Съдържание
Автоматичното архивиране може да се конфигурира индивидуално. На първо място, дефинирайте стандартните настройки: Колко често се архивират, колко "стари" трябва да бъдат данните, за да могат да се архивират, в кой файл трябва да се съхраняват данните
Вие определяте стандартните настройки за функцията за архивиране, както следва:
- В Outlook до версия 2007 извикайте командата EXTRAS >> OPTIONS и отворете регистъра ПОВЕЧЕ. В Outlook 2010 извикайте командата FILE >> OPTIONS и отворете раздела ADVANCED.
- В Outlook до 2007 щракнете върху бутона AUTOARCHIVE, в Outlook 2010 върху AUTOARCHIVE SETTINGS. Настройките за архивиране са ефективни за всички модули на Outlook - освен ако не ги промените за отделни модули или папки.
- Активирайте опцията AUTOARCHIVE EVERY X DAYS и посочете интервала, през който трябва да се извършва архивирането.
- Ако смятате, че е досадно да потвърждавате диалогов прозорец за всеки процес на архивиране, деактивирайте опцията ЗАПОЧНЕТЕ АВТОАРХИВИРАНЕ СЛЕД ПОТВЪРЖДЕНИЕ.
- Ако маркирате имейли, които вече не се нуждаете, като изтекли във вашия Outlook и не искате да ги архивирате, активирайте опцията ИЗТРИВАНЕ НА ИЗТИЧАЛИТЕ ЕЛЕМЕНТИ (само в папката за електронна поща).
- Във всеки случай активирайте опцията АРХИВИРАНЕ ИЛИ ИЗТРИВАНЕ НА СТАРИ ЕЛЕМЕНТИ.
- Ако активирате опцията ПОКАЖАНЕ НА АРХИВАТА ПАПКА В СПИСЪК НА ПАПКИ, Outlook автоматично отваря архивния файл след архивирането и го показва в списъка с папки. Това означава, че можете да продължите незабавно да осъществявате достъп до архивираните данни, но след това трябва да се откажете от предимството на скоростта на аутсорсинга.
- В полето ИЗТРИВАНЕ НА ЕЛЕМЕНТИТЕ АКО ПО -СТАРИ ОТ, посочете на колко години трябва да са данните, за да бъдат преместени в архива (или изтрити напълно).
- Ако данните трябва да бъдат прехвърлени в архива, активирайте опцията MOVE OLD ELEMENTS TO и изберете желаната папка чрез SEARCH или въведете името на нов архивен файл, който Outlook трябва да създаде в полето до бутона.
- Ако вместо това искате да изтриете безвъзвратно старите данни, активирайте опцията НАКРАЙНО ИЗТРИВАНЕ НА СТАРИ ЕЛЕМЕНТИ. За да бъдат премахнати незабавно всички стари елементи, щракнете върху ПРИЛОЖЕНЕ НАСТРОЙКИТЕ КЪМ ВСИЧКИ ПАПКИ - но не забравяйте, че това не може да бъде отменено.
- Затворете диалоговите прозорци.
Индивидуални настройки за отделни модули
Ако приемем, че сте задали като стандартна настройка, че елементите трябва да бъдат преместени в архива след една година, но все пак искате да имате срещите от предишни години в календара си за срещи. След това коригирайте настройките за календара:
- Отворете календара.
- Под MY CALENDAR щракнете с десния бутон върху CALENDAR и извикайте командата PROPERTIES. В примера календарът не се архивира.
- Отворете раздела AUTOARCHIVE.
- Ако не искате да архивирате календара, активирайте опцията НЕ АРХИВИРАЙТЕ ЕЛЕМЕНТИТЕ В ТАЗА ПАПКА и продължете със стъпка 6. Ако искате да използвате различни от настройките по подразбиране, активирайте опцията ИЗПОЛЗВАЙТЕ СЛЕДНИТЕ НАСТРОЙКИ ЗА ТАЗИ ПАПКА.
- Регулирайте настройките, например възрастта на елементите, които ще бъдат архивирани, или посочете различен архивен файл.
- Затворете диалоговия прозорец.
Индивидуални настройки за отделни папки, записи за срещи или имейли
Outlook ви дава възможност да изключите тези елементи от автоматично архивиране. За да направите това, направете следното:
- Отворете желания елемент, например важен имейл или запис за среща.
- В прозореца за поща, среща или задача извикайте командата "Файл, Свойства".
- Активирайте опцията „Без автоматично архивиране на този елемент“ и затворете диалоговия прозорец.
