Експертни съвети за работа с Outlook
Microsoft Outlook е една от най -популярните комуникационни програми, използвани от милиони хора по света всеки ден. Outlook трябва да помогне, наред с други неща, да направи писмената комуникация по електронната поща по-ефективна и професионална. За да се гарантира това, Outlook има многобройни функции. Функцията за сортиране е съществена опция за ежедневна работа.
Сортирането и целенасоченото подаване на имейли, прикачени файлове и информация е важно както в Outlook, така и като цяло в аналоговата офисна комуникация. Регистрите и папките са от съществено значение в офисите, например, за да се съхраняват офлайн документи въз основа на разбираеми критерии. Добре обмислената структура на папките и функцията за сортиране в Outlook също гарантират, че съществена информация и имейл съобщения са достъпни само с няколко щраквания.
Как да използвате функцията за сортиране в Outlook
Някои потребители на Outlook получават стотици имейли на ден. С толкова много информация е трудно да се следят нещата и да се избере правилния изглед. От съществено значение е да можете да показвате съобщенията автоматично според определени критерии. Вградената функция за сортиране на Microsoft Outlook може да ви помогне да сортирате съобщенията ефективно и ориентирано към потребителя. Можете да използвате функцията за сортиране, както следва:
-
Придвижете се до всяка папка. Над имейлите, съдържащи се в директорията, ще намерите функцията за сортиране и филтриране на Microsoft Outlook.
-
Освен всичко друго, можете да филтрирате съобщенията според следните критерии:
- Прочетете или прочетете съобщения.
- По приоритет.
- По начален или краен срок.
- По размер.
- По предмет.
- От изпращача.
- По вид.
- Според растенията.
- По сметка.
Освен това можете да определите в диалоговия прозорец "Сортиране" дали най -новият или най -старият елемент винаги трябва да се показва в горната част.
Множеството опции за избор, които можете да разпознаете, когато се активират с отметки, ви позволяват да подредите съдържанието на папката конкретно. По този начин можете да видите с един поглед кои задачи, информация и съобщения са важни и трябва да бъдат обработени. Настройките на функцията на филтъра са обясними и могат да бъдат адаптирани за секунди.
Как да сортирате и структурирате Outlook - 2 важни експертни съвета
Освен важната функция за сортиране в Microsoft Outlook, можете да структурирате комуникационната програма професионално само с няколко промени. Двата основни съвета на експертите могат да ви помогнат тук:
Съвет на експерт 1: създайте папки за съхраняване на имейли според темата
С входяща поща с много стотици съобщения е лесно да загубите представа за нещата. Използването на функциите „Сортиране“ и „Търсене“ в Outlook може да помогне за по -бързо показване на имейлите, които търсите. В същото време и двете функции не са панацея, когато става въпрос за структурирана работа с Outlook. За да се изгради структура в Outlook, е важно да се работи със система за лични папки. Личните папки са полезни, защото могат да се използват за сортиране и съхраняване на имейл съобщения по теми.
Можете лесно да създадете лична папка в структурата на папките на вашата пощенска кутия. Това работи, като щракнете с десния бутон върху областта, където трябва да се генерира личната папка. В диалоговия прозорец, който се показва, изберете „Нова папка“ и задайте име. В резултат на това папката принадлежи към вашата лична система от папки и се появява във вашия изглед.
Добре обмислената структура на папките и папковата система професионализират работата с Outlook и са част от бъдеща офис организация.
Съвет на експерт 2: категоризиране на имейли в Outlook
Не сортирате имейл съобщения в Microsoft Outlook изключително с помощта на вградената функция за сортиране. Освен това категориите могат да ви помогнат да класифицирате имейлите си и да организирате пощенската кутия. Например, можете да наименувате категории според отделите или имената на клиентите или да изясните статуса на обработка с категория. Ключови думи като „извършено“ или „дължимо плащане“ са параметри за сортиране, които ви помагат да се организирате по -добре.
За да създадете нова категория, отворете областта на менюто „Категории“ в раздела „Начало“ и изберете „Всички категории“ от падащото меню. В диалоговия прозорец щракнете върху бутона „Ново“. След като въведете име за новата си категория, потвърдете процеса с OK. В резултат на това можете да разделите имейлите си на конкретни категории и да ги визуализирате по-точно, като използвате цветовото кодиране.
Функцията за сортиране в Outlook може да помогне за организиране на имейли по професионален начин
Функцията за сортиране в Microsoft Outlook е важен инструмент на ваше разположение. Помага за индивидуално сортиране и показване на имейли във входящата поща или в други папки. Изборът на категории гарантира, че сортирането може да се извърши по план.
Освен това има смисъл да се настроят разбираеми структури на папки, за да се организира входяща комуникация в Outlook. Функцията за категории в Outlook е от съществено значение, ако искате да сегментирате имейли според предметната област. Всички опции, взети заедно, са ефективни, за да можете по всяко време да сортирате, съхранявате и намирате имейли в Outlook.
