Ето как поддържате преглед в документите на Word
В Microsoft Word могат да се използват различни функции за структуриране на текстовете възможно най -ясно. Заглавията и последователните раздели улесняват читателите да разберат информацията. Програмата Microsoft Office предлага стилове, които подчертават заглавия, подзаглавия и основния текст по различен начин. Можете да използвате това, за да създадете съдържание. Но как вмъкването на директория работи в Word и как да превърнете ред в заглавие само с едно щракване на мишката?
Съдържание в Word: следете нещата
В началото на дълъг текст съдържанието може да бъде много полезно: Читателят получава първо впечатление за файла, адаптира се към съдържанието на документа и се подготвя за отделните раздели. Кои теми разглежда текста? Колко дълго е документът общо? Използвайки номерата на страниците, които могат да бъдат прочетени в съдържанието, можете също да прецените колко дълги са съответните раздели под заглавията. Следователно всеки, който иска като читател, може да започне директно в предпочитания текстов раздел.
Следвайте тези стъпки, за да вмъкнете съдържание във вашия документ на Word:
-
Отворете раздела „Препратки“ в лентата с менюта на вашия Word файл.
-
В лявата област ще намерите полето "Съдържание". Щракнете върху това, за да дефинирате допълнителни настройки в нов прозорец.
-
Изберете предпочитаното от вас съдържание със бутона на мишката или създайте потребителски шаблон.
-
В съответния диалогов прозорец можете също да посочите кои знаци за пълнене искате да използвате в съдържанието си (точки, тирета, раздели и т.н.).
-
Можете също да актуализирате директория, която вече е създадена в областта „Съдържание“, веднага щом направите промени в текста си.
Ако използвате предварително форматирани шаблони на Word от Microsoft Word за заглавията си, програмата използва нивата на заглавията, за да създаде директорията. Ако сте въвели заглавия на главите си неформатирани, можете също да създадете съдържанието ръчно. Съответна функция ще намерите и в бутона „Съдържание“.
Автоматично актуализиране на съдържанието в Word: Ето как работи
Можете лесно да създавате и актуализирате автоматични съдържания с мишката. За да прехвърлите нови заглавия или променени номера на страници в структурата, направете следното:
-
Щракнете върху автоматичното съдържание.
-
Над заглавието е полето „Актуализиране на съдържанието“, което можете да разпознаете по червен удивителен знак.
-
Щракването с мишката върху него ви води до избора: „Актуализиране само на номера на страници“ или „Актуализиране на цялата директория“.
-
Направете своя избор и кликнете върху „OK“.
Ако сте интегрирали нови заглавия в текста си, трябва да актуализирате цялата директория. Това е единственият начин новите заглавия да се появят в желаното форматиране във вашата структура.
Повече структура в текстовата работа: предимства на съдържанието
В зависимост от това колко глави, раздели и области съдържа вашият документ, имате различни изисквания за форматирането на вашия текстов файл. Ако интегрираните от вас графики, таблици или изображения играят важна роля, може да искате да ги присвоите ясно към главите. Поради тази причина Word предлага възможност за включване на номера на глави в етикетите на фигурите.
Можете също така да предоставите на всяка глава свое собствено съдържание. Съдържанието в началото на всяка глава е особено полезно за големи файлове, така че читателят да не губи представа за сложните нива на текста.
Друго предимство на съдържанието е, че е лесно за използване в Word: Точно като цитати, хипервръзки или списъци с източници, директориите могат да се управляват и с помощта на интегрирани функции на полето. Ако кликнете върху създаденото поле, то ще се появи в сив нюанс. По този начин знаете, че можете да преразгледате съответното съдържание и да направите промени. Макросите също ви предлагат възможност за по -бързо въвеждане на определени записи, тъй като можете да запишете често използваните команди като комбинации от клавиши за тази функция на полето.
Ако щракнете върху малкото поле в горната част на вашето съдържание, можете автоматично да актуализирате заглавията и номерата на страниците на вашето съдържание. По този начин вашият план ще адаптира следните точки:
- Добавят се нови заглавия
- Можете да актуализирате номерата на страниците
- Новоподредените нива се интегрират автоматично
бакшиш: Особено ако искате да преработите текста си, има смисъл да използвате автоматично съдържание, което се актуализира с едно щракване.
Специални функции и съвети - така вашето съдържание изглежда професионално
Разнообразните функции в Word също ви позволяват индивидуално да проектирате заглавката и долния колонтитул на вашия документ и да вмъкнете преводи и текущата дата, като използвате полеви функции. Когато приключите с работата по текста, файлът може да бъде записан като PDF или преобразуван във формулярни букви.
Преди да приключите със запазването на документа, трябва да проверите дали сте направили някакви корекции или все още има грешки в текста. Използвайте функцията „Намери и замени“ за автоматично коригиране на често срещани грешки в една стъпка. За да можете да откривате и грешки в съдържанието, добра идея е да преобразувате таблицата в нормален текст. По този начин няма да разсейвате оформлението и шрифта и ще видите думите подробно.
Благодарение на съдържанието и съответната номерация на отделните записи, обменът на текстови секции става по -бърз и по -ефективен. Ако например работата ви включва съвместна работа по конкретни раздели, съответните позиции могат лесно да бъдат намерени с помощта на препратките. Word ви предоставя шаблони, които можете да използвате за форматиране на вашия индивидуален текст. Или избирате от предложенията на програмата, или можете да създадете персонализиран шаблон за вашия документ.
Бакшиш: Можете също да променяте стилове на Word, като например промяна на шрифта и цвета. За да направите това, щракнете с левия бутон на мишката върху шаблона за форматиране, напр. Б. Заглавие 1. Изберете „Промяна“. Вече можете да правите различни персонализации в маската - получер шрифт или размер на шрифта също могат да бъдат зададени по подразбиране.
Заключение: създайте правилно съдържанието в Word
Когато настройвате страница, акцентът е върху няколко аспекта: От една страна, видът на шрифта, размерът и разстоянието са сред факторите, които влияят върху опита на четене. От друга страна, ясна структура на текста също играе важна роля. Помагат не само таблиците и графиките, но и номерирането на вашата страница, а също и това за вмъкване на съдържание.
Microsoft Word предлага на потребителите шаблон за заглавия и съдържание. Можете да персонализирате и форматирате стандартните настройки чрез раздела „Препратки“. Например, можете да проектирате размери на шрифта и знаци за пълнене, както желаете.
Записите в директория улесняват намирането на места в текста или препратките. Това дава възможност на читателите да разбират по -добре коментарите и съдържанието и да ги разпределят в отделни глави.
ЧЗВ
Как мога да вмъкна съдържание в Word?
Използвайте раздела „Препратки“, за да добавите както библиографски, така и съдържание към вашия документ на Word. Word ви дава възможност да проектирате тези директории, както желаете. Например, можете да изберете дали искате да интегрирате точки или плътна линия като знаци за запълване между заглавията и номера на страницата във вашето съдържание.
Защо има смисъл да използвате шаблоните за форматиране в Word?
Ако използвате шаблоните, които Word ви предлага за отделните текстови модули, програмата разпознава съответното ниво на елемента незабавно. Word може да идентифицира заглавия като такива, ако маркирате написаното заглавие като използващо раздела „Форматиране на шаблони“. Ако след това вмъкнете автоматично съдържание, програмата Office може автоматично да прехвърли всички заглавия в очертанията на правилното ниво и с правилната номерация.
