Как правилно да структурирате документите си в Word
Word предлага на потребителите много различни опции за проектиране на текстови документи според различни изисквания или индивидуални идеи. Не само настройките на шрифта, но и оформлението и форматирането на документите могат да бъдат коригирани. Особено ако използвате Word често и използвате определена текстова структура редовно, можете да се възползвате много от функцията на „шаблона за форматиране“. Но как да създадете шаблон в Word? И как ги редактирате?
Шаблон в Word: какво е всъщност?
Не е ли работата ви ограничена до един конкретен формат? Трябва ли да превключвате между различни видове текст? Можете да запазвате различни потребителски шаблони в Word и да имате достъп до тях по всяко време. Това ви позволява да създавате документи с малко усилия и бързо да ги запълвате със съответното съдържание.
При определени обстоятелства няколко шаблона ще се натрупат във вашата система за подаване. За да поддържате общ преглед, можете да сортирате тези примерни документи в съответната област на задачите. По този начин ще го намерите още по -бързо, когато търсите конкретен стил. Но как шаблоните за форматиране могат да бъдат интегрирани във вашия документ?
С един поглед: структурирайте и редактирайте текстовете ясно
Ще намерите избор на шаблони за форматиране в лентата с менюта в раздела „Старт“. По подразбиране Word дефинира различни нива за заглавия в различни шрифтове и размери, като по този начин помага за стандартизиране на текстови документи. В допълнение, заглавията се открояват толкова добре от текстовото или графичното съдържание.
Използването на шаблони позволява и по -бърза навигация в рамките на документ. Като правило ще намерите така наречената „област за навигация“ в лявата част на страницата в Word. Ако това не се вижда от вас, продължете по следния начин:
-
Изберете разделите „Преглед“.
-
В областта "Дисплей" можете да проверите полетата "Линийка", "Линии на мрежата" и "Област за навигация".
-
Веднага щом проверите „Областта за навигация“, навигационната лента се появява вляво.
-
Щракнете тук върху „Заглавия“, така че структурата на заглавието да се появи в лентата за навигация.
Word показва всички дефинирани заглавия и подзаглавия тук. Като щракнете върху целевото текстово поле в областта за навигация, можете лесно да превключвате между слоевете, които сте създали.
Трябва ли да следвате конкретни указания за форматирането на основния текст и заглавията? Получихте ли конкретни инструкции как трябва да изглежда краят на документа? Предложенията на Word не винаги отговарят на изискванията на компании, училища или личен вкус. Ако след това използвате персонализирания си шаблон, можете да сте сигурни, че той ще изглежда еднообразен и ще отговаря на вашите спецификации.
Практически и индивидуални: Инспектор за формат на Word
Поради тази причина шаблоните могат да бъдат персонализирани. Докато Microsoft Word често посочва определен размер на шрифта, шрифт, конкретно разстояние между редовете и избор между оправдано, дясно или ляво оправдано, тук все още има обхват: Можете да правите промени в настройките, както желаете.
За да редактирате шаблон за формат или да създадете нов шаблон, отворете раздела "Старт" в лентата на менюто. Тук ще намерите полето "Форматиране на шаблони". Кликнете върху малката стрелка в долния десен ъгъл. В зависимост от версията на Word, на този етап имате различни опции. Налични са следните функции:
- Нов шаблон за стил
- Инспектор на формати
- Проверете стиловете
- Настроики
Тук може да виждате само символи вместо изброените термини. Например „A +“ означава „Шаблон за нов формат“. Щракнете върху символа, за да отворите съответния прозорец.
Под „шаблон за нов формат“ можете да дефинирате нови шаблони за форматиране на текст според вашите собствени идеи или след консултация с вашия работодател. „Инспекторът на формати“, от друга страна, е помощник, който проверява за вас дали се спазват предварително дефинираните шаблони за формати - подобно на „Проверка на шаблона за формат“. Под „Опции“ например можете да използвате текущия документ като основа за създаване на нов шаблон.
