Excel: Справочна функция за конкретна информация

Ето как функцията Excel се използва правилно

Имате ли огромно количество данни и спешно се нуждаете от информация за определена стойност, която е въведена в таблицата ви? В този момент има смисъл да използвате справочната функция на Excel. Това е така, защото позволява да се определи необходимата информация с помощта на критерий за търсене и области от клетки, в които трябва да се търси необходимата стойност. Това работи автоматично и позволява бързо да се иска информация. Ако искате да направите по -целенасочено търсене, трябва да използвате подобрените справочни функции Vreference, Wreference или XVreference. Excel предлага допълнителни алтернативи за организация и извличане на данни.

Как се използва справочната функция на Excel

Референтната функция на Excel е полезна за търсене на стойност в колона или ред, който е на същото място в друг ред или колона. Референцията може да се използва от една страна във векторната версия, а от друга страна в матричната версия. Векторната версия се използва, когато трябва да се търси колона или ред за конкретен критерий за търсене. Във версията с матрица могат да се търсят няколко колони и редове или целият работен лист. За тази цел обаче има подобрени функции Vreference и Wreference. Програмата позволява матричната версия само поради причини за съвместимост с други програми за електронни таблици.

Как е структурирана референтната функция на Excel във векторната версия?

Справочната функция на Excel се състои от три аргумента и е структурирана по следния начин: Справка (критерий за търсене, вектор за търсене, [резултат резултат]).

• Критерий за търсене е задължителен аргумент. Тук се въвежда стойността, която трябва да се търси. Стойността може да бъде число, текст, логическа стойност, име или втора справочна функция.
• Търсене на вектор е вторият задължителен аргумент от формулата. Тук се посочва областта на колоната или реда, в която трябва да се търси стойността за търсене. Това може да бъде и текст, числа или истинни стойности.
• Резултатен вектор: Квадратните скоби около третия аргумент, вектора на резултата, показват, че този аргумент не е задължителен. В този момент може да бъде посочена друга област, която трябва да съдържа толкова елементи, колкото и вторият аргумент.

Търсене в колони - пример

Имате списък с номера на артикули в колона А със съответните дрехи в колона Б. Търсите конкретен номер на артикул и искате да разберете с кой елемент от облеклото се състои номерът на артикула.

Изберете празен ред.

Поставете формулата = справка ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Следователно функцията търси номера на артикула в колона А и извежда резултата от колона В, например „Общо“.

Референтният синтаксис на формулата в матричната версия има по -малко аргументи

В матричната функция референтната функция на Excel се състои от препратка (критерий за търсене, матрица). Той не съдържа никакви незадължителни аргументи, а по -скоро два задължителни.

• Критерий за търсене е първият необходим аргумент и може да се състои от число, текст или логически стойности, име или някаква друга справочна функция.
• матрица е диапазон от клетки, който се използва за сравнение. Числа, низове или логически стойности също могат да бъдат намерени тук.

Както бе споменато, препоръчително е да използвате другите референтни функции на Excel Vreference и Wreference, тъй като те имат по -добра функционалност. Например, можете да посочите номер на колона или индекс на колона, който съдържа връщаната стойност.

Търсене в колони - векторна версия: пример

Ако се приеме същата ситуация във векторната версия, както в горния пример, продължете по подобен начин.

Изберете празен ред.

Поставете формулата = справка ("ART7492031"; A2: B6).

Следователно функцията търси номера на артикула в колона А до колона В и в резултат извежда съответния елемент от облеклото („общо“).

Това трябва да се има предвид при използване на референтната функция

Стойностите в Търсене на вектор и двете версии трябва да бъдат подредени във възходящ ред. Това означава например за числа -1, 0, 1, 2, 3, и т.н., за текстови стойности A, B, C, и т.н. и за истинските ценности неправилно следван от вярно. Текстът не е чувствителен към регистъра. Ако не може да се намери стойност според критерия за търсене, референтната функция на Excel приема стойност Търсене на векторкоето е най -близо до стойността в критерия за търсене. Ако стойността на критерия за търсене е по -малка от тази в областта за търсене, Excel връща стойността на грешката #NV.

