4 начина за защита на документи на Word

Как да настроите документ само за четене

Отново и отново много различни автори от екип по проекта работят заедно върху документ на Word. Има различни опции за защита на документи на Word, така че да се правят само онези промени и редакции, които са договорени съвместно. Можете също така да предотвратите загубата на файлове на Word поради грешки в работата или хардуерни проблеми, като предприемете конкретни стъпки за архивиране.

Запазване и защита на документи на Word: Защо е толкова важно

Работата с програмата за текстообработка на Microsoft Word се превърна в неразделна част както от професионалното, така и от личното ежедневие. Word е една от набор от програми, възникнали в общи офис задачи и за първи път е публикувана под името Microsoft Office.

Microsoft редовно актуализира версиите на програмите на Office с полезни нови функции. С подходящите основни познания за работа с Word, Word може да бъде индивидуализиран от една страна и разширен с добавки Word от друга. Освен това имате възможност специално да установите съвместимостта на версиите на Word и да защитите текстовите си файлове.

Документите на Word трябва да бъдат защитени, особено по важни въпроси. Не само непредвидената загуба поради забравяне на запис, но и обработката от неоторизирани трети страни причинява неудобства, които могат да бъдат избегнати. В допълнение, повреда или загуба на документи на Word поради хардуерни проблеми също може да бъде избегната с подходяща грижа и предвидливост.

Запазването стана лесно: Никога не губете Word файлове отново с 4 трика

В областта на задачите на Word има - в зависимост от версията - различни, но еднакво ефективни опции за архивиране на документи на Word.

В допълнение към класическия процес на запазване с комбинацията от клавиши „CTRL + S“ или под разделите „Файл“ и „Запазване като“, Word предлага и други елегантни опции за защита на документ.

1. Запазете всички документи удобно с едно щракване на мишката

В зависимост от използваната версия на Word, всички документи, отворени в даден момент, могат да бъдат запазени наведнъж. Вече не рискувате случайно да забравите текстов файл и да загубите редакциите си.

Докато Word 2003 и по -старите версии изпълняват такава команда с помощта на клавишна комбинация, запазването на всички документи в по -новите версии изисква добавяне на настройка на бутона.

2. Архивирайте автоматично с локално резервно копие

Има и възможност за работа с резервни копия. Отново зависи от използваната версия на Word. Винаги обаче има опция за задаване на „автоматично архивиране“. Това работи с резервно копие на документа или с автоматично възстановяване.

В първия вариант копие на Word файла, запазен веднъж с разширението WBK, се създава на компютъра веднага след обработката на оригиналния документ. Ако оригиналният документ е повреден или изгубен по време на обработката, копието може да се използва.

Инсталирането на тази функция във фонов режим изисква по -малко кликвания на мишката и леко се различава между Word 2007 или по -нови и по -стари версии. След няколко кликвания Word ще създаде постоянни автоматични резервни копия и ще ви предпази от загуба на данни.

3. Word ще се погрижи за архивирането на файлове с автоматично възстановяване

Автоматичното възстановяване също е функция на Word, която помага за защита на вашите текстови файлове. Докато съответните архивни файлове за 2007 г. и по -нови се настройват ръчно с помощта на функцията за автоматично възстановяване под „Екстри“ или „Опции на Word“, по -новите версии съдържат конкретен бутон на бутона.

След като активирате функцията веднъж, се създават архивни файлове за всеки документ на Word, създаден по -долу, без допълнителни действия. Потребителите на по -нови версии на Word ще намерят контролата „автоматично запазване“ директно под „Старт“ в горната лява част на лентата на задачите. Автоматичната защита се активира чрез преместване на контролера надясно. Въпреки това, в няколко стъпки все още можете да персонализирате интервала, на който се качва копие:

1. Изберете „Файл“ и кликнете върху „Опции“.

   

2. Кликнете върху „Запазване“ в лявата част на прозореца.

   

3. И задайте желаното време под „Автоматично възстановяване на информация на всеки XY минути“.

   

4. Проверете дали сте поставили отметка в двете отметки отляво пред текстовия ред и потвърдете въвеждането си, като кликнете върху „OK“.

Който и начин да изберете - Word надеждно ви подкрепя при защитата на всички документи.

