Полезна информация и често задавани въпроси
Всеки, който работи много с Excel, вероятно вече е изпитвал, че неизползваните таблици и формули изглеждат все по -недостъпни след известно време. Това затруднява редактирането на съдържание, което не е било достъпно дълго време. В крайна сметка, собствената ви памет за функциите, които сами сте изградили, вече не е достатъчно силна. За външни хора това може да стане наистина сложно. Поради тази причина може да си струва, ако вашите собствени таблици са снабдени с коментари и бележки, които обясняват в бъдеще какво точно представлява.
Вмъкнете коментари в Excel
Полезни съвети от потребителя към самия него обаче не трябва да се записват в действителните клетки на документа на Excel. Има много по-елегантно решение за това: Може да се създаде текстово поле от по-високо ниво, което позволява коментар, който се вижда само при поискване.
Копирайте коментарите в други клетки
Ако вече написана бележка ще се използва повече от веднъж, не е необходимо да се създава отново. Вместо това съдържанието на съществуваща клетка може да бъде прехвърлено в свободното пространство на нова клетка. Тази команда на Excel може да бъде вмъкната бързо с няколко щраквания на мишката и клавиатурата.
Ако редовно копирате едни и същи коментари, можете да правите едно и също нещо в голям мащаб.
Форматирайте и маркирайте коментарите в Excel
Подобно на всички други стойности, въведените коментари могат да бъдат редактирани по техния вид в таблица на Excel. Следователно може да се регулира не само шрифта и размера на съответната бележка, но и избора на използвания цвят. Тези възможности също могат да се използват едновременно. Това е особено полезно, когато искате някои коментари да се открояват повече от други.
Комбинирайте стойност на дата и текстов коментар в една клетка
Благодарение на оператора „&“ два отделни записа могат да бъдат свързани заедно. Това обаче не се отнася за сливането на дати и текстово съдържание. Тъй като това обикновено води до възпроизвеждане на неразбираеми последователности от цифри. Този проблем може лесно да бъде решен с помощта на формула.
Как да покажете всички коментари в Excel за преглед
Ето как можете да получите преглед на всички коментари в таблица:
В Excel 2003 щракнете върху една от видимите ленти с инструменти с десния бутон на мишката. В контекстното меню, което се показва, извикайте командата REVISION. В лентата с инструменти, която се показва след това, ще намерите иконата ПОКАЖВАНЕ НА ВСИЧКИ КОМЕНТАРИ. Ако кликнете върху бутона, всички коментари ще бъдат показани в таблицата ви. Кликнете отново върху бутона, за да скриете коментарите.
В Excel 2007 или по -нова версия извикайте раздела ПРЕГЛЕД на лентата, за да използвате бутона. В групата КОМЕНТАРИ Excel показва бутона ПОКАЖВАНЕ НА ВСИЧКИ КОМЕНТАРИ.
Винаги показвайте коментари в Excel
По подразбиране личните бележки се показват само в документа на Excel, ако са активирани с бутона на мишката. Тази основна настройка обаче не е задължителна. Команда може да се използва за задаване на коментар да се показва постоянно.
Как да скриете напълно коментарите в списъци на Excel
Ако искате да запазите коментарите в работната си книга, без Excel да показва бележките за коментари, направете следното:
- В Excel до и включително версия 2003 извикайте командата TOOLS - OPTIONS. В Excel 2007 щракнете върху бутона Office в горния ляв ъгъл, след това върху бутона EXCEL OPTIONS. В Excel 2010 отидете в менюто FILE и след това щракнете върху EXCEL OPTIONS.
- В диалоговия прозорец, който се появява, преминете към раздела VIEW (Excel 2007/2010: ADVANCED).
- Активирайте опцията БЕЗ КОМЕНТАРИ И ПОКАЗАТЕЛИ.
След като потвърдите с бутона OK, коментарите вече не се показват в работния лист. Дори ако щракнете върху клетка с коментар, коментарът вече не може да се види.