Бързо търсене с тези три справочни функции на Excel

Потребителите, които не използват функцията за връзка на Excel от съображения за съвместимост, трябва да използват Sreference, Wreference или подобрената версия XLOOKUP. Те позволяват по -прецизно търсене на стойности, използвайки например заместващи знаци.

Търсете колони или таблица по Vreference

Референтната функция на Excel VLOOKUP търси стойност в редове, използвайки матрица и индекс на колона. Тук е важно данните да са организирани по такъв начин, че стойността за търсене да е точно до връщаната стойност. Стойностите обаче могат да бъдат присвоени по такъв начин, че да принадлежат към определени категории или групи. Тази процедура спестява време при оценка на таблица.

Vreference може не само да търси през цели таблици, но също така може да се комбинира с други функции. Например е възможно да се търсят няколко критерия едновременно. Ако искате да използвате справочната функция на Excel за няколко свързани работни листа, може да получите съобщения за грешка, но те могат да бъдат бързо разрешени с помощта на настройките. Стойността на грешката обаче ще бъде #NV на дисплея, това е грешка в приложението. Това съобщение за грешка в Excel може да бъде уловено с други формули.

Използвайте препратката като справочна функция на Excel и търсете през редовете

За разлика от VLOOKUP, HLOOKUP търси хоризонтално. Следователно тази справочна функция на Excel търси колона по колона в определен ред за критерия за търсене в работния лист. Функцията HLOOKUP има следните функции:

• 3 задължителни аргумента (Критерий за търсене; Матрица; Линеен индекс)
• 1 незадължителен аргумент (Area_reference)
• Специфично търсене в таблица с нива
• Използване на заместващи знаци като критерии за търсене

Търсенето във всички посоки позволява XVreference

Microsoft 365 има подобрена референтна функция Excel XLOOKUP, която комбинира функциите на VLOOKUP и HLOOKUP. С формулата може да се търси работен лист за критерий за търсене, независимо от това къде се намира колоната с резултатите. Тази справочна функция е малко по -сложна с 6 аргумента, но позволява на потребителите на Excel подробно и динамично търсене във всички посоки.

Преглед на други матрични формули за оценка на таблица

Уместно ли е разглеждането на главни и малки букви за оценката на данните? По -сложна формула на масив, която референтните функции не могат да изпълняват, може да помогне по този въпрос. Референтните функции на Excel не са единствените средства за запитване на информация в колони или редове, които програмата има в репертоара си. Например, индексната функция може да извежда стойности или препратки от клетки. Изискваните данни могат да бъдат прочетени чрез задаване на променлива позиция на клетка или чрез използване на номера на колони и редове. С връзката на функцията за сравнение потребителите на Excel също могат да извличат стойности от пресечните точки на редове и колони. Диапазоните на клетките могат да се използват и за определяне на последния запис в списък на Excel.

Други функции на Excel, които могат да помогнат за организацията и оценката на информацията:

• Row () е функция на Excel, която можете да използвате, за да зададете номера на редове в работния лист. Например можете да номерирате списъци на Excel на стъпки от две. Тази формула може дори да бъде вградена в друга формула и може автоматично да продължи номерирането на редове веднага щом празна клетка получи нова стойност.
• Indirect () ви помага да разделяте и подреждате многоредови данни в колони или да четете съдържание чрез адреси на клетки.
• Address () е друга матрична формула, която можете да използвате, за да определите адреса на клетката на конкретна стойност. Чрез интегриране на други функции можете да разширите функцията и например да определите позицията на най -голямото число в списък на Excel.
• В комбинация с други формули, Hyperlink () може не само да извежда точната позиция на стойност, но и да съхранява връзка към позицията едновременно.

Справочната функция на Excel дава възможност за бързо запитване на информация

Независимо дали данните трябва да се определят от конкретна колона, търсени редове или да се извежда стойност на резултата за свързаната стойност на търсене, референтните функции в Excel могат да се използват по различни начини. Потребителите могат да избират между справочната функция на Excel, която е съвместима с други програми за електронни таблици, или по -обширните функции Vreference или Wreference. За напреднали потребители XVerweis е подходящ за по -целенасочено търсене, което съчетава функциите на SVerweis и Wreweis. Други функции на Excel могат да се използват за организиране на данни, като автоматично номериране на редове или връщане на позицията на клетката на стойност.