За да знаете винаги текущото състояние на статуквото след делегиране на задачи чрез вашия Outlook, можете да посочите, че искате да получавате отчет за състоянието на прехвърлените задачи. Той също може да бъде полезен, особено за обширни задачи
Делегирайте задачи
За да делегирате задача, извикайте командата в Outlook 2013 или по -нова версия Старт - Нови елементи - Заявка за задача в, в Outlook 2010 Старт - нови елементи - допълнителни елементи - заявка за задача, в Outlook 2003/2007 Ново - Нова заявка за задача. След това въведете данните и имейл адреса на служителя, на когото искате да прехвърлите задачата и я изпратете. Но какво ще стане, ако сте въвели задачата веднъж в планиращия ви задачи и едва по -късно сте разбрали, че нямате достатъчно време за нея и че е по -добре да я делегирате? След това продължете по следния начин:
- Щракнете с десния бутон върху задачата в инструмента за планиране на задачите и се обадете Задайте задача На.
- След това въведете имейл адреса на лицето, на което искате да прехвърлите задачата, напишете кратко съобщение и коригирайте крайния срок, така че да имате още време да прегледате резултата.
- Уверете се, че имате двете възможности Запазете актуализираното копие на тази задача в моя списък със задачи и Изпратете ми доклад за състоянието веднага щом задачата бъде изпълнена са включени. В противен случай задачата няма да се появи в планиращия ви задачи; освен това няма да бъдете уведомени автоматично, когато задачата приключи.
- Изпратете заявката за задача.
По този начин гарантирате, че автоматично ще бъдете информирани за напредъка
Така че делегираните задачи винаги се появяват във вашия планировчик на задачи и вие сте уведомени, когато задачата е изпълнена, двете опции, споменати в стъпка 3, трябва да бъдат активирани във вашия Outlook. Тогава при делегирането не винаги трябва да помните да активирате опциите от стъпка 3 от предишния раздел. Опциите са включени по подразбиране, но е по -добре да ги проверите дали са в безопасност:
- В Outlook 2010 или по -нова версия извикайте командата Файл - Опции - Задачи на, в Outlook 2003/2007 Инструменти - Опции - Опции за задача.
- В Outlook 2010 и по -нови версии активирайте следните опции: Актуализирайте моя списък със задачи със копия на задачи, които възлагам на други хора и Изпратете отчет за състоянието, когато изпълня възложена задача А..
- В Outlook 2003/2007 включете двете опции Поддържайте зададените задачи актуализирани в списъка със задачи и Изпращане на доклад за състоянието, когато задачите са изпълнени а.
- Затворете диалоговите прозорци.
По този начин можете да покажете състоянието на завършване и отговорността
В списъка с дейности (изглед Прост списък) колоната липсва % завършеноче в гледката Списък с подробности появява се. Ако често делегирате обширни задачи и вашите служители редовно документират в Outlook какъв процент от задачата вече са изпълнили, препоръчвам ви да използвате % завършено също в гледката Прост списък да вмъкна. Това ще ви държи в течение за напредъка. За да направите това, направете следното:
- Изберете изгледа в планировчика на задачи Прост списък: Изглед на команди - Промяна на изгледа - Прост списък.
- Щракнете с десния бутон върху едно от заглавията на колоните, например върху справка или в по -стари версии Тема на задачатаи извикайте командата Избор на поле На.
- Плъзнете бутона % завършено Б. от диалоговия прозорец с левия бутон на мишката, натиснат до реда с заглавията на колоните. Моето предложение: плъзнете го до позицията вдясно от заглавието на колоната Дължи на. Червената стрелка показва къде % завършено се вмъква като ново заглавие на колона ° С.. Веднага щом бутонът е в желаното положение, отпуснете бутона на мишката.
- Ако в изгледа няма колона Отговорен се показва, поставете го както е описано. Отговорен може да се намери в самия край на списъка в диалоговия прозорец Избор на поле.
- След това затворете диалоговия прозорец Избор на поле.
