Трябва да знаете тази информация за добавките на Outlook!
Microsoft Outlook има много функции и функции по подразбиране. След като инсталират и въведат лицензионния ключ, потребителите оценяват, наред с други неща, възможностите на професионалната функция за електронна поща, възможностите за промяна на клиента и имейл адреса или за използване на адресната книга и функцията на календара.
Освен това Outlook и неговите сестрински програми Word, Excel и PowerPoint и Microsoft Office се оценяват като цяло, защото могат да бъдат ефективно свързани помежду си. В допълнение към възможността за промяна на настройките и опциите поотделно, Outlook впечатлява с огромен набор от функции. В същото време е очевидно, че има индивидуални предизвикателства и задачи в професионалната или частната среда, които не могат да бъдат решени с вградените инструменти на Microsoft Outlook. В този случай се използват добавки и модули, които специално подобряват Outlook.
Информация:
Добавките са сертифицирани от Microsoft и готови макроси или софтуерни приложения, които функционират като разширения в Office. Те предлагат желаната добавена стойност и подпомагат потребителите при обработването на задачи по по-целенасочен или ефективен начин или при професионалното управление на имейлите.
От гледна точка на потребителя, има смисъл да се интегрират тествани и полезни добавки в Outlook. Тъй като производителността на Outlook се забавя при всяка интеграция на добавка, преди изтеглянето трябва внимателно да се обмисли дали модулът е полезен и целесъобразен.
Интегриране на добавки и модули в Outlook - това са вашите възможности
Ако искате да интегрирате добавка във вашия личен Outlook, обикновено имате две възможности:
- Изтеглете добавката от интернет и я интегрирайте в Outlook след инсталирането.
- Търсете и инсталирайте добавки чрез елемента от менюто „Добавки“ в раздела „Старт“.
Потърсете добавка в Интернет и я изтеглете - трябва да обърнете внимание на това
Добавките могат да бъдат полезни и да помогнат на потребителите да работят по-ефективно с Outlook или да съставят имейл по-бързо и по-професионално. Всяка добавка също е предназначена за комуникация с външни сървъри или програми и за обработка на данни от Outlook. Поради тази причина, като зареждате добавка, вие се съгласявате с условията за защита на данните и лиценза на Outlook и производителя на добавката.
Инструмент, който се използва широко и препоръчва, особено при пандемията на коронавирус, е софтуерът за видеоконференции Zoom. Zoom предлага на потребителите изтеглянето на добавка за планиране и стартиране на незабавни срещи от Outlook. Добавката Outlook от Zoom също поддържа потребители при планиране на срещи. За да интегрирате добавка, като Zoom, в Outlook, направете следното:
-
Придвижете се до целевата страница, от която можете да заредите помощната програма.
-
След като изтеглите модула, инсталирайте го според инструкциите на производителя.
-
След като рестартирате Outlook, ще намерите новата добавка Zoom в раздела „Старт“ и можете да я стартирате и използвате поотделно. Например, имате възможност да планирате нова среща и да изпратите данните за достъп директно до всички участници по имейл. С елемента от менюто „Стартиране на незабавна среща“ можете да започнете нова Zoom среща директно от Microsoft Outlook.
Изтеглянето и интегрирането за всички добавки на Outlook са еквивалентни на инсталирането на приставката Zoom.
Търсете и инсталирайте добавки чрез едноименния елемент от менюто „Добавки“ в Outlook
Можете също да изберете и добавите добавки в Outlook от менюто за стартиране на Outlook. В раздела „Старт“ ще намерите съответната функция в полето за избор „Добавки“.
Ако менюто за избор „Вземи добавки“ не се показва в стартовата лента, можете алтернативно да отидете до лентата за търсене и да въведете параметрите за търсене там Добавяне вход. В този случай ще видите и менюто за избор на „Търсене на добавки“, което ще ви отведе до диалоговия прозорец за избор.
С едно щракване върху бутона „Търсене на добавки“ или „Извличане на добавки“ се отваря прозорец за избор, в който можете да намерите предложения за добавки в списък или да потърсите полезни разширения. Известен доставчик на външни добавки е например компанията Mapilab.
Microsoft прави разлика в прозореца с опции
- Добавки и
- Съединители.
Разликата между добавка и конектор е разбираема. Името се присвоява в зависимост от посоката на комуникация между външен модул и Outlook. Добавката позволява на Outlook да изпраща информация до друго приложение. Обратно, съединителят позволява на друго приложение да изпраща данни или информация до Outlook.