Добре организиран: Ето как следите нещата в Word
Ако сте решили да създадете отделни потребителски шаблони в Microsoft Word, примерният документ може да бъде записан на подходящо място за съхранение. За да можете бързо да отворите файловете в подходящия момент, съответната папка трябва да бъде лесна за намиране.
Тъй като големи количества данни могат бързо да се натрупват на компютър, вашата организация е особено важна тук. Word предлага различни места за съхранение в зависимост от типа на файла. В същото време програмата Office ви предлага опцията за показване на всички налични шаблони за формати.
Можете обаче не само да получите достъп до потребителски шаблони, но и да използвате отделни, готови текстови модули чрез избор на списък. Освен графиките, документите могат да бъдат събрани в папка и поставени на отделно и подходящо обозначено място за съхранение под вашето потребителско име.
Използвайте потенциала: Използвайте правилно функциите на Word
Благодарение на променливите текстови модули, вашият текст може да бъде създаден не само в няколко стъпки, но можете да използвате няколко други функции, за да направите допълнителни индивидуализации. В зависимост от изискванията на документа в крайна сметка можете да вмъкнете няколко елемента, които правят текста да изглежда по -привлекателен.
Графики, отделни текстови полета, цитати и хипервръзки, които се открояват от останалата част от текста, често се харесват особено на читателите и предизвикват интереса им. Съдържание, списък с източници, имената на авторите и датата и номерата на страниците обикновено са част от официалните основи, които съдържат повечето документи.
Ако повече от един човек работи с файл, може да ви помогне да включите пътя, от който се осъществява достъп до местоположението на файла на документа, в заглавката или долния колонтитул на текста. Вашето потребителско име може да се вижда в менюто, така че всеки, който работи по текста, да може да види кой е създал или редактирал документа.
Шаблони и други функции: правят документите привлекателни
Различните функции на Word също ви позволяват да преразглеждате съществуващите шаблони. Ако искате да направите корекции, можете да използвате например функцията „Намери и замени“. Ако забележите грешка във вашия шаблон, след като вече сте го запазили в папка, пак можете да интегрирате промените си и да актуализирате документа. След това записът може да бъде отворен в текущата версия.
Когато настройвате страница, можете да използвате бутона, за да използвате различни функции на полето. В допълнение към макросите можете например да вмъквате текстове на автомобили в текста си само с няколко кликвания, които сте формулирали предварително и бихте искали да използвате често. Въпреки че можете бързо да извикате и активирате команди, които се използват редовно с макроси, можете да използвате тази функция, за да включите текстови полета или графики във вашия документ.
Добре е да знаете: Как да работите ефективно с Microsoft Word
В ежедневния професионален живот не само шаблоните и функциите като макроси или текстови модули са полезни елементи на Word. Можете да запишете всеки файл като PDF. След това документите могат да бъдат изпратени бързо и вече не могат лесно да се променят от други хора.
Програмата Office също ви позволява да правите преводи и да създавате формуляри. По този начин можете да достигнете до много получатели не само бързо, но и ефективно. Като цяло Microsoft Word ви предлага практичен начин за справяне с голямо разнообразие от изисквания за създаване на текст. Можете да получите структуриран преглед на функциите в лентата с менюта на програмата Office.
Въпроси и отговори
Как да създам шаблон за формат или потребителски шаблон в Word?
Изберете раздела "Старт" в лентата с менюта. След това потърсете полето "Форматиране на шаблони" в горната лента. Тук ще намерите малка черна стрелка: Ако щракнете върху това, ще се отвори друго поле. В долната част ще намерите опциите, които са ви на разположение за редактиране на шаблони. „Шаблон за нов формат“ или символ плюс указват опцията за създаване на нов шаблон.
Какви настройки мога да направя за моите шаблони?
Първо, дайте потребителско име на вашия шаблон за формат. По този начин можете да намерите шаблона отново по -късно в менюто или в желаното от вас място за съхранение на файлове. След това можете да посочите какъв тип документ е. Създавате ли шаблон за таблица? Или примерен списък? В останалите настройки шрифтът и размерът, както и интервалите и маркировките също могат да бъдат посочени.
