Контакти в Outlook - настройки, съвети и трикове

Станете професионалист в Outlook само с няколко стъпки

Всеки знае ситуации, в които търси телефонен номер, имейл адрес или информация за контакт и не може да го намери. Особено в критични за времето моменти търсенето в адресна книга с ръкописни бележки или „хаос от хартия“ може да изнерви нервите. Стресът и забързаността при търсене на контакти, адреси или телефонни номера са минало с Microsoft Outlook. В допълнение към професионалното изпращане на имейли, Outlook включва стандартна функция за контакт, с която могат да се управляват различни цифрови адресни книги, списъци с контакти и списъци за разпространение.

Можете да отворите адресната книга на Outlook, като щракнете върху бутона за адресната книга. Тя може да бъде разпозната по факта, че представлява двама души. Друга възможност е да въведете думата за търсене „адресна книга“ в опцията за търсене в горната част на Outlook. Това също ще ви отведе до зоната за съхранение на вашите контакти.

Microsoft Outlook предлага на потребителите различни функции за импортиране, актуализиране и архивиране на контакти. В допълнение към възможността за ръчно въвеждане на данни за контакт в адресната книга, има и други опции, с които контактите могат да бъдат ясно показани и архивирани.

Функцията за контакт в Outlook с един поглед

Ако погледнете функцията за контакт в Microsoft Outlook, веднага забелязвате, че софтуерът предлага повече възможности, отколкото просто запазване или изтриване на контакти.

Например, имате възможност да създадете свои собствени групи за контакт, за да препращате имейли до кръг от приятели или до определена група хора. Използването на списъци с контакти елиминира ръчното и предразположено към грешки търсене на отделни контакти, когато се изпраща съобщение до няколко души. В подпозицията „Нови елементи“ можете да изпращате имейл директно от функцията за контакт, да повиквате среща или да създавате лична задача. Това също работи под вписването „Общувайте“.

Интересна и практична е и подпункта „Промяна на изгледа“ .В тази област ще намерите няколко опции за показване на вашите контакти. Например можете да намерите вашите контакти в:

• Списъчен формуляр,
• Като визитка или
• Персонализиран

дисплей, за да се гарантира яснота. С опцията Изглед винаги има възможност:

• Извеждане на специфични списъци с контакти,
• Запазване като PDF или
• За да разпечатате.

Особено в бизнеса, а също и в частния сектор има ситуации, в които трябва да препратите информацията за контакт на друго лице с едно щракване. Това работи в полето „Release“ чрез елемента от менюто „Forward contact.“ В прозореца, който се отваря, получавате опцията да въведете данните за контакт:

• Като визитни картички на Outlook или
• Изпращане като контакт в Outlook.

След това получателят може да прехвърли получените лични данни в личната си адресна книга в Microsoft Outlook с едно щракване.

Ако искате да споделите цялата си адресна книга, можете да направите това, като щракнете върху елемента от менюто „Споделяне на контакти.“ Можете също да използвате получени, външни адресни книги чрез точката „Отваряне на споделени контакти“.

Microsoft Outlook позволява на потребителите да използват съвместно адреси, лични данни и да попълват адресни книги в екип, да създават контакти, да ги поставят и да ги споделят. Това е особено интересно в компании или в клубове. Споделеното използване също може да бъде изгодно в семейната област.

В елемента от менюто „Категории“ можете да категоризирате вашите контакти в цвят с ясни бутони или да ги маркирате като частни. Можете също да използвате функцията за търсене в адресните книги, за да намерите лесно отделни контакти по име или друга информация за контакт. Функцията за търсене с различни полета е особено интересна, когато трябва да се управлява голям брой контакти.

В обобщение, Microsoft Outlook предлага много възможности за организиране и архивиране на лични контакти и споделяне на контакти с други.