Коментарите ще бъдат видими отново, ако изключите отново опцията на Excel БЕЗ КОМЕНТАРИ И ПОКАЗАТЕЛИ.
Вместо да скривате всички коментари, можете просто да ги скриете във формулите. Само упълномощени лица имат достъп до вашите коментари.
Скриване на коментарите във формула
Ако скриете коментарите си във формули на Excel и защитите таблицата, само оторизирани лица ще имат достъп до нея. За да направите това, направете следното:
За да добавите коментар към формула, използвайте функцията N. Това всъщност е необходимо само от съображения за съвместимост с други програми, но има хубавия страничен ефект, че винаги връща стойността 0 за текст.
Така че, ако добавите коментара си като аргумент на функция N към вашата действителна формула, нищо не се променя в резултата. След това коментарът се вижда в реда за редактиране.
Следната формула добавя клетки A1 към A15 и съдържа текста „Коментар“:
= SUM (A1: A15) + N ("Коментар")
Следващата фигура показва използването на тази формула в примерна таблица:
Ако резултатът от формула е текст, а не число, коментар с функцията N няма да работи. След това можете да използвате една от текстовите функции - например НАДЯСНО.
Резултатът от следната формула е текстът „OK“ или празна клетка и е снабден с текста „Коментар“:
= IF (D1> 500; "OK"; "") & RIGHT ("Коментар"; 0)
Следващата фигура показва използването на тази формула в примерна таблица:
Сега трябва да скриете формулата във всички клетки, които съдържат коментар във формулата. За да направите това, изберете командата "Клетки" в менюто "Форматиране". Активирайте раздела „Защита“ в диалоговия прозорец, който се показва. След това щракнете върху опциите „Заключено“ и „Скрито“. Потвърдете това с "OK".
Ако сега защитите листа, формулите вече не се виждат. За да направите това, извикайте командата "Защита" в менюто "Инструменти" и командата "Защита на листа" в подменюто. В диалоговия прозорец, който се показва, изберете желаните опции и потвърдете с „OK“.
Достойнствата на коментарите
Коментарите предлагат на потребителите на Excel практична възможност да пишат бележки и забележки в работата си, които по -късно могат да обяснят на себе си и на други потребители как всъщност е структурирана таблицата и какво още трябва да се направи. Приложението е изключително удобно за потребителя, поради което всяко предпочитание може да бъде взето предвид при писането на коментар. Благодарение на тези съвети и трикове това вече няма да е проблем за вас.
Често задавани въпроси относно коментарите в Excel
Как се премахва форматирането от коментарите?
Промените в коментар в Excel могат да бъдат нулирани по всяко време. Опцията, от която се нуждаете за това, се намира в лентата в раздела „Начало“. Под „Стилове“ ще намерите бутона за „Условно форматиране“. Щракването върху това отваря друг прозорец за „Изтриване на правила“. По -долу можете да посочите дали искате да нулирате форматирането на избран коментар или на всички коментари. Потвърдете избора си с едно щракване на бутона на мишката.
Как коментарите се изтриват отново?
Коментарите могат също толкова лесно да се създават и изтриват в работен лист в Excel. За да направите това, щракнете върху коментираната клетка с десния бутон на мишката. След това новата опция „Изтриване на коментар“ се появява под вече известната опция за „Вмъкване на коментар“. Кликването върху този бутон премахва коментара.
Как мога да изтрия всички коментари едновременно?
Първо изберете областта за изтриване. Цялото съдържание на работния лист може да бъде избрано с комбинацията от клавиши Ctrl + A. На този етап могат да бъдат избрани допълнителни листове, което в крайна сметка премахва всички коментари от цялата работна книга.
След това отворете раздела „Начало“, където ще намерите друг бутон за „Редактиране“. Има опция за „изтриване“. С щракване върху областта се появява опцията за „изтриване на коментари“. Тъй като вече сте дефинирали областта за изтриване, всеки засегнат коментар се премахва след потвърждаване с бутона на мишката.
