Много потребители използват Excel за управление на всякакви списъци. Адреси, статии, цени, бюджети и други запаси от данни, разбира се, също могат да бъдат прехвърлени в Word чрез клипборда - като по този начин се спестява необходимостта от повторно въвеждане на данните
Сортирайте данните на Excel с помощта на автофилтъра
С първия метод избирате желаната информация, преди да я прехвърлите в Word, като използвате функция за филтриране директно в Excel:
- В Excel отворете таблицата, от която искате да вземете информация.
- В Excel 2003, 2002 / XP и 2000 щракнете върху която и да е клетка в списъка и след това изберете менюто DATA-FILTER-AUTOFILTER.
В Excel 2007 ще намерите функцията за филтриране в раздела »Старт« в групата РЕДАКТИРАНЕ. Щракнете върху бутона СОРТИРАНЕ И ФИЛТРИРАНЕ в групата и след това щракнете върху ФИЛТР. - Сега Excel ще преобразува заглавията на колоните на вашия списък в така наречените „падащи списъци“, които можете да разпознаете по стрелките, насочени надолу. Можете да използвате тези списъци, за да изберете критериите, които трябва да важат за статиите, които търсите.
В Excel 2007, когато щракнете върху стрелката, насочена надолу, в колоната »Категории« се появява ново меню, в което са избрани всички записи. Първо деактивирайте квадратчето за отметка пред „Избери всички“ в това меню. След това отново активирайте квадратчето за отметка пред желаната категория. - Автофилтърът е особено подходящ за нашите цели, тъй като сега автоматично скрива всички записи в списъка, които не отговарят на желания критерий. Резултатът е точно таблицата, която искате да прехвърлите в Word. Можете лесно да маркирате, копирате и след това да ги поставите във вашия Word текст.
Често някои редове в таблици на Excel са маркирани с цвят за по -добър преглед и понякога искате да привлечете вниманието към промените в клетките чрез условно форматиране. Като специална функция, филтърът Excel 2007 предлага възможност за филтриране според цветовете на редовете. За да направите това, изберете клетка в списъка със статии и преминете към функцията за филтриране в раздела »Старт« в групата »Редактиране«. Извикайте функцията SORT AND FILTER-FILTER. Щракнете върху стрелката надолу във всяка заглавка на колона.
Сега изберете записа »Филтриране по цвят« в менюто, което се отваря. След това ще имате избор от всички цветове на реда в таблицата. Изберете желания цвят. Технологията с автофилтъра по принцип работи доста добре, но има и някои недостатъци: От една страна, трябва да напуснете Word, за да подготвите данните. Освен това не е възможна връзка между Word и Excel, така че трябва да повторите процеса, ако например цените се променят, елементите се премахнат от програмата или се добавят нови. Следователно трябва да сте запознати с втора, малко известна алтернатива, която няма тези недостатъци и за която не е нужно да напускате Word.
Вмъкнете таблици на Excel като база данни в Word 2007
Строго погледнато, списък, създаден в Excel, не е нищо повече от таблица на база данни: полетата са подредени в колони, а записите с данни (записи в списъка) в редове. Следователно можете също да използвате интерфейса на базата данни на Word за достъп до таблици на Excel.
В Word 2007 лентата с инструменти на базата данни е премахната поради новата концепция за работа. Ето защо първо е необходимо да включите бутона INSERT DATABASE в лентата с инструменти за бърз достъп, за да извикате удобно тази функция.
Действайте по следния начин:
- Щракнете с десния бутон върху лентата и изберете ИЗГОТВЯНЕ НА ИНСТРУМЕНТНАТА ЛИНИЯ ЗА БЪРЗИ ДОСТЪП от контекстното меню.
- След това задайте записа „Всички команди“ в падащото меню SELECT COMMANDS в диалоговия прозорец, който се отваря сега.
- Потърсете в списъка »Вмъкване на база данни« и прехвърлете този запис с бутона ДОБАВИ в десния списък с всички предишни бутони на лентата за бърз достъп.
- Сега затворете диалоговия прозорец Опции на Word с OK.
Сега сте отново в нормалната работна среда на Word и можете да използвате току -що създадения бутон, за да импортирате списъка със статии в работната книга на Excel като база данни в Word.
Ето точната процедура за импортиране на списъка със статии като база данни в Word 2007:
- Отворете документа, в който искате да импортирате списъка със статии, и поставете курсора на желаната позиция за вмъкване за списъка със статии.
- Щракнете върху ново добавения бутон INSERT DATABASE в лентата за бързо стартиране.
- В следния диалогов прозорец щракнете върху ИМПОРТИРАНЕ НА ДАННИ и след това изберете файла Excel, от който искате да импортирате данни.
- Диалоговият прозорец вече съдържа списък на работните листове в избрания файл. Изберете името на листа с вашите данни и се уверете, че квадратчето ПЪРВИ РЕД НА ДАННИТЕ СЪДЪРЖА ЗАГОВОРИ НА КОЛОНИ. Потвърдете избора си с OK.
- В диалоговия прозорец на базата данни щракнете върху бутона ЗАПИТВАНЕ ОПЦИИ, за да вмъкнете само определени редове в документа.
- След това в раздела „Филтриране на записи с данни“ можете да определите критериите, така че Word да чете само желаните редове от таблицата на Excel.
- Ако желаете, можете да използвате другите раздели в диалоговия прозорец, за да определите критериите за сортиране и да изберете полетата за импортиране. Накрая потвърдете настройките си с OK.
- След това кликнете върху ВМЕСТВАНЕ НА ДАННИ. Вече можете да ограничите броя на записите с данни, които да се четат. Моля, активирайте квадратчето за отметка пред опцията INSERT AS FIELD, за да позволите на Word да запише всички параметри на тази конкретна заявка. Можете да прочетете текущото състояние на данните по всяко време, като просто актуализирате функцията на полето, като използвате клавиша F9.
- И накрая, потвърдете вашите записи с OK. Всички редове от вашата таблица в Excel, които съответстват на опциите за заявка, сега ще бъдат вмъкнати на текущата позиция на курсора.
