Какво можете да направите с Excel
Това, което можете да направите с Excel освен електронни таблици, много потребители не знаят: Те често използват само част от възможностите, които програмата всъщност предлага. Често това е напълно достатъчно, в края на краищата задачите в ежедневния трудов живот са много точно определени. Въпреки това, тъй като можете да правите повече с Excel, отколкото да правите изчисления, струва си да направите преглед на другите функции на програмата.
Какво е Excel и за какво се използва програмата?
Excel е предимно програма за електронни таблици, в която могат да се създават таблици и да се използват клетки и препратки към клетки в Excel. Въпреки това, той може да направи много повече. Предприемачи и частни лица го използват за събиране, организиране и анализ на информация. Те също могат да правят изчисления и да правят прогнози със съществуващи данни. С Excel можете също да дефинирате и проследявате цели или да следите финансите и времевите периоди. По този начин Excel е подходящ за организиране на ежедневието както в професионален, така и в частен контекст.
Какви са основните опции в Excel?
Електронна таблица
Тъй като Excel е разработен от Microsoft за електронни таблици, той се използва главно за въвеждане и обработка на текст или числови стойности. Можете например в таблицата на Excel
- Въведете стойности в клетките
- Присвоявайте стойности един на друг
- Правете препратки
- Използвайте формули и функции
В допълнение към числовите стойности можете да използвате и буквено -цифрови стойности, които позволяват широк спектър от приложения. Макроси могат да се създават, ако потребителите се нуждаят и използват по -често определени команди за висящи задачи. За целта е зададена клавишна комбинация за команда, така че да може да бъде достъпна бързо.
Анализ на данни
Данните, които потребителите на Excel въвеждат в отделните клетки на Excel, могат да бъдат анализирани с помощта на функции и формули. Например, можете да покажете колко често се появява определена стойност, колко високи са стойностите спрямо определени други стойности и как се променят при определени условия. В допълнение към изчисленията, Excel също така позволява подробен анализ на текстови или числови стойности.
Диаграми и графики
Ако има данни и стойности в таблица с множество колони и редове, е полезно те да могат да бъдат представени ясно и атрактивно с помощта на диаграми, графики или таблици. По този начин ясният резултат, който излиза от анализа, е пряко видим. Microsoft Excel предлага много различни опции за графично внедряване:
- Кръгови диаграми
- Стълбовидни диаграми
- Линейни диаграми
- Скатерни графики
- Диаграми на области
- Колонови диаграми
Можете да работите с различни дизайни, да показвате стойностите си в 2D и 3D и да изпробвате различни цветови комбинации. По този начин можете да създавате ясни презентации, за които дори не се нуждаете от PowerPoint - въпреки че, разбира се, можете също да вмъквате диаграми от Excel в други програми на Microsoft Office.
Какво можете (все още) да правите с Excel?
Улеснете счетоводството
Много германски компании не използват изключителна програма, специализирана в счетоводството. Excel предлага всички необходими функции за тях. В допълнение, служителите често вече са запознати с програмата.
Независимо дали се предпочита единично или двойно счетоводство или се изискват специални шаблони: Excel предлага на хората да водят счетоводни фактури за приходи и разходи с помощта на формули или графично представяне, например под формата на таблица в Excel. Възможно е също така да се създаде изчисление на излишъка от доход.
Управление на запасите
Колкото и да е полезен в счетоводството, Excel може да се използва и за организиране и записване на инвентара. Потребителите могат да изброяват стоки и номера в клетките на Excel и да използват условното форматиране, за да подчертаят специалните характеристики на активите. Това позволява на потребителите на Excel в ежедневието да правят равносметка и да създават списъци с инвентаризация по начин, спестяващ ресурси.
Настройте календар на Excel
Excel може да бъде полезен и за създаване на календар или дневен ред. Програмата Excel предлага шаблони на календари с различни оформления, в които могат да се въвеждат лични или професионални срещи. Оформлението може да се адаптира към личните нужди. Например, потребителите на Excel могат да показват работни дни от неделя до събота или от понеделник до неделя, да отпечатват календара в портретен или пейзажен формат или да създават училищен календар с 13 месеца.
-
Отворете Excel.
-
На началната страница отидете на „Още шаблони“.
-
В лентата за търсене можете да търсите онлайн шаблони, като въведете „календар“.
-
След това щракнете върху желаното оформление и календарът се отваря в Excel.
Създавайте графици и проследявайте подцели в Excel
Excel също предлага на потребителите шаблони за графици, в които могат да се записват различни фази на планиране на проекти или да се създават цели и задачи за лични притеснения. Тази опция улеснява хората да следят определени периоди от време, изпълнени задачи и напредък.
Честите потребители на Excel също могат да създават ръчно план на проекта, например. Функциите могат да се използват за изчисляване на началото, продължителността и края на фазите, процесите или етапите.
