Как да използвате правилно кодовете на полета в Word

Как да използвате кодовете на полетата

Вие го знаете добре: Когато създавате текстов документ, акцентът не е само върху действителната документация. В допълнение към съдържанието и израза, вие също трябва да вземете предвид шрифта и размера, разстоянието между редовете и много други подробности. В това ви помагат различни полеви функции, които често се използват съзнателно, но понякога и автоматично. Но къде са скрити функциите и как се използват правилно?

Функции на полето - какво стои зад тях?

Когато създавате документ с Microsoft Word, обикновено първо трябва да изясните какъв тип текст е. Съответно след това създавате файл, чийто формат и оформление съответстват на изискванията за типа текст.

Тук можете да регулирате размера и формата на шрифта например, но и разстоянията до ръба и между редовете на текста. За много документи е необходимо също да посочите номера на страници и например да вмъкнете текущата дата. Тук се използват полеви функции, наричани още полета за кратко.

Програмата на Office Word разпознава определени текстови елементи и ги променя автоматично при необходимост. Например датата може да се актуализира и винаги да се актуализира. Тези функции на полето първоначално са заместители, на които вие, потребителят, присвоявате име на поле. Но как тази полезна функция може да се използва в Word? Как постигате желания резултат?

Ето как работи: Функциите на полето и тяхната роля при създаването на текстове

Можете да продължите по различни начини, за да активирате функция на полето. Един прост и често използван пример е вмъкването на датата във вашия текст. Въпреки че можете просто да въведете датата сами, комбинацията от числа може също да бъде интегрирана във вашия документ с помощта на функцията за въвеждане.

1. Първо щракнете върху раздела „Вмъкване“ в лентата с менюта на вашия Word файл.

2. В областта вдясно ще намерите полето "Текст".

3. В това поле различни символи показват различни функции на полето, които първоначално са интегрирани в текста ви като заместители. Изберете иконата на календара, за да вмъкнете текущата дата.

   

4. След това ще се отвори допълнителен прозорец. Поставете отметка в квадратчето „Актуализирай автоматично“.

   

5. Сега можете да поставите курсора в полето и да промените датата в текста си или да го актуализирате автоматично.

Точно като датата, можете също да накарате Word да редактира много други компоненти на вашия текст. Функциите на полето обхващат различни области на дейност, които може да ви бъдат полезни. Също така е практично: Ако не се нуждаете от автоматични промени, можете временно да изключите актуализациите на полето.

Правилна употреба: Функциите на полето се вписват особено добре тук

Използването на полеви функции не винаги има смисъл. Вмъкнати на правилното място, функциите опростяват ежедневната ви работа и бързо водят до задоволителни резултати. Когато настроите страница, ще постигнете по -бърз напредък благодарение на функциите: Например списъкът с източници и съдържанието на вашия файл могат да бъдат актуализирани само с няколко кликвания. Тук не е нужно ръчно да прехвърляте заглавия във вашата директория, но можете да оставите Word да работи автоматично, използвайки свойството на полето.

Това прави ревизирането на вашия документ по -малко неприятно. В допълнение към споменатите по -горе полеви функции, следните елементи също принадлежат към функциите (интегрирани инструменти за редактиране и помощни средства в Word), които правят програмата на Office полезен помощник в текстовата работа:

• Поле за връзка
• Авторско поле
• Поле NumPages
• Поле FileName
• Поле за цитиране

Тези и много други полеви функции са често срещани в текстовете на Word. Те могат да се редактират според нуждите и да се задават според индивидуалните идеи и поведението на потребителя. Например, ако добавите цитати или име на автор към вашия текст, можете да изберете новото поле с едно щракване.

Засенчването на сивото поле ви показва, че съдържанието на полето вече може да се редактира. Например, когато посочвате цитат, можете да изберете дали трябва да бъде посочено само името на автора или също годината на публикуване и местоположението.

Гъвкав и динамичен: по този начин интегрирате функциите на полето във вашия документ

Текстовите документи привличат вниманието на своите читатели, особено ако са структурирани по многостранен и структуриран начин. Хипервръзките, цитатите и атрактивно проектираните горен и долен колонтитул правят текста да изглежда последователен.

По правило номерата на страниците се позиционират в заглавката или в долния колонтитул. Тук също имате няколко опции: Можете да номерирате страниците на вашия документ ръчно или можете да използвате съответната функция на полето. Ако поставите курсора в заглавката или долния колонтитул, засенчването на полето става видимо. След това можете да направите промени в съответното текстово свойство или да актуализирате полето.

