Как да използвате календара на Outlook за срещи и задачи

Преглед на всички функции

Независимо дали са професионални или частни срещи - почти всеки е зает да организира ежедневно себе си и личната си среда. Поради тази причина календарът, например календарът на Outlook, е във фокуса на всяко планиране на професионална среща. След като Outlook бъде отворен с двукратно щракване върху бутона на мишката, ще намерите няколко икони в долната лява област на програмата. Иконата на календара в Outlook може да се намери точно до иконата за имейли.

В допълнение към календара, има смисъл да отбелязвате важни задачи в Outlook и да ги работите. Областта със задачи, която е подредена като икона до адресната книга в Outlook 365, е подходяща за това.

Потребителите на Outlook, които познават и овладяват възможностите на функциите „Календар и задачи“, работят и планират по -ефективно и по -целенасочено. В допълнение към календара и задачите, потребителите оценяват и функцията за търсене на Outlook. Например, Outlook предлага възможност за търсене на срещи и имейли наведнъж. Тази опция е особено полезна и практична, когато използвате Outlook за бизнес цели, тъй като ефективно поддържа ефективността на работата в офиса.

Организирайте срещи професионално - възможно е без усилие с Outlook

Календарът в Outlook е основно обясним и лесен за употреба. Задаването на нова среща е възможно само с няколко кликвания. В допълнение, има много трикове и изпитана помощ, които да ви помогнат да влизате в срещи ефективно и икономично. Например, възможно е да се копират съществуващи записи за срещи, за да се улесни въвеждането на нови срещи. Процедурата по плъзгане на имейл с важна среща в бутона „Календар“ или „Задача“ също е ориентирана към практиката. По този начин можете да генерирате запис за среща или нова задача и да имате съдържанието на имейла веднага под ръка като напомняне. Преобразуването на задачи в срещи с мишката е ефективно и спестява ценно време.

В следния текст можете да прочетете как можете да организирате задачи: Сортирайте задачите по категории

Съвет за ефективност:

Тъй като всички програми на Office са свързани в мрежа, имате възможност да създавате срещи или задачи от Word и Excel директно в Outlook по всяко време. За да направите това, можете да вмъкнете бутон в Microsoft Word или Excel и да прехвърлите задачата или срещата в Outlook с едно щракване.

В тази статия можете да прочетете как да създавате задачи от Word.

Основно предимство на календара на Outlook е възможността да координира срещи с други хора, без да се налага да използвате споделен календар. Разделът „Заявка за среща“ е наличен за това в Outlook. Заявките за срещи могат да се приемат автоматично в Outlook. Ако заявената среща не е заета в календара, заявката се потвърждава от системата. Като алтернатива можете също да зададете, че всяка заявка за среща трябва да се обработва и приема ръчно.

Вместо дългосрочна лична или цифрова комуникация, срещите могат да бъдат координирани само с няколко кликвания, като се използва тази процедура. Като алтернатива, потребителите на Outlook също имат възможност да изпращат отделни срещи като файл iCalendar. В този случай получателят запазва контрола над календара си. Той може да импортира заявката за среща и бележката в Outlook, ако е необходимо. Експортът като iCalendar файл е полезен например за хора, които не са лично познати на подателя. Ако на потребителите на Outlook рядко се налага да координират срещи с други хора, може да има смисъл да изпращате отделни срещи или откъси от календара, без да поискате конкретни заявки за срещи. Споделянето на календар или откъси от календара и актуализирането на срещите е удобно за потребителя в Outlook и може да се направи с малко усилия.

Маркирайте срещи в цвят, преместете ги или ги изтрийте

Назначенията, задачите и имейлите са тясно свързани в Outlook. Поради тази причина версията на Outlook 2007 предлага възможност за маркиране на важни имейли във входящата поща с различни цветни флагове за проследяване с мишката. В допълнение към цветното кодиране, Outlook може да ви напомни за задача, свързана със съобщение.

