Презентациите рядко се създават и възпроизвеждат на същия компютър. По -скоро презентацията трябва да се изпраща най -вече до колеги, началници или клиенти. След това често се демонстрира с помощта на друг компютър или преносим компютър.
Проверете документа, преди да го препратите
Преди да изпратите електронно копие на вашата PowerPoint презентация, трябва да прегледате презентацията за данни или лична информация, които могат да се съхраняват в самата презентация или в свойствата на документа. Тъй като тази информация може да разкрие подробности, които не трябва да бъдат публично известни, препоръчително е да премахнете тази скрита информация.
PowerPoint ви предлага инструмент, който върши част от работата вместо вас:
- Щракнете върху раздела започнете На информация.
- Щракнете върху бутона в средната област Проверете за проблеми - проверете документа.
- Сега ще видите списък с елементите, които могат да бъдат проверени.
Регулирайте настройките за преглед на документи
- По подразбиране диалоговият прозорец Преглед на документи всички квадратчета с изключение на едно са поставени.
- Също така поставете отметката отпред Съдържание на външен слайд. Ако има текстово поле извън слайда, това ще бъде премахнато.
- Освен всичко друго, PowerPoint проверява дали презентацията все още съдържа коментари и при желание изтрива и личната информация, запазена в документа, като например потребителското име на човека, създал презентацията.
- Всички забравени бележки в областта за бележки на презентацията също могат да бъдат премахнати.
- След като сте избрали всички подходящи за вас опции, кликнете върху Проверете.
- Сега ще ви бъдат показани всички намерени елементи и можете да решите за всяка опция дали искате да използвате бутона Премахнете всички искате да изтриете.
- Когато сте готови, кликнете върху Заключете.
Внимание капан: връзки с Excel
Изпитът в PowerPoint 2010 може да направи много, но не може да гарантира, че цялата вътрешна информация ще бъде премахната.
Винаги проверявайте ръчно дали има диаграма в презентацията, която при отваряне разкрива повече информация от желаното. Такъв е случаят например, ако диаграмата е създадена в Excel и след това или като свързана Обект на диаграма на Microsoft Excel или с опцията за поставяне Използвайте целеви дизайн и вграждане на работна книга съответно. Запазете оригиналното форматиране и вградете работна книга вмъкнат в PowerPoint.
Ако маркирате такава диаграма и щракнете върху редактиране на данни Щракнете, целият Excel файл се отваря и предлага представа за други листове с данни на Excel, които може да не искате да пуснете.
В случай на свързани файлове, този риск обикновено съществува само когато зрителят отвори презентацията на компютъра, на който е създаден. Едва тогава връзката към Excel е действително активна. Веднага след като бъде отворен на чужд компютър, се появява съобщение, че свързаният файл не е наличен.
Но бъдете внимателни, когато пакетирате презентация на компактдиск, връзките се запазват с нея. Можете да прочетете повече по тази тема в следващия брой.
По този начин откривате връзки към Excel и изтривате излишни данни
Не винаги създавате всички слайдове в презентация. Ако обаче сте отговорни за финализирането на презентацията, има лесен начин да видите дали вашите колеги може да са включили свързана диаграма.
Ето как се прави:
- Щракнете върху раздела започнете На информация.
- Долу вдясно ще намерите опцията Редактирайте връзки към файлове.
- Сега ще видите всички връзки във файла и можете също да премахнете отделни връзки, ако желаете.
В случай на вградени работни книги изтрийте ненужните листове с данни.