В Microsoft Outlook можете да управлявате различни адресни книги, за да архивирате контактите си отделно един от друг. Това е важно, ако например искате професионално да разделите бизнес и лични контакти. Можеш:

• Стандартна адресна книга или
• Колекция от адресни книги или списъци с адреси,

Използвайте за запазване и архивиране на имена, имейл адреси и друга информация. Ако използвате Outlook с акаунт в Exchange Server, по подразбиране се създава глобален списък с адреси (GAL). Това е необходимо, за да могат всички потребители на Exchange, например в компания, да имат достъп до едни и същи контакти.

Създаване на адресни книги в Outlook

Ако искате да създадете друга цифрова адресна книга освен съществуващите адресни книги, това работи в съответствие със следните инструкции:

1. В менюто Файл преминете към подпункта Настройки на акаунта.

   

2. Под „Добавяне или премахване на акаунти или промяна на съществуващите настройки за връзка“ ще стигнете до нов раздел, в който можете да създадете друга адресна книга в диалоговия прозорец.

   

3. Щракнете върху „Ново“ и след това изберете дали искате да интегрирате друга адресна книга или услуга за LDAP директория. LDAP Интернет директория е услуга, която търси директории на други сървъри, за да намери имена, контакти или друга информация. Потребителите на Microsoft Exchange не могат да добавят нова адресна книга на Outlook.

Защо трябва да запазвате контакти и да поддържате адресна книга в Outlook

Адресната книга в Microsoft Outlook може да бъде сравнена с аналогов бележник или телефонен указател, с който много хора все още работят. При това непрекъснато се въвеждат нови адреси, актуализират се данни или се изтриват контакти на ръка. Цифровата адресна книга в Outlook изпълнява същите задачи. Той формира рамката за контактите и данните за контакти, които могат да се показват в различни групи контакти и папки за контакти. Microsoft Outlook развива пълния си потенциал, когато контактите в програмата, календарът и имейл съобщенията се разглеждат и използват като неразделна единица.

Друга причина, поради която важни контакти трябва да се съхраняват в Outlook, е свързана с така наречената нежелана поща. Outlook има вградена функция за нежелана поща и филтрира нежелани съобщения или рекламна поща. Поради специфични ключови думи в съобщението е възможно важни съобщения, които не са спам, също да бъдат филтрирани. Можете да предотвратите това, като запазите всички контакти в адресната книга. Outlook разпознава контактите и ги добавя към списъка с безопасни изпращачи. По този начин имате гаранцията, че важните съобщения от приятели или бизнес партньори няма да бъдат погрешно разглеждани от системата като спам. Ако случайно сте добавили важен контакт в списъка с блокирани податели, можете да премахнете блока, като кликнете върху раздела „Блокирани податели“.

Друга, практическа функция, в която функцията календар и списъкът със задачи си сътрудничат, е така нареченото повторно подаване за контакти. Тази опция ви позволява да добавяте важни контакти към задачите си в Outlook. Например, ако трябва да се обадите на контакт след три дни и не искате да зададете среща в календара на Outlook, можете също да прехвърлите контакта в списъка със задачи.

Колко контакта са полезни и възможни в Outlook

В аналогова адресна книга можете бързо да загубите представа за контактите си. Ако адресната книга е сортирана по букви, високочестотните знаци като B, S, M или N се запълват бързо. В резултат на това нови имена и контакти не могат да се добавят ясно и да се появяват в полето. Това не може да се случи с цифрова адресна книга, тъй като в Microsoft Outlook могат да се управляват безброй записи. Поради тази причина Microsoft не налага ограничение за това колко контакти могат да бъдат запазени в Outlook. Няколко стотици или няколко хиляди различни контакти могат да бъдат записани в адресната книга с всичките им данни. Ако искате да управлявате много контакти, трябва да се съсредоточите върху вниманието при създаването.

