Как да експортирате данни от Excel в други програми

Как да експортирате данни от Excel в други програми

Експортирането на данни от Excel може да помогне за изчисляване на съдържанието на таблица в други програми. Това е по -лесно, отколкото звучи: Работната книга се записва в желания формат и може да се отвори след експортиране. Но какви други програми поддържа Excel?

Програми и файлови формати, които Excel предоставя за експортиране

Ако потребителите искат да експортират данни от Excel, за да работят с данните в друга програма, това работи за различни формати и програми:

• Текстови файлове (TXT, CSV)
• PDF
• XPS
• Електронна таблица на OpenDocument

Потребителите на Excel не трябва да запазват пълната папка или работен лист, но също така могат да експортират отделни редове или колони. Записите с данни могат да се използват и за други програми на Microsoft Office. За това не е необходим износ.

Excel все още предлага да запишете работната книга като отделен уеб архив или като уебсайт. Потребителите обаче се съветват, че някои функции могат да бъдат загубени при запазване в този формат.

Как да експортирате данни в текстов файл

текст

В този формат символните низове са разделени с TAB знаци. Експортирането на данни от Excel в текстов файл работи по следния начин:

Избирате „Файл“ и след това „Запазване като“.

Отваряте „Преглед“ и се отваря диалоговият прозорец „Запазване“.

Изберете „TXT“ под „Тип файл“.

Посочете желаното място за съхранение и кликнете върху „Запазване“.

Информирани сте, че текущият работен лист ще бъде отворен във файла за експортиране, който потвърждавате с „OK“.

CSV

Експортирането на данни от Excel в CSV работи по същия начин:

Избирате „Файл“ и след това „Запазване като“.

Отваряте „Преглед“ и се отваря диалоговият прозорец „Запазване“.

Изберете „csv“ под „Тип файл“.

След това кликнете върху „Запазване“, когато сте избрали мястото за съхранение.

Може да получите известие, че някои функции във формат CSV могат да бъдат загубени.

Как да промените разделителя между колоните за CSV

Обикновено с CSV запетая се използва като разделител между колоните. Можете обаче да промените това, ако е необходимо:

1. В Windows 10 щракнете върху бутона за стартиране с десния бутон на мишката и след това щракнете върху „Настройки“.

2. Изберете „Време и език“.

3. Изберете „Регион“ вляво.

   

4. Под „Свързани настройки“ кликнете върху „Допълнителни настройки за дата, час и държава“.

   

5. В полето „Регион“, което се отваря, изберете „Допълнителни настройки“ в раздела „Форматиране“.

   

6. Отваря се диалоговият прозорец Персонализиране на формата и можете да въведете знак в съответното поле на раздела Числа, за да действате като нов разделител на списъка - например точка и запетая.

   

7. Ако потвърдите избора си два пъти последователно с „OK“, променихте разделителя на списъка за всички програми на вашия компютър.

Експорт на данни в PDF и XPS

1. Изберете „Файл“ и кликнете върху „Експорт“ в списъка вляво.

   

2. Кликнете върху „Създаване на PDF / XPS документ“.

   

3. Ще се отвори диалогов прозорец, където можете да изберете дали да запазите PDF или XPS файл.

   

4. Изберете какво искате и кликнете върху „Публикуване“.

Ако колоните са много широки, файлът може да бъде разделен на няколко страници, когато се експортира. За да проверите дали това е така, щракнете върху раздела „Изглед“ и след това „Оформление на страницата“. Ако е необходимо, задайте оформлението на страницата в хоризонтален формат, преди да запишете таблицата на Excel като PDF.

Експорт на данни за OpenDocument

Ако някой иска да работи с таблицата, който използва програмите OpenOffice или LibreOffice, можете съответно да конвертирате файла си:

1. Кликвате върху „Файл“ и върху „Запазване като“.

2. Изберете мястото, където искате да запазите файла.

3. В диалоговия прозорец, който се отваря, изберете „OpenDocument електронна таблица“ от падащото меню до „Файлове от тип“.

   

4. Кликнете върху „Запазване“.

Без експортиране на данни: Кои елементи Excel може да прехвърли в други програми?

За да могат да използват записи от данни от работната книга в други програми на Microsoft Office, потребителите не трябва да ги експортират - нито да ги импортират в другите програми.

Как да копирате данни от Excel в друга програма на Microsoft Office

Във вашия Excel файл изберете източниците на данни, съдържащи се в колоните или редовете, които искате да използвате в другите програми.

Копирайте ги.

В желаната програма щракнете върху подходящото място за данните и ги вмъкнете.

До данните се появява малко меню, в което можете да изберете опциите за вмъкване: Можете да вмъкнете записите с данни като статично изображение или като текст. Възможно е да го адаптирате към целевия стил или да запазите оригиналното форматиране. И в двата случая е възможно да се направи връзка към оригиналния работен лист. Това означава, че данните в целевия формуляр ще се адаптират, ако промените източниците на данни в оригиналния формуляр на Excel.

Как да копирате диаграма на Excel в друга програма на Microsoft Office

Експортирайте диаграма по абсолютно същия начин, както експортирате данни. Единствената разлика е, че не можете да запазите диаграмата като текст. Между другото, тези опции за копиране и поставяне не са налични в Office Online: За това се нуждаете от настолна версия.

Заключение: Експортът на данни от Excel предлага тези възможности

Във файловия формат на Excel само потребителите, които също имат програмата, могат да работят с създадените работни книги. Поради това Microsoft Office направи възможно експортирането на данни от Excel, така че данните да могат да се използват в други програми. Пълните работни книги не е задължително да бъдат експортирани - определени раздели или стойности също могат да бъдат прехвърлени в друг формат само с няколко кликвания. По -специално, използването на данни на Excel в други програми на Office е безпроблемно за всеки потребител: Тук данните не се експортират, а само се копират и поставят. Може да се установи и връзка към работната книга в Excel.

Още статии по темата:

Създавайте задачи от Excel