Инструкции стъпка по стъпка
Както в професионалната, така и в частната среда има ситуации, в които е важно да направите резервно копие на цялата папка в Microsoft Outlook. Например, бихте искали да предадете папката за електронна поща на клиентски проект на колега, който в момента няма достъп до файловете. Или искате да архивирате пълна папка с имейл съобщения и прикачени файлове след частно пътуване и да ги изтриете едновременно от Outlook. В тези и други случаи следните шест стъпки и съветникът за импортиране / експортиране ще ви помогнат да направите резервно копие на папка на Outlook.
Как да запазите имейл папка напълно - стъпка по стъпка
-
Изберете папката, която искате да архивирате в списъка с папки на вашия Outlook. В нашия пример искаме да експортираме папка във входящата поща на имейла с името „Ваучери“.
-
За да експортирате, отидете на раздела „Файл“ в съветника за импортиране и експортиране на Outlook. В зависимост от версията на програмата Outlook можете да я намерите по един от следните пътища:
- В Outlook от версия 2013 използвайте командата „Файл> Отваряне и експортиране> Импортиране / експортиране“.
- В Outlook 2010 ще намерите помощник за импортиране / експортиране под „Файл> Отваряне> Импортиране“.
- В Outlook 2007 командата за съветника е Файл> Импортиране / експортиране.
-
Изберете Експортиране във файл и щракнете върху Напред.
-
В следващата стъпка изберете Файл с данни на Outlook (.pst) и щракнете върху Напред. Изборът е от решаващо значение, в противен случай папката ви за електронна поща ще бъде запазена като CSV файл. Като файл с данни на Outlook можете да прочетете запазената папка отново в Outlook по всяко време или да я препратите. Съдържащите се имейли се показват в Outlook както обикновено.
-
В последната стъпка Outlook показва избраната папка. Активирайте опцията „Включване на подпапки“, ако искате също да архивирате подпапки. В следващата стъпка кликнете върху „Напред“.
-
Изберете местоположението, въведете смислено име на файл и щракнете върху Готово. Папката „Ваучери“ се запазва като PST файл и може лесно да се импортира в Outlook на друг компютър или да се архивира в дългосрочен план. За да прочетете отново PST файла в Outlook, изберете записа „Импортиране от други програми или файлове“ в съветника за импортиране / експортиране. След това съветникът ще ви преведе през процеса на импортиране стъпка по стъпка.
Резюме: Можете бързо да архивирате цели папки с помощта на съветника за импортиране / експортиране в Outlook
Ако искате да запазите пълна папка с всички имейли, прикачени файлове и подпапки, това работи удобно и безопасно с помощника за импортиране / експортиране в Microsoft Outlook. Можете да получите достъп до това чрез раздела „Файл“. Само с няколко кликвания можете да определите коя папка да се архивира и как. По този начин можете да архивирате важни съобщения в дългосрочен план или да ги направите достъпни за други потребители като пълна папка.
ЧЗВ
Какво означава абревиатурата (съкращението) PST в Microsoft Outlook?
Съкращението PST се използва за обозначаване на файлове в личния магазин в Outlook. Имейл, съобщения, прикачени файлове, бележки, записи в календара и други данни от Outlook се съхраняват в PST контейнерни файлове. В допълнение към PST файлове, можете да намерите и OST файлове в Outlook. Те са създадени от пощенски кутии на Microsoft Exchange или IMAP пощенски кутии и са известни като офлайн файлове с данни на Outlook.
Какви функции включва съветникът за импортиране / експортиране в Outlook?
От една страна, можете да използвате съветника за импортиране / експортиране в Outlook, за да импортирате данни от други програми. Това може да бъде например информация във формат iCalendar или vCalendar или информация с други файлови формати. RSS емисии също могат да бъдат импортирани. Съветникът за експортиране е особено подходящ за архивиране на PST файлове. Възможен е и експорт като CSV файл.
Как прехвърляте данни и настройки на Outlook на нов компютър?
За да прехвърлите данните и настройките от Microsoft Outlook на нов компютър, трябва да архивирате поне два файла. Запазвате всички данни, например имейли, записи в календара и структурата на папките, в PST файл. За разлика от Microsoft Windows, отделните настройки на програмата се записват в системния регистър. Конкретният файл на системния регистър може също да бъде копиран и прочетен на нов компютър.
