По -бърз достъп до шаблони на Outlook

Как да свържете шаблони

По -специално в професионална среда има смисъл да се работи с шаблони в Microsoft Outlook. Шаблоните имат предимството да генерират еднакви имейл съобщения или други документи с висока стойност на разпознаване. В същото време шаблоните спестяват работно време и изглеждат професионални. Докато диалоговият прозорец за отваряне на шаблони в други програми на Office може да бъде намерен в раздела „Файл“ в областта на менюто „Нов“, шаблоните са по -трудни за намиране в Microsoft Outlook. Поради тази причина си струва да свържете шаблоните на Outlook в Outlook, за да могат да се отварят по -бързо.

Как да отворите шаблони на Outlook

За да отваряте винаги шаблон в Microsoft Outlook, направете следното:

1. Придвижете се до раздела „Старт“ и преминете към областта на менюто „Ново“ вляво.

   

2. В следващата стъпка изберете елемента от менюто „Нови елементи“ и преминете под „Допълнителни елементи“ до опцията „Избор на форма“.

   

3. Отваря се базата данни с формуляри на Microsoft Outlook, от която можете да изберете стандартен формуляр, личен формуляр или стандартни шаблони.

   

Не може да се отрече, че шаблоните на Outlook са практически. В същото време извикването на шаблони е сложно. Нужни са няколко кликвания, за да изберете правилния шаблон и да работите с него. Този начин е сложен за разлика от шаблоните в Microsoft Word или PowerPoint. С трик е възможно да се съкрати пътят до шаблоните на Outlook. Това работи чрез включване на връзките към шаблоните директно в лентата на Outlook. В текущата версия на Outlook (Outlook2022-2023 или Outlook 365) можете също да вградите шаблоните директно в списъка за бърз старт.

В 5 стъпки: интегрирайте връзки към шаблони в компактната навигация на Outlook

Можете да интегрирате шаблон на Outlook в компактната навигация на Outlook в пет стъпки:

1. В Windows Explorer отворете папката, в която са записани шаблоните на Outlook. Обикновено можете да намерите шаблоните от Microsoft Office по следните пътища:

   • C: \ Documents and Settings \ YOURNAME \ Application Data \ Microsoft \ Templates
   • C: \ Users \ Directory Windows \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates

   Бакшиш: Можете също да намерите папката, като отворите нова поща, изберете File> Save As и след това потърсите в полето Save In

   

2. След това подредете прозорците Explorer и Outlook един до друг на екрана си. Важно е да виждате както лентата на Outlook, така и прозореца на Explorer.

3. Освен това кликнете върху „Връзки“ в долната лента на Outlook. Ще намерите записа под трите точки. (…)

4. В следващата стъпка кликнете върху „Добавяне на нова група“ и въведете име, например „Шаблони“. Отворете тази група с двойно щракване.

5. Сега изберете вашите шаблони в Explorer и ги плъзнете в новата група „Шаблони“, като задържите левия бутон на мишката.

   

6. Отсега нататък можете да отворите желания шаблон под „Връзки“ с щракване на мишката.

Outlook2022-2023 - Вграждане на шаблони в лентата за бързо стартиране

За да получите по-бърз достъп до отделните шаблони, можете също така лесно да добавите шаблоните на Outlook в Outlook2022-2023 към лентата за бързо стартиране на Microsoft Outlook с едно щракване. За да направите това, отворете раздела „Старт“ в менюто „Ново“ и изберете „Допълнителни елементи> Избор на формуляр.“ В следващата стъпка щракнете с десния бутон върху елемента от менюто „Избор на формуляр“.

След това имате възможност да добавите опцията от менюто „Избор на формуляр“ към лентата с инструменти за бърз достъп. Интеграцията в лентата за бърз старт значително съкращава избора на съответните шаблони. Отсега нататък ще намерите иконата за избор на формуляри в лентата за бърз старт.

Резюме: Придвижете се по -бързо до шаблоните на Outlook с преки пътища и лентата за бързо стартиране

Достъпът до шаблон на Outlook може да бъде сложен и тромав. За разлика от други програми на Microsoft Office, като Word или PowerPoint, шаблоните на Outlook са вложени в раздела „Старт“. Ако искате да спестите кликвания и време, можете да извикате важни шаблони по по-лесен за употреба начин с връзка от Windows Explorer или интегрирането на шаблоните на Outlook в лентата за бърз старт. Интеграцията в областта на менюто „Връзки“ или в лентата за бърз старт е особено полезна за шаблони, които се изискват постоянно. Тази процедура увеличава ефективността и улеснява ежедневната ви работа с Microsoft Outlook.

ЧЗВ

Къде се намира лентата с инструменти за бърз достъп?

Лентата с инструменти за бърз достъп се намира в Outlook2022-2023 (Outlook 365) в горния ляв ъгъл, вдясно в заглавната лента. Важни функции могат да бъдат интегрирани в лентата с инструменти за бърз достъп. Те могат да бъдат отворени с едно щракване благодарение на включването в бързия достъп.

Къде мога да намеря областта на менюто „Преки пътища“ в Outlook?

Можете да намерите връзките в Outlook в Outlook2022-2023 в компактната навигация долу вляво. Имате възможност да промените настройките на компактната навигация и да показвате връзките по подразбиране.

Кога има смисъл да работите с шаблони в Outlook?

Има смисъл да работите с шаблони в Outlook, ако подобни или идентични документи трябва да се създават непрекъснато. Вместо винаги да започват отначало, шаблоните помагат на потребителите на Outlook да работят по -ефективно и бързо.