Настройки на Outlook: Как да намерите и архивирате данни

Инструкции стъпка по стъпка

Стотици или хиляди имейли, прикачени файлове, записи в календара и данни се натрупват в Microsoft Outlook в течение на месеци или години. Ако искате да запазите тези данни и настройките на Outlook, за да ги преместите на нов компютър или да създадете резервно копие, има различни опции и начини да направите това.

От решаващо значение е данните ви в Microsoft Outlook и настройките в Outlook да бъдат записани в различни файлове. Докато всички имейли, записи в календара и данни се записват в така наречените PST или OST файлове, настройките на функциите се записват в системния регистър на Windows. За да архивирате както настройките, така и данните, файловете в системния регистър и файловете с контейнери с данни на Outlook трябва винаги да бъдат архивирани.

Архивиране на данни директно от Microsoft Outlook

Възможно е да се запазят всички данни като имейли, включително техните прикачени файлове, срещи, задачи, контакти, бележки и данни от дневници директно от Outlook, тъй като Microsoft Outlook записва тази информация в централен файл с разширение * .PST или * .OST . По подразбиране файлът се нарича Outlook.pst или Outlook.ost. Ако използвате няколко профила или управлявате различни имейл акаунти в Microsoft Outlook, за всеки профил или акаунт се създава отделен PST файл или OST файл. Всички архивирани данни също се записват в PST файлове.

PST файловете (файлове за лични магазини) са така наречените контейнерни файлове, които могат да запазват различна информация от Microsoft Outlook. Най-важното е, че POP-3 акаунтите съхраняват информацията си в PST файлове. До Outlook 2013 данните от IMAP акаунти също се записват в PST файлове. От Microsoft Outlook 2016 данните се записват в OST файл (офлайн файл на Outlook). В допълнение към OST и PST файлове, Outlook също трябва да прави разлика между NST файлове. Това са файлове за съхраняване на групи в Outlook. В него се архивират групови разговори или данни за локална група.

Всички PST файлове, генерирани от Outlook, могат да бъдат намерени в следната папка по подразбиране, в зависимост от операционната система:

Windows 10: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Windows 7 / Vista: C: \ Users \ AppData \ Local \ Microsoft \ Outlook

Уиндоус експи: C: \ Documents and Settings \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

Контейнерните файлове обикновено са скрити, така че не могат да се показват с нормално търсене в Windows Explorer. За да направите контейнерните файлове видими в Explorer, извикайте командата "Инструменти → Опции за папки → Преглед„И превключете опцията“Показване на скрити файлове, папки и устройства"а. Потребителите на Windows XP избират: "Скрити файлове и папки: Показване на всички файлове и папки“.

Локализирайте пътищата за съхранение в Outlook

Друг начин за намиране на пътищата за съхранение на файловете -контейнери може да се намери директно в Outlook. Следните три стъпки ще ви дадат конкретна информация за това кои PST или OST файлове се съхраняват локално на вашия компютър:

1. Придвижете се до раздела „Файл“ в Outlook и преминете към менюто „Информация“.

   

2. В следващата стъпка преминете към менюто с опции „Настройки на акаунта“.

   

3. Придвижете се до раздела „Файл с данни“, за да намерите отделните OST или PST файлове и техните пътища на вашия компютър.

   

Различно съхранение на информация на Outlook информация

Сърцето на Microsoft Outlook са PST или OST файловете, в които се записват данни, прикачени файлове към имейли, записи в календара и много други. Най -голямата разлика между PST и OST файловете е тяхната наличност. PST файловете съдържат всички данни, изпратени и получени с помощта на Microsoft Outlook. OST файловете, от друга страна, могат да се разглеждат като локално копие на вашите Outlook данни. Дубликатът на файла е необходим в случай на прекъсване на приемането в Интернет, за да можете да продължите да работите с Outlook. Действителният главен файл обикновено се намира на сървърите на Microsoft, например с акаунт в Microsoft Exchange. Той е автоматично достъпен и актуализиран онлайн.

В допълнение към OST и PST файловете, настройките на акаунта в Outlook се записват в системния регистър на Windows.

Създаване и запазване на PST файл - лесно възможно от Outlook

1. За да запишете индивидуален PST файл от Microsoft Outlook, отворете раздела „Файл“ и превключете в областта на менюто „Отваряне и експортиране“.

   

2. В следващата стъпка щракнете върху бутона „Импортиране / експортиране“ и изберете записа „Експортиране във файл“ в следния прозорец за избор.

   

3. Следващата стъпка ви дава възможност да създадете файл с данни на Outlook или файл, разделен със запетая. Изберете файла с данни на Outlook (PST).

   

4. В последната стъпка можете да изберете кои данни и информация искате да запишете в PST файл. Определяте обхвата на данните, като избирате отделните папки.