4. Избягвайте загуба на данни: Лесно отново намирайте незаписани текстове на Word

Може да се случи и случайно да затворите документ на Word, след като сте го редактирали дълго време, без да го запазвате междувременно. Не сте запазили конкретно промените, направени с функцията „Запазване като“. Това до голяма степен е безпроблемно, тъй като Word 2010 и по -новите версии съхраняват такива документи, за които се смяташе, че са загубени във фонов режим за няколко дни.

Ще намерите документа на Word под „Файл“, „Управление на версии“ и „Възстановяване на незаписани документи“. Тук ще намерите информация как да възстановите незапазени документи. Генерираните текстове обикновено не са в крайно състояние, но обикновено сте пощадени от много работни стъпки на пълната нова продукция. Основните неща като форматирането обикновено се запазват.

Защита срещу писане на документи и раздели: Настройте пароли в Word

Особено при работа в екипи по проекти възникват сложни, а понякога и многочастични документи. Паролите могат да бъдат зададени за защита на тези документи на Word от неоторизиран достъп и неоторизирани промени. Само тези, които притежават правилната и актуална парола, имат право да редактират текстовия документ. Как да запазите документ в режим само за четене е обяснено по-долу за всички версии от Word 2010 нататък.

1. Отидете на „Информация“ под „Файл“.

   

2. Кликнете върху „Защита на документа“ и изберете „Шифроване с парола“ от падащото меню.

   

3. Въведете желаната парола в предоставеното поле и потвърдете въвеждането си.

   

Важен съвет е да запишете паролата на сигурно място. Защото ако нямате парола, също ви е забранено да редактирате оригиналния документ. След това се отваря само защитената от запис версия.

Отделните области на документи също могат да бъдат защитени с парола. Ако промените само определени пасажи в работна група, но други вече са в окончателната си версия, това може да бъде много полезно.

Бакшиш: Между другото, можете да премахнете защитата на документи, като повторите стъпките по -горе и оставите полето за парола само празно. Вместо да шифровате документа, вие го декриптирате - но процесът остава същият. След това може да се отвори отново без специално разрешение за достъп.

Защитете документи на Word: Ограничете редактирането и достъпа в Microsoft Word

Под „Файл“ и „Информация“ ще намерите и други начини за защита на документа. Например имате възможност да ограничите редактирането или достъпа.

Ако ограничите редактирането, може да се определи селекция от допустими и недопустими промени:

• Могат ли да се пишат коментари, да се отговаря на тях или да се полагат грижи за тях?
• Могат ли да се използват определени стилове, а други не?
• Кое форматиране трябва да се даде заглавия, което трябва да върви с непрекъснат текст?

Вие решавате кои елементи и аспекти във вашия текстов документ могат да бъдат променени по какъв начин.

Ако обаче правата за достъп бъдат отнети от служителите на екип по проекта, с изключение на няколко, правата за достъп също могат да бъдат индивидуализирани. Всичко, което трябва да направите, е да въведете принадлежността на организацията или имената на съответните упълномощени лица в областта „Защита на документа“. Останалите колеги са изключени от редактирането на документ на Word от този момент нататък. Това е особено полезно за аспекти, свързани със защитата на данните.

Заключение: Защитата на документи на Word - много лесно благодарение на подходящите трикове

Документите на Word могат да бъдат защитени на различни нива - преди, по време и далеч след завършване. Има опции за възстановяване на документи, за които се смята, че са загубени, и за автоматично създаване на резервни копия.

Освен това могат да се създават документи само за четене и да се определят аспекти като разрешения вид обработка или разрешение за достъп. С подходящите трикове вече няма да губите документи на Word - било то в личен или професионален контекст.

ЧЗВ

Какви опции съществуват за защита на документи на Word?

От една страна, имате възможност да запишете всички документи с едно щракване на мишката, да създадете автоматични резервни копия и автоматично да възстановите предишните версии и Word файлове, за които се смяташе, че са загубени. От друга страна, документи само за четене могат да се създават от самото начало и редактирането и достъпът също могат да бъдат ограничени.

Как защитавате документите с парола?

За да зададете парола на документ, направете следното:

1. На бутона за стартиране щракнете върху „Файл“ и след това върху „Информация“.
2. Отидете на „Защита на документа“ и изберете „Шифроване с парола“ от падащото меню.
3. Въведете паролата и я потвърдете.