Можете също така лесно да премествате срещи, без да щраквате, като въвеждате текст или ги плъзгате и пускате с мишката. Това е възможно в една и съща календарна област, а също и чрез навигатора за дата за други седмици, месеци или години. След това Microsoft Outlook автоматично настройва датата и поддържа часа. Възможно е също да преместите няколко срещи в друг ден с едно щракване, например, ако сте болни или не можете да работите в работен ден. Дублиращи се срещи могат да бъдат премахнати с няколко прости стъпки, като се използва комбинация от клавиши за команда.

В някои случаи може да е важно изтриването на срещи изцяло преди определена дата. Това е полезно например, ако вземете календар от колега и вече нямате нужда от старите му срещи. Можете да изтриете всички срещи от календара на Outlook преди определена дата, като превключите към табличния изглед на срещи. В този изглед имате възможност да сортирате и изтривате срещи според датите.

Представянето на различни изгледи на календара в календара на Outlook също е ориентирано към практиката. Можете да показвате календарен изглед на ден, за цяла седмица или работна седмица или за цял месец.

Можете също да изпращате срещи чрез Outlook. Можете да прочетете как работи това в тази статия: Изпращане на срещи

В по -старите версии на Outlook, например Outlook 2007, вие също имате възможност да показвате плътността на детайлите в изгледа на месеца. Тази функция ви дава три опции за гледане:

• "Ниско",
• "Среден" и
• "Високо".

Опцията „Ниска“ се задава автоматично. Ако не можете да намерите подходящи срещи в Outlook в месечния изглед, плътността на детайлите може да е причината за това. Outlook основно предлага различни и специфични настройки за изглед за срещи. Наред с други неща, е възможно да се покажат текущите, важните бъдещи или алтернативно миналите срещи.

Повтарящи се повтарящи се срещи - важна функция в Outlook

В допълнение към еднократните срещи, има много повтарящи се срещи, които се повтарят седмично, месечно или годишно. Вместо да въвеждате всяка от тези срещи на ръка в Outlook, въвеждането на повтарящи се срещи гарантира спестяване на време. Той също така предоставя на потребителите на Outlook сигурността да не пропускат важни срещи. Определяте повтаряща се среща в Outlook директно в раздела „Нова среща“ с помощта на бутона „Тип серия“. Можете да внедрите напомняне в Outlook за всяка среща.

Срещите за серия могат да бъдат избрани и въведени в диалоговия прозорец. Възникна проблем с избора на работни дни в по -старите версии на Outlook. Този проблем е решен в текущата версия на Outlook, така че по принцип всяка комбинация е възможна като серия от срещи.

Ако искате да редактирате или изтриете цялата серия срещи, това също е възможно без никакви проблеми. Например, ако изтриете среща от поредица срещи, системата ще ви информира в прозорец дали цялата серия от срещи също трябва да бъде изтрита. След като направите своя избор, щракнете върху бутона „OK“, за да затворите диалоговия прозорец.

Тази функция също е ориентирана към практиката, за да може да изтрива отделни срещи от поредица срещи. Ако например в компанията не се е състояла седмична среща, отменената среща може впоследствие да бъде премахната от календара, без да се налага да изтривате цялата поредица и да я настройвате отново.

Използвайте метода ALPEN и професионализирайте управлението на времето си

Трябва ли да координирате много срещи и да планирате всеки работен ден или частни дейности точно и професионално? В този случай има смисъл да се използва добре познатият метод ALPEN, който се използва главно от мениджъри или се преподава в семинари за управление на времето. Методът ALPEN описва методология за добре обмислено управление на времето. Основан е от известния автор Лотар Й. Зайверт. Методът ALPEN се основава на предположението, че е достатъчно да отделяте няколко минути всеки ден за съставяне на писмен дневен план. Това работи по метода ALPEN, както следва:

1. Запишете задачи, срещи и дейности.

2. Оценете продължителността на дейностите.

3. Планирайте времената на буфера.

4. Вземете решения за деня.

5. Проследяване и адаптация

Методът ALPEN може ефективно да се поддържа от календара на Outlook, областта на задачите или изгледа „Outlook Today“.

Организирайте внимателно задачите в Outlook: ето как работи

Задачите обикновено се различават от срещите по това, че нямат начална дата. В дадена задача фокусът е върху дейността или целта. В обобщение, срещите са обвързани с ясно определена начална и крайна точка. Обратно, крайният срок е решаващ за задачите. Когато задачата е изрично изпълнена, не е дефинирана.

