С Box Cloud екипите могат да работят заедно навсякъде и независимо от хардуера, операционната система или софтуера в облака. Това става възможно благодарение на безпроблемната интеграция на бизнес приложения като Microsoft 365, Google Workspace, Teams или Zoom.
Интегрирането на приложения и преглеждането на файлове в работната среда на Box Cloud е удобно и иновативно за потребителите. В допълнение към опцията за уеб базиран достъп до Box Cloud чрез уеб браузъра, има и налични приложения за общи мобилни операционни системи. Функцията Box Drive гарантира, че виртуално устройство може да бъде интегрирано в настолния компютър чрез протокола WebDAV, в който съдържанието също може да се запазва и споделя.
3. Работни процеси и електронни подписи
Времената, когато служителите споделяха договорни документи или други важни документи помежду си на хартиен носител, отдавна отминаха.Днес компаниите работят с цифрови работни потоци, където важен договор, например, може да бъде прегледан, редактиран, класифициран и одобрен онлайн от създаването до одобрението.
Инструментите за автоматизация на работния процес предлагат максимална използваемост и комфорт и помагат за ускоряване на процесите на одобрение в компаниите. Функцията "Box Sign" също така предлага на потребителите възможността да включат електронни подписи в цифрови документи и да ги подписват цифрово. Възможно е да изпратите цифровия подпис от Box или алтернативно от други бизнес приложения като Salesforce или Microsoft 365, ако са свързани с Box Cloud.
Струва ли си Box Cloud и за частни потребители?
С Box Cloud бизнес потребителите имат достъп до широк набор от функции, за да работят заедно ефективно и да използват Box не само като хранилище на данни или за архивиране на данни, но и като облак за професионално съдържание.
В същото време Box Cloud е интересен и за частни потребители, дори ако отделните потребители не могат да използват различните опции и функции на Box в детайли.
За частни лица Box предлага интересна алтернатива на конвенционалните облачни решения от Microsoft, Google или Apple с безплатната тарифа за един потребител. С 10 GB безплатно място за съхранение и максимално качване от 250 MB на файл облачната услуга предлага добър набор от функции за частни потребители, които искат да архивират файлове или изображения на Office.
Box е ограничен във файловите версии, тъй като се запазва само текущата файлова версия. Достъпът до безплатния Box Cloud може да бъде както мобилен, така и стационарен. Интегрирането на Microsoft 365 и Google Workspace също е включено в безплатната версия, така че Box Cloud е подходящ и за частни потребители във всеки случай.
Ако имате нужда от повече място за съхранение като частен потребител, можете да получите до 100 GB място за съхранение и опцията за качване на файлове до 5 GB в плана Personal Pro. С годишен абонамент потребителите на Box Cloud плащат 9 евро на месец за надграждане.
Колко струва Box Cloud за бизнеса?
Box Cloud предлага на големи корпорации, средни компании и по-малки бизнес екипи индивидуални оферти за всяка нужда. С годишния план Business Starter, който трябва да включва поне 3 потребители, екипите имат достъп до до 100 GB място за съхранение и иновативния потребителски интерфейс Box Cloud, който гарантира най-добрата използваемост. Екип с 3 потребители плаща 13,50 евро на месец за достъп до облака на Box в най-малката тарифа на Box.
Корпоративните тарифи, които струват 13,50 евро на месец за евтиния пакет, съдържат допълнителни функции, които надхвърлят чисто облачните изчисления. Box Sign за цифрови подписи, Box Relay за автоматизиране на работни процеси, професионални филтри за търсене и много други функции за сигурност са достъпни за всички потребители, в зависимост от пакета.
В обобщение, какви са предимствата на Box като облачен доставчик?
Box като професионален ECM софтуер като цяло е привлекателна опция и е повече от просто хранилище на данни или инструмент за архивиране на данни. Важна функция е възможността за достъп до файлове в Box Cloud от всяко устройство с интернет връзка.
Това означава, че потребителите могат да работят върху документи или да преглеждат файлове от своя Box акаунт, независимо къде се намират. Освен това Box предлага високо ниво на сигурност с множество слоеве на защита и, в зависимост от пакета, различни функции и инструменти в областта на сигурността и сътрудничеството. Основна добавена стойност на Box е опцията за интегриране на редица популярни приложения за производителност в облака на съдържанието, така че екипите да могат да работят ефективно, професионално и с възможно най-малко загуби.