Отчитане на времето на служителите
Особено в компании, които работят с гъвкаво работно време, е важно непрекъснато и ясно да се записва работното време на служителите. Ще намерите многобройни шаблони на Excel онлайн, в които можете да въведете времето на всеки отделен служител - редовното работно време, както и извънредния труд или часовете, които той или тя е работил през уикенда. Часовете се изчисляват месечно или седмично според нуждите, така че винаги да имате добър преглед.
Списъци със задачи в Excel за по-добър преглед
Ако потребителите на Excel искат да следят своите задачи, те могат да създадат ясен списък със задачи за тях. Тук задачите могат да бъдат изброени, цветно кодирани и приоритизирани. Възможно е дори да поставите квадратче за отметка, за да можете да маркирате завършените задачи.
-
За да можете да добавите квадратче за отметка, имате нужда от „Developer“ в лентата. За Excel 2010 и по -нови версии отидете на „Файл“ и след това на „Опции“. В прозореца, който се отваря, отидете на „Персонализиране на лентата“ и активирайте „Инструменти за програмисти“, като щракнете върху квадратчето за отметка. Накрая потвърдете с "OK".
-
В раздела Разработчик щракнете върху Вмъкване. След това ще намерите иконата на квадратчето за отметка под „Контроли за формуляри“. Когато сте избрали това, можете да добавите полето в празна клетка на Excel.
Създайте етикети на адреси
Често трябва да се изпращат голям брой писма, особено в компании. За да направите етикети на адреси, имате нужда както от Excel, така и от Word - и разбира се от листове с празни етикети, върху които искате да отпечатате. И ето как процедирате:
Отваряте файл на Excel и назовавате отделните колони в Excel: поздрав, име, фамилия, номер на улица и къща, пощенски код, град.
Въведете внимателно адресите и запишете файла.
Отворете Word и отидете на „Етикети“ в раздела „Пощенски съобщения“.
Под „Опции“ изберете производителя на вашите етикети и вида на етикета (тази информация е отбелязана върху опаковката на етикетите).
Сега кликнете върху „Избор на получател“ и изберете свой собствен списък под „Избор на съществуващ списък“.
Изберете данните под „Вмъкване на поле за сливане на поща“ и копирайте съдържанието във всички полета с етикети.
С "Визуализация на резултатите" можете да показвате етикетите.
Ако сте доволни, изберете "Finish and merge" и дайте командата "Print document".
Други трикове с Excel
Създавайте викторини в Excel
Независимо дали за клас или за смяна между приятели и семейство: Можете лесно да създадете тест с един избор с Excel. За да направите това, направете следното:
Отворете работна книга - ще ви трябва само първата страница от нея.
Въведете всички въпроси един под друг в колона А. Направете колоната толкова широка, че да можете лесно да четете въпросите в отделните клетки на Excel.
В колони B до D въвеждате три възможни отговора (или повече, но всеки отговор има своя колона).
Ако имате три възможности, оставете колона E празна за отговорите на участниците.
В ред G посочвате позицията на верния отговор, т.е. 1, 2 или 3.
Щракнете с десния бутон върху колона G и изберете „Скриване“, така че никой да не вижда правилните отговори
Сега въведете формулите за изчисляване на отговора в по -рано празната колона на Excel F: = IF (Е ПРАЗНО (E1); “„; IF (E1 = G1; „Правилно“; „Неправилно“)). Това означава, че нищо не се показва в колоната, ако все още не е въведен отговор в колона за отговор E. Ако отговорът съвпада с този в скритата колона G, се появява „правилен“, ако отговорът не съвпада, се появява „невярно“.
Плъзнете формулата надолу, за да я приложите към всички редове.
Създайте проучване в Excel
Доста неизвестна функция на Excel е създаването на проучване с Excel. Това може да бъде редактирано и активирано директно онлайн, ако следвате стъпките по -долу:
Отидете в OneDrive и влезте, ако е необходимо.
Отворете Excel, щракнете под „Редактиране“ на „Анкета“ и изберете „Създаване на ново проучване“.
Дайте заглавие на анкетата си и я опишете накратко.
Сега можете да въведете въпросите си със заглавие и описание.
Изберете от дадените опции за отговор най -подходящото. Имате опции текст, текст на абзац, номер, избор, да / не и дата. Ако изберете „Избор“, трябва да посочите опциите за отговор, от които участниците могат да избират. Въведете всеки възможен отговор в нов ред на Excel.
След като сте формулирали всички въпроси и сте ги въвели с възможните отговори, можете да покажете визуализация.
Ако сте доволни, одобрете анкетата. Excel ще създаде връзка за вас, която можете да изпратите по имейл. Като алтернатива можете да генерирате QR код, който да изпращате до смартфони.
Заключение: Excel е програма с широк спектър от възможни приложения
Excel е идеално подходящ за анализ на данни, за изчисления в объркващи таблици и за визуално представяне на числата чрез диаграми. Но можете да направите много повече с Excel. Програмата дава възможност на някои неизвестни функции за организиране и планиране на ежедневния професионален и личен живот. Например опциите за създаване на планове с шаблони, анкети или тест са особено подходящи за потребители на Excel, които са запознати с програмата и искат да продължат да работят с нея.