Ако имате голям брой контакти, трябва да добавите възможно най -много подробности към човек. Това увеличава шансовете да намерите човека или фирмата, която търсите, когато търсите контакти. Лошо попълнените данни за контакт са контрапродуктивни и водят до допълнителна работа.

Бакшиш: По -специално, уверете се, че сте въвели името и фамилията на вашия контакт в правилната колона. В противен случай може да бъде голямо предизвикателство да намерите контакта отново при по -късно търсене.

Експортирайте или импортирайте контакти или адресната книга

Импортирането или експортирането на отделни контакти или пълни адресни книги, списъци за разпространение и групи контакти е лесно възможно в Outlook. Например, ако получите нов лаптоп, можете да прехвърлите контактите и адресните си книги на втори компютър само с няколко кликвания. Възможно е също да споделите адресна книга с други хора или колеги. Тук е важно да се спазват разрешенията и нивата на разрешения.

В допълнение към експортирането или импортирането на адресни книги на Outlook, които можете да разпознаете по разширението на файла .pst, можете също да настроите адресни книги от други приложения в Outlook. Например, можете лесно да отворите и прочетете стар пощенски акаунт в Windows, поддържан под Windows Vista. За да направите това, имате нужда от файла с данни от Windows Mail. Това се чете с помощника за импортиране и експортиране на Microsoft Outlook. Съветникът за импортиране и експортиране може да се намери под Файл> Отваряне и експортиране.

След това имате няколко възможности. Отворете по -стари файлове с данни за Windows Mail с третото поле за избор „Импортиране / експортиране.

Изтрийте дублирани контакти - така работи

След използване на Outlook е нормално един или друг контакт да се дублира в Outlook. Това може да се случи особено, ако няколко души редактират списъка с контакти в Microsoft Exchange. Премахването на дубликати от адресната книга не е трудно, тъй като Outlook има обширна функция за сортиране в списъка с контакти. Ако искате да разберете кои дублиращи се контакти присъстват във вашия Outlook, направете следното:

1. В областта на контактите на Outlook отворете раздела Изглед.

2. Кликнете върху първия запис в списъка „Промяна на изгледа“.

3. Променете изгледа от „Хора“ на „Списък“ или „Телефон“.

   

4. Отваря се прозорец, в който след това можете да сортирате контактите си по различни критерии и да филтрирате и изтриете всички дублирани контакти.

5. Ако е необходимо, можете по избор да отбележите важни контакти, с които редовно общувате, като любими в адресната книга.

6. Ако искате да отпечатате персонализиран списък с адреси, трябва да използвате персонализиран изглед с различен ред вместо стандартния изглед. По този начин можете да сортирате всички полета за контакт поотделно и да получите разпечатка с информацията, която е важна за вас. По принцип има смисъл да отпечатате няколко контакта и да използвате отпечатани списъци с контакти в допълнение към списъците с цифрови адреси.

7. Можете да изтриете контакт, като отворите менюто за избор с десния бутон. В долната част на диалоговия прозорец ще намерите елемента от менюто „Изтриване“.

   

Видео урок: Как да създадете и запишете нов контакт в Outlook

Създавайте нови контакти професионално

Ако искате да създадете нов контакт, това може да стане с едно щракване в областта за контакти на Outlook. Това работи почти идентично в Outlook, както в адресната книга на Windows Vista или Windows XP. За да направите това, първо отидете до Нов контакт в менюто "Старт" под "Ново".

След като кликнете върху „Нов контакт“, се отваря прозорец с различни опции за въвеждане:

Има смисъл да попълните маската за въвеждане и всички опции с най -важните данни и информация за контакта. Например, освен името и адреса, можете също да въведете уебсайт или адрес за чат или да създадете допълнителни бележки за контакта в полето за бележки. Това дава пълна представа за човек. Особено ако контактът е нов и непознат, има смисъл да се включат възможно най -много подробности. След въвеждането прозорецът се затваря горе вдясно с помощта на бутона „Запазване и затваряне“. След това записът за контакт се появява в стандартната адресна книга. Преди да въведете нов контакт, можете да зададете адресната книга, в която да се запише. Възможно е също да преместите нов контакт от стандартната адресна книга в подпапка или да го присвоите на група контакти.