Можете да създавате нови задачи в Outlook в раздела „Задачи“ с едно щракване. Появява се лента, където можете да управлявате, проследявате или премествате задачи.

За по -добра ориентация и яснота на всички съответни задачи имате опциите в Outlook,

• Скриване на завършени задачи в Outlook
• за показване само на задачите, които вече са изпълнени в Outlook.
• Можете също така напълно да изтриете изпълнените задачи от Outlook.

За да направите това, изберете опцията „Завършени задачи“ под „Задачи“. След това ще ви бъдат показани всички изпълнени задачи. Можете лесно да ги изтриете с комбинацията от клавиши или командата CTRL + A. Outlook също ви дава възможност да покажете и запишете конкретен изглед на задача.

Следете задачите и отпечатайте списък със задачи

Следенето на всички задачи е от съществено значение. Поради тази причина има смисъл да сортирате задачите в инструмента за планиране на задачите според всички налични колони. Като алтернатива имате възможност свободно да подреждате задачи и да показвате определени икони в лентата със задачи. Обширните опции за показване в областта на задачите гарантират, че можете да правите разлика между важни и по -малко важни задачи с един поглед. Можете да определите реда на вашите задачи, като ги номерирате и отделна колона за числата. Можете едновременно да обработите обобщените си задачи в списък със задачи, да ги покажете, да ги отворите или да ги разпечатате заедно със седмичния календар.

Делегиране и филтриране на задачи - особено полезни в професионалната област

Ако не се справяте лично с всяка задача, можете автоматично да поискате отчети за състоянието. Автоматизираната информация за състоянието ви дава преглед на нивото на завършеност, на което задачата е в момента. Тази опция е особено важна в професионална среда, когато се делегират съответни задачи. Вече делегираните задачи могат да бъдат прехвърлени на друг служител по всяко време. В допълнение към отчетите за състоянието на делегирани задачи, Outlook има професионална функция за филтриране на задачи. Можете да използвате това, за да филтрирате задачи според определени критерии. Освен всичко друго, е възможно конкретно:

• Преглед на всички задачи, които са възложени на конкретен служител
• Които имат конкретна дата на падежа или
• имат дефинирано вписване в темата.

Задачите могат също да бъдат преобразувани в среща с помощта на плъзгане и пускане, без да се налага да се създават отново.

Бакшиш:

Използвайте конкретни шаблони на Outlook за бързо създаване на срещи или задачи, които по същество имат една и съща структура. По този начин спестявате много време, премахвате съкращенията и планирате ефективно срещи и задачи.

От Outlook 2007 задачите, които вече са преместени в архива, все още са видими, ако са маркирани за последващи действия. Потребителите, които управляват много задачи в Outlook, оценяват тази опция. Той е ценен за напомняне за задачи, имейли и срещи, които се съхраняват в архивната папка.

Потребителите на Outlook 2003 имат специална опция по отношение на показването на задачи и срещи. Можете да покажете списъка със задачи в календара. По този начин можете да следите вашите срещи и задачи едновременно. Потребителите на други версии на Outlook могат да използват настройките за изглед, за да определят кои области на Outlook трябва да се показват.

Софтуерен съвет:

Искате ли да видите вашите задачи, дневен ред и календар на Outlook на работния плот, без да отваряте Outlook? В този случай можете да използвате безплатната програма DeskTask. DeskTask работи под Windows 10 и може да се използва с всички известни версии на Outlook.

Заключение: перфектно организирайте срещи и задачи в Outlook

С Microsoft Outlook получавате сложно и добре обмислено софтуерно приложение за перфектно организиране на вашите срещи и задачи. Outlook предлага различни опции за изпълнение на срещи, заявки за срещи и повтарящи се срещи. Освен това изгледите на календара могат да бъдат персонализирани. Срещите могат да се споделят или превръщат в задачи само с няколко кликвания. Зоната на отговорност е особено ценна, когато различните дейности и изисквания в професионалния или частния сектор трябва да бъдат насочени разумно. Благодарение на удобната за потребителя структура, Outlook допринася за професионално организиран календар.