По същия начин имената на файлове в Word могат да бъдат вмъкнати в долния колонтитул с помощта на полеви функции. Програмата Office предлага на потребителите различни бързи градивни елементи, които могат да бъдат активирани с различни комбинации от клавиши. Това включва например макроси (често използвани команди с бърз достъп) или автоматични текстове, които могат да бъдат запазени предварително и извикани при необходимост.

Ето как опростявате работата си: Активирайте и запазете функциите на полето

Функциите на полето могат да се използват и с комбинация от клавиши. В зависимост от версията на Word можете да използвате различни комбинации за позициониране на съдържанието на полето. Как да интегрирате код на поле в текста си в Word 2007 и 2010:

Натиснете контролния клавиш [CTRL].

Задръжте клавиша и също натиснете [F9].

Сега се появяват скоби и засенчване на полето. Напишете желаното свойство на полето или името на полето в полето, напр. Б. „Дата“ за дата. Сега в документа автоматично се чертае датата на съответния ден.

Други функции също могат да бъдат активирани в Word с клавиша [CTRL]. Затова се уверете, че сте избрали правилната комбинация от клавиши, за да отворите скобите за въвеждане на функция на поле. Допълнителна информация може да бъде извикана с клавиша Shift. По този начин можете например да поставите текстови блокове точно на страница и да ги проектирате според вашите идеи.

В допълнение към бързите части, програмата Office предлага и други функции, които опростяват работата с текстови документи. Например, можете да вмъкнете преводи или да създадете шаблони. Освен това могат да се настроят формуляри и да се запази Word файл като PDF. Преди да изпратите или отпечатате вашите документи, трябва да проверите отново файловете.

Промени и корекции: Работа с Word

С „Търсене и замяна“ можете да намерите често срещани грешки във вашия файл и да ги замените в една стъпка. Не само съдържанието на документа трябва да се проверява и, ако е необходимо, да се коригира: форматът на вашия документ може също да съдържа грешки.

Бързите модули или полевите функции като цяло ви помагат да избегнете източници на грешки и по този начин бързо да получите привлекателен резултат. Можете да позволите на Word автоматично да контролира информация като дата, номер на страница и цитати. Освен това работата ви се ускорява: Можете да вмъквате динамично съдържание на документи, което вече сте подготвили, и лесно да имате достъп до него.

Добре е да се знае: За да направите текстовия си документ възможно най -еднакъв, текстовите полета и номерата на страниците, както и полето NumPages - т.е. номера на страницата в общия брой страници - трябва да бъдат проектирани по същия начин в целия файл. Можете да използвате така наречения формат за сливане за това. Като въведете {STYLEREF "Заглавие 1" \ n \ * MERGEFORMAT} в полето, резултатът от полето ще бъде форматиран по същия начин като абзаца, в който се намира полето. Можете също да настроите текстовете на една страница да продължават на друга страница.

Заключение: полето функционира като поддръжка

Полевите функции са помощници в процеса на създаване на документи по много начини. Те ви позволяват да вмъквате важни текстови елементи и да актуализирате съществуващото съдържание на документа. Можете да използвате функциите на полето, за да направите някои настройки и индивидуализации, за да изградите готовия файл според вашите лични изисквания.

Например, можете да повлияете дали рамките на текстовите полета ще бъдат разпечатани незабавно или дали определени данни ще бъдат включени в пощата ви за сливане. Word дава пространство на индивидуални идеи и предлага на потребителите възможност за професионално и ефективно организиране на документи с различни полеви функции.

Въпроси и отговори

Кои полеви функции помагат за стандартизиране на документите ми?

Форматът за сливане ви помага да направите настройките в полетата еднакви. Когато въведете командата за форматиране, имате възможност да прехвърлите свойствата на поле в следващо поле. Ето как използвате същите настройки за останалата част от текстовия си документ.

Как да разпозная полетата в текста си?

Можете да показвате функциите на полето по различни начини. Например, ако изберете целия текст с [CTRL + A], ще забележите функциите на полето. Във всеки случай засенчването на поле се вижда, когато сте кликнали върху функция на полето. С още едно щракване върху малката стрелка в ъгъла на полето се появяват вашите опции за настройка.