Автоматично приемане на пощенски адреси като контакти

В частната или служебната електронна поща е обичайно непрекъснато да се създават нови контакти, които искате да прехвърлите в адресната книга. Вместо да прехвърляте усилено данните за контакт, например имейл адреса и други лични данни, можете автоматично да приемате имейл адреси като нов контакт в Outlook. Това става автоматично веднага щом изпратите съобщение до новия контакт или отговорите на имейл.

Възможно е също така автоматично да въведете всички получатели на имейл в адресната книга. Това може да бъде полезно и ефективно, когато сте част от съобщение до няколко адресати, с които бихте искали да общувате впоследствие. Запазването им маркира новите контакти като безопасни получатели. Освен това можете да категоризирате контактите в група, така че да можете да пишете в групата за контакти по -късно с едно щракване.

Дублиращи се контакти с натискане на бутон

Дублирането на контакти също е интересно и практично. Можете да си спестите много работа с една стъпка. Копирането на записи с данни е ефективно, наред с други неща, ако трябва да създадете много служители на компания в Outlook, където само разширението и името се различават. С клавишните комбинации Ctrl + C и Ctrl + V, познати в Windows, можете лесно да дублирате контактите.

Отделни номера на факс и имейл адреси

Някои потребители описват проблем под Outlook, при който, когато щракнете върху полето „До“ в имейлите, в допълнение към имейл адресите се използват и номера на факс. Това е неправилно сортиране в софтуера, което може да бъде почистено с няколко кликвания. За да направите това, трябва да предотвратите показването на номерата на факса в диалоговия прозорец „Избор на име: Контакти“.

Свържете Skype и Outlook чрез добавка

Различните съвременни методи на работа са обобщени под общото понятие „Нова работа“. Гъвкавото работно време, дигитализацията и ефективната комуникация са част от New Work. Видео разговорите са добре познат вариант, който е бил много често посещаван, особено след пандемията на короната. Те предлагат възможност да се свържете с хора навсякъде по света на ниска цена или безплатно и веднага чрез Skype, Whatsapp или Zoom.

Skype, като част от семейството на Microsoft, може лесно да бъде интегриран в Outlook. Със Skype е възможно да планирате Skype разговори или конференции в Outlook и да присвоите индивидуалното име на Skype на всеки контакт. Можете също да използвате добавка за свързване на адресната книга в Outlook и телефонния указател в Skype. Това гарантира, че няма съкращения в адресите и че има единна база данни.

Обобщение и заключение за контактите на Outlook

Не е трудно да организирате контакти в Microsoft Outlook. Outlook разкрива пълния си потенциал, когато контактите, имейлите, задачите и календарът се използват като единица. Outlook предлага, наред с други неща, сложен помощник за импортиране и експортиране, който може да се използва за импортиране на контакти от стари версии или други програми. Възможно е също така да експортирате или споделяте контакти, адресна книга или списъци с контакти с други вътрешни или външни потребители. Контактите, които са от голямо значение, могат да бъдат маркирани като предпочитани.

Създаването на нов контакт в Outlook е възможно без никакви проблеми поради удобната за потребителя структура на менюто. Важно е да продължите внимателно при създаването на нови адреси и да не бъркате полетата за име и фамилия например. Автоматизираното запазване на контакти от входящи имейли и простото филтриране на дублиращи се контакти с помощта на обширна функция за търсене също са от съществено значение и са от значение за практиката. Microsoft Outlook със своите:

• Зрела контактна зона,
• Много практически опции и
• Неговата структурирана повърхност

е гаранция за неопитни потребители, както и за опитни потребители за управление на контакти по смислен, дългосрочен и професионален начин.