Ако работите концентрирано върху дадена задача, препоръчително е да премахнете всички видове смущения или да ги сведете до минимум, доколкото е възможно. Това включва и прекъсвания от входящи имейли и от известия на работния плот при получаване на имейли.
Задайте колко често Outlook да извлича имейли
В повечето случаи не е необходимо Outlook да проверява пощенската кутия на сървъра на всеки десет минути или повече и да изтегля новите имейли. Изключение: Трябва да отговаряте на поръчки или запитвания на клиенти, което трябва да стане незабавно. В по-голямата част от случаите е достатъчно Outlook да проверява имейли веднъж на час или на всеки половин час.
И ако работата ви изисква да се концентрирате върху една задача за дълго време, препоръчително е, както е описано на предишната страница, да проверявате имейлите си само в определени часове. След това трябва да изключите напълно автоматичното извличане на електронна поща.
Ако спешно чакате конкретен имейл, можете да го изтеглите по всяко време, като натиснете клавиша F9 или бутона Изпратете получаване спусък.
Ако искате да укажете колко често Outlook приема имейли или ако искате да изключите автоматичното извличане на електронна поща, направете следното:
- В Outlook до версия 2007 извиквате командата Инструменти → Опции и отворете регистъра Настройка на имейл. В Outlook 2010 се обаждате Файл → Опции и отворете регистъра Разширено.
- кликнете върху Изпратете получаване.
- Избирам Всички акаунти и превключете опцията Включете тази група в подаването (под Настройки за група „Всички акаунти“) а.
- В полето по -долу или превключете опцията Автоматично предаване на всеки X минути напълно или го включвате и въвеждате желаната честота зад него - например 60 Минути.
- Ако използвате офлайн режим, повторете стъпки 3 и 4 за него.
- Ако не искате да правите други настройки за отделни акаунти, затворете диалоговите прозорци.
- Ако имейлите, получени в определен акаунт, трябва да се проверяват по-често, напуснете диалоговия прозорец Групи за доставка (вижте стъпка 6) и продължете както следва:
- Избирам Всички акаунти и щракнете Редактирам.
- Изберете акаунта, за който трябва да се прилагат други настройки, и премахнете отметката пред него Включете акаунта в тази група. Затворете диалоговия прозорец с Добре.
- След това кликнете върху Ново. Въведете името на акаунта, за който трябва да се прилага специален регламент, и кликнете върху Добре.
- В диалоговия прозорец, който се отваря, превключете опцията Включете акаунта в тази група и щракнете Добре.
- Изберете акаунта. Активирайте опцията за това Автоматично предаване на всеки X минути и въведете желания интервал.
- Затворете всички диалогови прозорци.
Изключете известията на работния плот
Ако автоматично проверявате имейли на всеки няколко минути, но не е необходимо постоянно да бъдете информирани за нови входящи имейли, препоръчително е да изключите функцията за известяване на работния плот на Outlook. Тогава Outlook не показва прозорец с известия или икона с букви за няколко секунди за всеки нов имейл и също така не възпроизвежда звук.
Продължете както следва в Outlook до версия 2007:
- Извикайте командата Инструменти → Опции На.
- кликнете върху Опции за имейл и след това нататък Разширени опции за имейл.
- Обърни се под Когато нови елементи пристигнат във входящата поща и четирите варианта.
- Затворете диалоговите прозорци.
В Outlook 2010 направете следното:
- Извикайте командата Файл → Опции На.
- Отворете регистъра електронна поща.
- Превключете четирите опции по -долу Когато пристигнат нови съобщения и затворете диалоговия прозорец.