Добре известните добавки за Outlook са например модулите Evernote в областта на комуникацията или Salesforce като професионален CRM софтуер. Dropbox и PayPal също могат да бъдат интегрирани в Outlook като добавки.
Препоръчителните и популярни съединители за Outlook са например признатото интернет приложение Mailchimp, което се използва за автоматизация на маркетинга и маркетинг по имейл. Добре познатият Google Analytics - модул, който записва посетителите на интернет страници и оценява продължителността им на престой - също може да бъде интегриран.
Допълнителни добавки, модули и инструменти, ориентирани към практиката, за по-ефективна работа с Outlook
С интегрираните в Windows параметри за стартиране, Outlook предлага практически възможности за индивидуална комуникация. Например можете да посочите, че Outlook стартира друг специфичен модул вместо областта за поща. Потребителите, които работят често със списъка с контакти, могат по подразбиране да го използват първо.
Потребителите, които получават много спам съобщения със злонамерен софтуер или които обикновено трябва често да управляват прикачени файлове към електронна поща, също могат да използват външни инструменти. Програмите, които автоматично записват и управляват прикачени файлове от входящи имейли, могат да спестят много време. Ако се подозира, че прикачен файл е заразен с вирус, специален вирусен софтуер може изрично да провери файла от пощенската кутия, преди да бъде отворен.
Запазете контакти и направете мрежата на Outlook съвместима
Хиляди нови адреси се събират в много компании чрез маркетинг и промоции. Обработката на всеки адрес на ръка е скъпа и отнема много време. Алтернатива е софтуер, който автоматично извлича адреси от имейли. Добавката на немски език предлага подобна добавена стойност ContactMaker, което опростява създаването на нови контакти от имейли. С едно щракване на мишката можете например да създадете нов контакт от подпис на имейл или от данните в клипборда на Windows.
Ако получавате твърде много имейли на ден и се чувствате обезпокоени от постоянните входящи съобщения, можете да използвате безплатното разширение на Outlook "Имейл приоритет"вмъкване. Той разширява версията на Outlook за 2007 г. с бутон „Не безпокойте“, който можете да използвате, за да блокирате временно получаването на имейли. Можете да постигнете подобен ефект с функцията „Автоматични отговори“, интегрирана в Outlook.
Компаниите, които искат да се справят без Microsoft Exchange в мрежата, все още имат възможност да работят заедно.
Видео урок: Как да управлявате, активирате и деактивирате добавки в Outlook
Блокирайте добавките или временно предотвратете тяхното изпълнение
Поради индивидуалния си размер, добавките могат значително да забавят стартирането на Outlook или да доведат до сривове и проблеми с целостта на системата на по-стари компютри. Ако случаят е такъв, трябва да се предприемат действия. Съществена опция в случай на забавено стартиране или съобщения за грешка е временно да блокирате добавки или да предотвратите тяхното изпълнение.
Изключването или изтриването може да се извърши в опциите на Outlook, като преминете към раздела „Файл“, като щракнете върху лентата с менюто.
Активирайте или деактивирайте добавките, като кликнете върху бутона „Отиди“ в долната част на прозореца за избор „Управление / COM добавки“.
В следния прозорец всички инсталирани добавки могат да бъдат активирани или деактивирани, като щракнете върху квадратчето за отметка.
Добавки и модули: полезни разширения за Outlook
Microsoft Outlook разполага с голям брой практически ориентирани функции и възможности за професионално и ефикасно изпълнение на задачи. Въпреки огромния набор от функции, има специфични задачи и предизвикателства, с които външните програми могат да се справят по -добре или по -бързо.
В този случай добавките и модулите, които добавят функции към основната програма с полезни разширения, са целесъобразни и препоръчителни. Добавките подобряват комуникацията, интегрират външни програми в Outlook или свързват CRM с Outlook. След като инсталират Outlook и въведат валидния лицензионен ключ, потребителите могат да инсталират добавки и модули по различни начини:
- Чрез външно изтегляне на добавката и инсталация. Добавката или модулът се появяват след рестартиране в Outlook.
- Като щракнете върху бутона „Вземете добавки“ в менюто за стартиране на Outlook. След това можете да инсталирате подходящи добавки, модули или конектори.
Добавките могат да се използват и в други програми на Microsoft Office за допълване на вградените функции. Тъй като всяка добавка забавя процеса на стартиране на Outlook, важно е да се зареждат само разумни и практични добавки, например от предложенията, направени от Outlook. Всеки, който продължава по този начин като потребител, ще добави специфични функции към Outlook и ще използва софтуера като индивидуален и мрежов комуникационен център.
