Предимствата на конвертирането на Word в PDF
Всеки, който споделя файлове на Word с трети страни по електронна поща или други канали, ще забележи, че файловете често са твърде големи, за да бъдат изпратени или не могат да бъдат отворени от получателя поради причини за съвместимост. За да се избегнат тези и други проблеми, файловете на Word могат да бъдат записани като PDF. Това може да стане бързо и безплатно с помощта на Microsoft Word.
Какво прави PDF формата специален?
Съкращението „PDF“ означава английския термин „Portable Document Format“. PDF е междуплатформен файлов формат. Това означава, че потребителите на Mac и Windows PC могат лесно да отварят PDF документи.
Няма значение дали компютърът има лиценз на Microsoft или не. PDF файловете могат да се отварят с помощта на различни безплатни програми. Точно това е основното предимство на този файлов формат в сравнение с класическия Word файл. А PDF файловете имат и други специални функции: От една страна, документ във формат PDF не може да се променя. От друга страна, преносимият формат на документи заема по -малко място за съхранение от класическия текст или графичен файл.
За да избегне проблеми със съвместимостта, Microsoft позволява всеки Word файл да бъде запазен като PDF. Можете да го конвертирате в спестяващ място и непроменим PDF файл само с няколко прости стъпки.
Предимства при изпращане - сигурно и компактно изпращане на съдържание
Преобразуването от Word в PDF е особено желателно, когато документ на Word се изпраща по електронна поща или чрез услуга за съобщения. Във формат PDF вашето писане не може да бъде променено, умишлено или неволно. Особено ако изпращате документ по професионални причини, за да информирате партньорите по договора, си струва да създадете PDF файлове с отметки. Те гарантират, че адресатът може да отвори документа и да го прочете в определения пасаж.
Специален акцент: С Word можете автоматично да изпращате текстови файлове като PDF файлове. Не е нужно да конвертирате или конвертирате файла или дори да излизате от Word. Само с няколко кликвания ще се отвори прозорец за имейл от Word. Файлът в новия PDF формат се прикачва автоматично. Файловете от този формат не само са защитени срещу редактиране, но и спестяват място за съхранение. Това е особено полезно при изпращане на по -големи файлове.
Средство за несъвместимост на хардуер или софтуер
Запазвайки документ като PDF, вие умело заобикаляте проблеми с несъвместим софтуер или хардуер. Докато файловете на Word могат да се отварят само ако е инсталиран платеният пакет на Office, PDF файловете могат да се отварят от всеки компютър с предимно безплатен софтуер. Често такива PDF четци вече са инсталирани по подразбиране.
Струва си да се знае: Не само ще отворите предишния си Word файл без никакви проблеми. Представянето на съдържанието също е надеждно. Текстът и изображенията в PDF винаги се показват верни на оригинала, дори ако файлът е разархивиран на таблет или мобилен телефон.
Как да запазите Word файл като PDF - ръководство
Има различни опции за преобразуване на текстов файл на Word в PDF документ. Вашето поколение на Office решава кое да използвате.
Практическа добавка за Word 2007
За да запазите текстов файл директно като PDF в Office 2007, имате нужда от разширение. Това се нарича добавка на английски език и може да се инсталира безплатно в Windows 2007. Преди това Windows използва собствен тип крос-платформено съхранение: файловете с разширение „XPS“ са, подобно на PDF файловете, независим от Windows формат за печат. Въпреки това, тъй като все повече потребители на Office изискват опцията за PDF печат като стандарт, Microsoft вгражда функцията за всички следващи поколения.
Конвертиране на Word в PDF от Word 2010
От Word 2010 текстовите файлове на Word могат бързо и удобно да се конвертират в PDF файлове. Можете да запишете документ на Word като PDF, като изпълните следните стъпки:
-
Отворете файла, който искате да запишете като PDF.
-
Кликнете върху „Файл“ и изберете опцията „Запазване като“ от падащото меню.
-
Щракнете върху стрелката до текущия тип файл (документ на Word .docx).
-
Променете типа на файла с PDF с разширение .pdf.
-
Променете името на документа, ако е необходимо.
-
Кликнете върху „Запазване“.
Вие автоматично ще се върнете към оригиналния си документ на Word. Ще намерите новосъздадения PDF файл в същата папка и под същото име.
Отпечатайте документ на Word като PDF и спечелете повече функции
Друг начин е да отпечатате като PDF. Тук не използвате истински принтер, нито произвеждате печатни продукти. Настройката „Печат като PDF“ създава само PDF. За да направите това, направете следното:
-
Отворете целевия документ, който искате да отпечатате като PDF.
-
Кликнете върху „Файл“ и изберете „Печат“ от менюто вляво.
-
Променете настройките под „Принтер“ на „Microsoft Print to PDF“.
-
Ако е необходимо, направете промени в бутона „Настройки“ или под „Настройка на страницата“.
-
Кликнете върху бутона „Печат“ горе вляво.
-
В новия диалогов прозорец изберете името на файла и мястото за съхранение на PDF файла и потвърдете с „Запазване“.
Но каква е разликата между „Запазване като PDF“ и „Печат като PDF“? Ако отпечатвате документ като PDF, можете - за разлика от простото запазване - да направите обширни настройки: Например можете да отпечатате само определени области на страницата, да промените ширината на полетата или да зададете двустранен печат или цветен печат. Под „Настройка на страницата“ ще намерите допълнителни опции за печат.
бакшиш: По -специално, ако възнамерявате да проектирате флаер или нещо подобно с Adobe, препоръчително е да използвате принтера. Тук можете да зададете по -високо качество, така че PDF да може да функционира и като окончателно произведение на изкуството за печатни продукти без никакви проблеми.
Чрез „Печат като PDF“ можете да настроите зареждащ се PDF принтер, като принтера Adobe PDF, в допълнение към стандартната настройка. Това дава възможност за печат с по -добра разделителна способност или съдържа допълнителни индивидуални опции.
Запазвайте Word файлове като PDF и споделяйте съдържание без риск
Word предлага множество функции, свързани с текстовия дизайн. Осигурете яснота и професионализъм със съдържание, дата или номера на страници в горния и долния колонтитул. С макроси, полеви функции, шаблони и функциите „Преразглеждане“ или „Настройване“ можете да направите документите си по -еднакви и професионални. Освен това гарантирате по -добро качество на текста, от една страна, като вмъквате цитати или хипервръзки, а от друга страна с функциите за превод или търсене и замяна в Word.
Запазвайки Word файлове като PDF, вие не само избягвате проблеми при отваряне или показване с друг софтуер или хардуер. Нежеланите промени в споделените документи също могат да бъдат избегнати. Споделянето на PDF файлове също е по -безопасно и заема значително по -малко място за съхранение.
ЧЗВ
Как мога да запазя документи на Word като PDF?
Има два начина да запазите документ на Word като PDF. Или отидете на „Старт“ на „Запазване като“ и променете формата на файла на „PDF“, или можете да отпечатате файла като PDF. Отпечатването като PDF файл ви позволява да направите обширни допълнителни настройки и да адаптирате мястото за съхранение или името на файла.
Каква е ползата от запазването на документ на Word като PDF?
За разлика от файла Word, PDF може да се отваря и показва без грешки, независимо от използвания софтуер или хардуер. Освен това текстът ви като PDF е защитен от предвидени и неволни промени от страна на получателя. В допълнение, PDF файловете заемат по -малко място за съхранение от файловете на Word, когато се изпращат.