   

PST файлът може да бъде кеширан на място за съхранение, като например масово съхранение, DVD или вашия твърд диск. Ако вашият първоначален PST файл е повреден, например поради срив на програмата, и вече не може да бъде отворен, можете да го замените с архивиран PST файл. Ако искате да прочетете PST файла в Microsoft Outlook на нов компютър, това се прави и в помощника за импортиране и експортиране под елемента от менюто „Импортиране от други програми или файлове“.

При зареждане на PST файла от DVD може да се появи съобщение за грешка. Outlook съобщава, че PST файлът е защитен от запис и не чете данните. В такъв случай трябва да премахнете защитата срещу запис. За да направите това, щракнете с десния бутон върху файла, след като го копирате на твърдия диск в Windows Explorer, изберете елемента от менюто „Свойства“ и деактивирайте атрибута „Само за четене“.

Архивирайте настройките на акаунта в Outlook - така работи

След като създадете и архивирате PST файл, трябва също да архивирате настройките на акаунта на Outlook. Настройките на профила и профила могат да бъдат намерени в системния регистър на Windows. За текущата версия на Microsoft Outlook те се записват в следния ключ:

HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Profiles
\ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676.

Потребителите на Outlook 2010 могат да намерят настройките по следния път:

HKEY_CURRENT_USER \ Софтуер \ Microsoft \ Windows NT \ CurrentVersion \ Подсистема за съобщения на Windows \ Профили \ Outlook \ 9375CFF0413111d3B88A00104B2A6676

Пътят съдържа отделна папка за всеки от профилите, които използвате. Настройките за акаунтите за електронна поща се записват във всяка от тези папки с профили в папката 9375CFF0413111d3B88A - 00104B2A6676.

Запишете регистърния файл в три стъпки

За да запазите съответния файл, направете следното:

1. Затворете всички приложения на Office и особено Microsoft Outlook.

2. В Microsoft Windows щракнете с десния бутон върху „Старт“ и изберете елемента от менюто „Изпълнение“. Отваря се нов прозорец, в който въвеждате следната команда: Regedit.

   

3. Потърсете подходящия запис в редактора на системния регистър. С едно щракване на десния бутон на мишката можете да копирате файла и да го съхранявате временно на сигурно място.

   

Ако искате да импортирате отново данните от профила, запазени по този начин, след преинсталиране на Windows или Outlook, достатъчно е двукратно щракване върху файла REG в Windows Explorer.

Важно: Всеки път, когато импортирате, вие презаписвате настройките на профила в системния регистър. За да предотвратите загуба на данни и системни сривове, трябва да правите промени в системния регистър само ако сте направили резервни копия и сте сигурни, че импортирането на файлове в системния регистър има смисъл и е целесъобразно.

Резюме: Архивирайте данните и настройките на Outlook от два различни пътя

Ако искате да направите резервно копие на вашите данни и настройки от Microsoft Outlook, трябва да архивирате поне два различни файла. Това е така, защото вашите имейли, записи в календара и всички данни на Outlook обикновено се архивират в PST или OST файлове. За разлика от това, вашите настройки се съхраняват и записват в системния регистър на Windows. Можете или да копирате съществуващ PST файл директно от Windows Explorer и да го съхранявате временно на безопасно място за съхранение.

Като алтернатива можете също да създадете PST файл директно с помощта на помощника за импортиране / експортиране на Outlook. Можете да намерите съответния файл на системния регистър, като въведете командата “regedit” в прозореца “Run”.

След като архивирате всички файлове, можете да инсталирате Outlook на нов компютър и да продължите със съществуващите данни и настройки. Непрекъснатото архивиране на файлове от данни също е целесъобразно, за да бъде защитено от загуба на данни, вируси или хакерски атаки по всяко време.

ЧЗВ

Какво се записва в системния регистър в Microsoft Windows?

Регистърът или базата данни на системния регистър могат да бъдат наричани централна конфигурационна база данни. Той съхранява специфичните настройки за Microsoft Outlook, както и настройките за Windows. В допълнение към настройките на програмите, програмите за автоматично стартиране и съответната за системата информация също се съхраняват в системния регистър.

За какво се използва командата regedit?

Използвайте командата Regedit или Regedit.exe, за да отворите редактора на системния регистър в Microsoft Windows. След това можете да преглеждате, редактирате или копирате отделните записи в системния регистър на Windows.

Какво съдържание се съхранява в OST файлове?

Повечето съвременни имейл акаунти работят с офлайн файлове с данни (OST). Синхронизирани копия на информацията за пощенската кутия се съхраняват локално в тях. Основното копие обикновено се намира на онлайн сървър, например в случай на акаунти в Microsoft Exchange на сървър на Microsoft.