Ако използвате Excel 2007 или по -нова версия, е много лесно да запазите таблица като PDF файл. В допълнение към много други файлови формати, PDF се предлага там като формат за съхранение. За да направите това, направете следното:
Извикайте менюто „Файл“ (Excel 2010) или командата „Запазване като“, като използвате бутона Office (Excel 2007). В следния диалогов прозорец отворете списъчното поле "Тип файл". Изберете формата „PDF (* .pdf)“ от списъка с налични файлови формати с едно щракване на мишката. Следващата фигура показва как изглежда диалоговият прозорец:
Въведете име на файл за PDF документа в този диалогов прозорец. Дадено е името на таблицата в Excel, но можете да изберете и различна.
Excel ви предлага две опции за оптимизация за запазване като PDF файл. Опциите ви позволяват да оптимизирате файла до „Стандартен (онлайн публикации и печат)“ или „Минимален размер (онлайн публикации)“. Изберете желаната опция.
Ако искате само да запазите част от работната книга като PDF файл, когато записвате, щракнете върху „Опции“. След това можете да използвате блока „Публикуване на какво“, за да изберете „(избраният диапазон от клетки)“, „Активен лист (и)“, „Цяла работна книга“ или „Таблицата“ (важи само ако използвате курсора в област форматиран като таблица) може да бъде запазен като PDF.
Ако поставите отметка в квадратчето „Игнорирай областите за печат“, всички области за печат, които сте създали в Excel, ще бъдат игнорирани, когато PDF файлът бъде създаден.
Вътрешната информация от файла на Excel, като автор, дата на запазване и коментари, не трябва да се запазва в PDF файла, ако този файл се използва и извън компанията. Следователно деактивирайте квадратчето за отметка „Свойства на документа“ в областта „Включване на непечатаема информация“ на диалоговия прозорец „Опции“.
Когато сте направили всички настройки, кликнете върху „OK“ в диалоговия прозорец. След това Excel създава PDF файла и го съхранява на избраното място за съхранение.
